zoeken binnen de website

Basisregistraties: de uitdagingen in de praktijk (deel 6)

Terugmelden: lelijk eendje of zwaan in de dop?

door: Kurt Isik | 29 oktober 2014

Terugmelden. Het is een essentieel onderdeel van de werking van het stelsel van basisregistraties. Ondanks wettelijke verplichtingen en de beschikbaarheid van voorzieningen, blijft het aantal terugmeldingen echter achter bij wat verwacht mag worden. Hoe komt dat? En valt daar iets aan te doen?

Basisregistraties: de uitdagingen in de praktijk (deel 6)

In het verleden is in de praktijk gebleken dat zeer grote, voor de hand liggende organisaties met veel persoonlijke contacten bij burgers thuis, niet terugmelden op de BRP.

Veel organisaties zijn bezig met het inpassen van het gebruik van basisregistraties in hun werkprocessen. In een blogreeks neemt het cluster STOUT (STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject) van het programma i-NUP u mee in de soms weerbarstige wereld van de uitvoering.

In eerdere blogs in deze reeks hebben we het vooral gehad over zaken waar je op moet letten als je als organisatie aan wilt sluiten op het stelsel van basisregistraties. Een nog niet nader belicht, maar wel zeer essentieel onderdeel van het stelsel van basisregistraties, is het terugmelden. Alle basisregistraties hebben bij wet de verplichting geregeld voor afnemers om terug te melden als er sprake is van gerede twijfel. Van gerede twijfel is sprake als de afnemer meent dat de gegevens die de basisregistratie levert over een subject of object, niet overeenstemmen met de werkelijkheid. Met terugmelden moet de kwaliteitscirkel worden gesloten: het aanbod wordt gebruikt en vervolgens zorgt het gebruik voor verdere verbetering van het aanbod, waarna het aanbod nog beter kan worden gebruikt. Dit is eerder ook aangeduid als het zelfreinigend vermogen van het stelsel van basisregistraties.

Kwaliteit maak je samen

Afnemers zijn soms van mening dat de kwaliteit van gegevens in basisregistraties tegenvalt. Dit wordt dan als argument gebruikt om dan maar geen of minder gegevens te gebruiken. En dan dus ook maar niet terug te melden. Kwaliteit van gegevens in basisregistraties is vanuit het gezichtspunt van afnemers immers een bronhouderaangelegenheid. En als ‘zij’ het voor elkaar hebben, gaan wij het gebruiken en misschien ook het terugmelden wel regelen. Het is juist deze paradox die doorbroken moet worden. Bronhouders en afnemers zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit. Afnemers gebruiken immers gegevens uit basisregistraties in hun processen en lopen daar aan tegen niet kloppende gegevens. Voor bronhouders zit daar een voorname signaleringsmogelijkheid voor eventuele onjuistheden in de basisregistratie. En dus een mogelijkheid om gericht aan de verbetering van de kwaliteit te werken. Dit signaal zal dan wel bij de bronhouder terecht moeten komen.

Terugmelden beter gefaciliteerd

Een ander gebruikt argument om niet terug te melden is het ontbreken van adequate voorzieningen daarvoor. Afnemers van basisregistraties worden echter steeds beter gefaciliteerd in het terugmelden. Na Digikoppeling, Stelselcatalogus en Digilevering is nu ook de stelselvoorziening Digimelding opgeleverd. Met deze laatste stelselvoorziening is er nu een uniforme wijze aan het ontstaan waarop afnemers van basisregistraties kunnen terugmelden aan de bronhouder. En ook een uniforme wijze voor de bronhouders waarop zij hun terugmeldingen van de verschillende afnemers in ontvangst kunnen nemen en de voortgang daarvan terug kunnen koppelen. Per 1 oktober is voor een (nu nog) beperkte groep Digimelding BLT (Beperkte Laagdrempelige Terugmelding) beschikbaar gekomen voor het Handelsregister. In de komende periode zullen meer organisaties en basisregistraties worden aangesloten op Digimelding. Bij het opgeleverde product zijn vast verbeterpunten te vinden, maar daar kom je net als bij de kwaliteit van de basisregistratie gegevens pas achter als het wordt gebruikt. Als dat gebeurt, kan er in de toekomst gerichter gewerkt worden aan een verbeterd product.

