Wigo4it stelt de behoeften van de burger centraal. Als organisatie zijn zij verantwoordelijk voor het leveren van IT-diensten aan de vier grootste gemeenten van Nederland. Ook Wigo4it zit midden in een digitale transformatie. Medewerkers kunnen straks meer bereiken in minder tijd. Lees snel verder hoe Pascal Greuter, Rene van Osnabrugge en Dian van Heijningen dat realiseren.
Beeld: Microsoft
Kwetsbaren helpen
Wigo4it is verantwoordelijk is voor het leveren van IT-diensten aan de vier grootste gemeenten van Nederland en zet zich in om de behoeften van de burger centraal te stellen. Momenteel zit de organisatie midden in een digitale transformatie. Speerpunten: betere financiële meerwaarde, het optimaliseren van de bedrijfsvoering en het helpen van ambtenaren om kwetsbare burgers te ondersteunen. Dit alles aangejaagd door de mogelijkheden binnen Microsoft’s Azure-cloud. Het heeft geleid tot een verschuiving in de werkcultuur van Wigo4it, waardoor de werknemers alles uit hun werk kunnen halen. Pascal Greuter, ad interim Director of Operations bij Wigo4it vertelt: “Velen denken dat verhuizen naar de cloud betekent dat je geen datacenter meer nodig hebt. Maar het is echt zoveel meer dan dat. Het is een complete transformatie. Een ander platform, andere infrastructuur, andere mindset, andere manier van werken.” Het is duidelijk dat de verschuiving van Wigo4it naar de cloud een enorme impact heeft op de betrokken samenleving. “Ons werk draait om het bieden van sociale zekerheid aan degenen die in aanmerking komen voor een sociale uitkering”, vervolgt Greuter. “Via ons IT-systeem en onze diensten bieden we vitale ondersteuning aan burgers en huishoudens in enkele van de meest bevolkte steden van Nederland.” Wigo4it nastreeft maakt gebruik van de nieuwste beschikbare technologie. Onlangs culmineerde dat in een organisatiebreed programma van cloudadoptie en digitale transformatie. Dit duurt tot op de dag van vandaag voort. Het initiatief, dat ‘Beter, Sneller, Goedkoper’ wordt genoemd, helpt Wigo4it om processen te automatiseren, meer waarde toe te voegen in minder tijd en algehele efficiëntie te verbeteren. Teneinde betere, effectievere ondersteuning te bieden aan mensen binnen de samenleving die dit hard nodig hebben. “Wat ik zo goed vind aan dit initiatief, is dat het erom gaat tijd terug te geven aan onze ambtenaren. Tijd om je te concentreren op de complexe taken van je werk. Tijd die je niet besteed aan administratieve rompslomp. Het is echt tijd om de meest kwetsbaren en meest behoeftigen binnen onze samenleving te helpen.”
Druk van buitenaf
Wigo4it is in 2007 opgericht door de inspanningen van Den Haag, Amsterdam, Rotterdam en Utrecht met als doel kennisdeling en efficiëntie op het gebied van IT-oplossingen te bevorderen. “Het idee achter Wigo4it is dat de vier gemeenten vaak voor gemeenschappelijke uitdagingen staan en vergelijkbare eisen stellen als het gaat om technologie”, verklaart Rene van Osnabrugge, ad interim CTO bij Wigo4it en DevOps-consultant bij Xpirit, een Microsoft-partner die de digitale transformatie van Wigo4it ondersteunde. “Daarom besloten men vijftien jaar geleden om de krachten te bundelen en het IT-systeem Socrates te creëren.” Bijna twee decennia later behoort Socrates nu tot de top drie van IT-systemen in Nederland en profiteren 144.000 kwetsbare burgers ervan. Dit komt overeen met bijna een derde van alle uitkeringsgerechtigden in Nederland. Socrates verwerkt meer dan 1,8 miljard euro per jaar en heeft een netwerk van 7.500 systeemgebruikers. Wigo4it, wel gewend aan constante evolutie en expansie, werd in 2019 verrast door de vier gemeenten toen ze benaderd werden met een keihard nieuw eisenpakket. “Men vroeg ons om ons budget in vier jaar substantieel te verlagen en kosten te besparen. Op basis van onderzoek besloot men dat er meer moest worden gedaan om de kwaliteit van onze IT-code te verbeteren om onze oplossing future-proof te maken. Gedreven door onze eigen ambities om een professionelere en modernere organisatie te worden, moesten we meer waar voor je geld bieden en meer productgericht worden, in plaats van alleen een shared service center-uitbreiding van de IT-afdelingen van de vier gemeenten”, vervolgt Osnabrugge.