Draagvlak voor terugmelden creëren

Het hebben van een technische voorziening alleen gaat het terugmelden door gebruikers niet laten toenemen. Vooral het creëren van draagvlak voor terugmelden is van groot belang. Politieke en financiële afwegingen kunnen van belang zijn om wel of niet terug te melden door een afnemer. In het verleden is meerdere malen in de praktijk gebleken dat zeer grote, en tevens zeer voor de hand liggende, organisaties met veel persoonlijke contacten bij burgers thuis bijvoorbeeld niet terugmelden op de BRP. Het belang en het nut van terugmelden moet bij deze organisaties worden aangetoond voordat zij echt gaan terugmelden op basisregistraties. Een businesscase voor organisaties om terug te melden op basisregistraties is te vinden in het kleiner worden van de hoeveelheid te behandelen uitval als de kwaliteit van basisregistraties toeneemt en het uit kunnen faseren van diverse in gebruik zijnde schaduwadministraties bij de afnemer. Hiermee kan het argument dat terugmelden tijd kost ook worden geneutraliseerd.

Het terugmeldproces inrichten aan afnemer én bronhouderkant

Met een adequate technische voorziening en voldoende draagvlak kan de inrichting van het terugmeldproces starten. Hierbij moet de afnemende organisatie nadenken over de vraag hoe terugmeldingen aan bronhouders worden georganiseerd. Wat zijn de momenten in het werkproces van de afnemer dat gerede twijfel geconstateerd kan worden? En wie verzorgt dan de daadwerkelijke terugmelding aan de bronhouder? Is dat de medewerker die de gerede twijfel constateert? Of juist een centrale terugmeldfunctionaris? In het laatste geval: hoe komt er dan voldoende informatie in de terugmelding mee om terug te melden? Vragen die niet alleen vanuit afnemerperspectief belangrijk zijn, maar zeker ook vanuit bronhoudersperspectief.

De bronhouder heeft immers behoefte aan voldoende informatie om de terugmelding daadwerkelijk efficiënt en correct af te kunnen handelen. Hiermee wordt het “over de schutting” (perspectief bronhouder) of in een “zwart gat” werpen (perspectief afnemer) van terugmeldingen voorkomen. Agentschap BPR voert in dat licht momenteel een pilotproject “gekwalificeerd terugmelden” met een beperkt aantal deelnemers uit. Dit project beoogt in samenwerking met een aantal afnemers én bronhouders de criteria van een goed onderbouwde terugmelding scherper te krijgen door te kijken naar een aantal concrete ketenprocessen. Bekende verwijten als: ‘Afnemers melden niet (voldoende) terug,” en andersom: “Bronhouders doen niks of niet tijdig met mijn terugmelding,” behoren daarmee hopelijk binnenkort tot het verleden. Een andere interessante ontwikkeling is de samenwerking tussen de Amsterdams woningcorporatie De Key en Dienst Basis Informatie van de gemeente Amsterdam om massale en inhoudelijk volledig onderbouwde terugmeldingen op de BAG te doen. Omdat 2,3 miljoen van de 7,3 miljoen woningen van Nederland van woningcorporaties zijn, potentieel een zeer interessante ontwikkeling.

Maak de kwaliteitscirkel daadwerkelijk rond

Voor een fatsoenlijke implementatie van basisregistraties is het van belang dat systemen, gegevensverzamelingen, processen en organisatie in de keten goed worden aangesloten om de gegevens daadwerkelijk in de eigen processen te kunnen gebruiken en daarnaast terug te kunnen melden op het moment dat er gerede twijfel is over de juistheid van het gegeven. Het rondmaken van de kwaliteitscirkel draagt bij aan een efficiënte, veilige en dienstbare overheid aan de samenleving. Zoals gezegd moeten bij diverse organisaties dan nog wel de nodigde hobbels worden genomen op verschillende vlakken. Pioniers en volgers zullen er altijd zijn. Ik hoop van harte dat meer volgers de stap zullen gaan maken naar terugmelden. Niet alleen om de kwaliteitscirkel rond te maken, maar ook om een vliegwiel op gang te brengen zodat andere organisaties ook sneller aan willen sluiten. Er zijn vele, soms wel honderden afnemers van een enkele basisregistratie. Al deze afnemers moeten zich realiseren dat door hun voldoende beargumenteerde terugmelding alle andere afnemers worden geholpen met een actuele en goede basisregistratie.

Een betere kwaliteit van basisregistraties is een zaak van bronhouders én afnemers!

Kurt Isik is implementatieadviseur bij het STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) van het programma iNUP.

reacties: 1

tags: ,

  • Adrie van Zundert, GouwIT #

    14 november 2014, 13:27

    Ik denk dat het ook een zaak is voor de bouwers van de applicaties die afnemers gebruiken. Zodra een applicatie het voor een gebruiker dwingender maakt om terug te melden, zal de hoeveelheid terugmeldingen in Digimelding in snel tempo toenemen.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.