De cloud omarmen
Terwijl ze op zoek gingen naar een oplossing die het beste bij hun wensen zou passen, wist Wigo4it hoe belangrijk het is om hoogwaardige diensten te leveren die voor iedereen beschikbaar zijn. “We hebben een enorme verantwoordelijkheid om sociale uitkeringen vlekkeloos te leveren”, zegt Pascal Greuter. “Zelfs de kleinste fout kan negatieve media-aandacht krijgen en onze diensten beïnvloeden.” Nu organisaties in de publieke sector hun datacenters op locatie steeds vaker vervangen door cloudgebaseerde alternatieven, zag Wigo4it dit als de ideale kans om een soortgelijk pad te volgen. “We zagen de cloud als veel meer dan alleen een middel om te bezuinigen”, zegt Rene van Osnabrugge. “Het was de perfecte manier om onze activiteiten te automatiseren, veiliger en voorspelbaarder te maken. En uiteindelijk efficiënter. Microsoft Azure bood ons geweldige prestatieverbeteringen tegen een geweldige prijs.” Dat was het begin van een samenwerking die volgens Dian van Heijningen, Product Owner Cloud Engineering & Enablement bij Wigo4it’s Cloud, cruciaal is geweest voor het succes van het project. “Microsoft heeft ons vanaf het begin van onze samenwerking ongelooflijk veel steun gegeven”, zegt hij. “Ze hielpen ons niet alleen om ons te leren omgaan met belangrijke producten (zoals Networking, Sentinel, Identity Governance, Monitoring & Alerting), ze waren ook erg snel en professioneel in het beantwoorden van al onze vragen.” Hij benadrukt hoe hun samenwerking snel evolueerde van traditionele leverancier-gebruiker naar een meer dynamisch partnerschap gericht op wederzijdse ondersteuning. “We kwamen soms met vragen of ideeën waar Microsoft nog niet aan had gedacht”, zegt hij. “Zo hebben we nauw samengewerkt om de uitdagingen langs de hele weg te overwinnen.”
Een monumentale overgang
De afgelopen drie jaar hebben Wigo4it en Xpirit een nieuwe cloudomgeving gecreëerd, draaiend op Azure Kubernetes Services, ter vervanging van het datacenter. Nu concentreren ze zich op de volgende fase van het project, wat inhoudt dat een groot aantal Socrates-applicaties opnieuw moet worden gebouwd in de nieuwe omgeving. Daarnaast evolueert het bedrijf ook naar een Software-as-a-Service-omgeving waarmee ze Office 365 en Azure Virtual Desktop op de werkplek kunnen gebruiken. “Een van de fundamentele dingen die we willen invoeren, is zelfbediening”, legt Van Osnabrugge uit. “Vóór onze digitale transformatie zou elk verzoek rond het gebruik en de ontwikkeling van applicaties onze kant op worden gestuurd. Van alle vier de gemeenten. Dat betekende veel handmatig werk en dus tijd en geld. In deze nieuwe omgeving willen we dat deel van ons werk omvormen tot een selfserviceportal waar individuele medewerkers verantwoordelijk zijn voor hun eigen verzoeken.” Bovendien helpt Xpirit Wigo4it bij het bouwen van een compliancy-dashboard waarmee teams binnenkort toegang en inzicht krijgen in hun activiteiten en handmatige controles verminderen. Tot slot is er momenteel ook een tweede selfserviceportal in de maak. Deze is bestemd voor de eindklanten en zal gericht zijn op het automatiseren van verschillende functionaliteiten.
Een DevOps-cultuur opbouwen
De ontwikkeling en verbetering van producten in een sneller tempo dan traditionele organisaties die zich bezighouden met softwareontwikkeling en infrastructuurbeheerprocessen. DevOps bundelt culturele filosofieën, praktijken en tools die het vermogen van een organisatie om applicaties en diensten met hoge snelheid te leveren vergroot. “Door een nieuwe, meer veerkrachtige benadering te omarmen, bevordert de organisatie een DevOps-cultuur die erop gericht is medewerkers aan te moedigen meer verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk”, vult Pascal Greuter aan. Migreren naar de cloud is voor Wigo4it niet alleen een kwestie van budgetbeheer. “Vóór onze dienst waren we een zeer geïsoleerde organisatie als het ging om onze werkcultuur. We moesten toestemming vragen voordat we iets deden. Maar sindsdien overtuigen we onze medewerkers om meer verantwoordelijkheid te nemen als het gaat om innovatie.” De overstap naar de cloud was cruciaal om die culturele verschuiving teweeg te brengen. Greuter vervolgt: “De overstap naar een nieuwe testomgeving, een omgeving waarin we nieuwe functies kunnen uitproberen en er software bovenop kunnen ontwikkelen, is voor ons een echte transformatie geweest En cloudinfrastructuur maakt dat mogelijk, waardoor we hardware kwijtraken en onszelf de kracht geven om te innoveren.” Het is een gevoel dat Wigo4it wil communiceren over alle takken van haar activiteiten. Vooral met het beschikbaar komen van het zelfbedieningsportaal. “We bouwen dit portaal zodat gemeenten er meer functionaliteiten bovenop kunnen ontwikkelen”, legt hij uit. “Alles zonder van ons afhankelijk te zijn.”
Blauwdruk voor de toekomst
Nu het grootste deel van het werk is voltooid, kijkt Wigo4it vooruit. “Toen dit allemaal begon, was het doel om beter, sneller en goedkoper te zijn”, zegt Greuter. “Dit is iets dat we al beginnen te zien: in de cloud zijn geeft ons inzicht in onze kosten, maakt ons flexibel en schaalbaar en het werkt als een versneller voor innovatie binnen de hele organisatie.”
Wigo4it richt haar dienstverleningspijlen nu tot buiten de vier gemeenten. “Een van mijn grootste frustraties is dat we onze oplossingen maar aan vier steden in Nederland aanbieden. Terwijl er zo’n 350 gemeenten zijn die morgen met deze oplossing aan de slag kunnen. Wij rekenen erop dat velen zich in de toekomst willen aansluiten. Uiteindelijk omarmen ook zij de bedrijfsbrede transformatie zoals u die in de cloud kunt bereiken.”
Lees meer
Lees meer over hoe overheden en instellingen de diensten voor en betrokkenheid van burgers verbeteren met technologie op Overheid (microsoft.com).
