zoeken binnen de website

In het Open op Orde-geweld mist toekomstvisie

door: René de Jong | 21 februari 2022

Sinds de toeslagenaffaire staat de informatiehuishouding van de overheid vol in de aandacht. Met het programma Open op Orde wordt stevig geïnvesteerd om de informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid te verbeteren. En toch maak ik me zorgen. In al het Open op Orde-geweld mis ik toekomstvisie. Organiseren we niet nu al de informatiemanagement-ramp van over vijf jaar?

Beeld: Shutterstock

Sinds de toeslagenaffaire staan transparantie en informatiehuishouding hoog op de politiek-bestuurlijke agenda. Het onderwerp informatiehuishouding leeft. Niet alleen binnen het Rijk, maar ook in de maatschappij, doordat er vanuit de media veel aandacht is voor dit thema. Het feit dat erover gepraat wordt en dat men ermee aan de slag wil, is heel positief: Met het Actieplan Open op Orde worden er miljarden geïnvesteerd in een transparante overheid die haar informatie op orde heeft. Al met al is het voor informatieprofessionals nu de tijd om het verschil te gaan maken. Door informatie zo in te richten dat het mensen ondersteunt in hun werk om Nederland mooier te maken. Om mij heen zie ik dat er keihard wordt gewerkt om de Open op Orde operatie tot een groot succes te maken. Volle kracht vooruit!

En toch maak ik me zorgen

Ondanks alle investeringen en de start van geweldige initiatieven, projecten en programma’s, maak ik me zorgen. De eerste prioriteiten worden al doorgevoerd: denk aan het openbaar maken van de nota’s, emailarchivering, berichtenapps en webarchivering. Echter, in de drang om een vliegende start te maken met het Actieplan en de eerste resultaten te boeken, denk ik dat we een stuk visie vergeten. We vergeten om stil te staan bij de vraag of wat we doen wel het juiste is. Doordat de wereld constant verandert komen er veel ontwikkelingen op ons af. In onze maatschappij, op de overheid en zeker ook in het werkveld van informatiebeheer. Daardoor is het van belang dat we nadenken over hoe het werk van de overheid er in de toekomst uitziet. En hoe informatie in de toekomst het werk van de overheid optimaal kan blijven ondersteunen. Hoe sluiten de informatieprocessen- en systemen daar duurzaam op aan? Welke governance en welk beheer is daarvoor nodig en hoe richt je dat in?

Als we onze informatiehuishouding nu niet toekomstbestendig inrichten, lopen we straks over vijf á tien jaar tegen hetzelfde probleem aan.

In het geweld van Open op Orde rennen we van de ene prioritaire maatregel naar de andere. Maar wat als we tijdens deze race ook eens de tijd nemen om de waan van de dag los te laten? Om te reflecteren of we niet alleen de huidige, maar ook de toekomstige problemen oplossen? Dan kunnen we een beeld vormen van hoe we de toekomst van overheidsinformatie voor ons zien. Vervolgens kunnen we in alles wat we nu doen, die toekomstvisie meenemen. We kunnen informatie dan zo inrichten dat het in de toekomst ook mooi werk kan ondersteunen.

Onvoldoende tijd voor toekomstvisie

Dat hier nu onvoldoende tijd voor is, is begrijpelijk want er is maar een relatief kleine groep mensen die werkt aan Open op Orde. In Open op Orde werd al geconstateerd dat de overheid te weinig informatieprofessionals heeft, zij hebben hun handen vol aan het dagelijks werk. Voor stilstaan en reflecteren lijkt onvoldoende tijd. Daarnaast bestaat de groep uit te weinig informatieprofessionals die acteren op strategisch niveau. Dit is het gevolg van jarenlange bezuinigingen binnen de overheid. Met als resultaat een beperkte groep informatieprofessionals die uit alle macht invulling geeft aan wat er op korte termijn echt moet gebeuren. Er lijkt voor hen geen moment te zijn om even stil te staan. Daar bovenop komt dan ook nog de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke aandacht, gecombineerd met een governance die met name lijkt te sturen op korte termijn maatregelen. Van de bekende PDCA-cyclus zetten we wel de stappen Do en Check, maar niet zoveel Plan en Act. Hierdoor lijkt het alsof we in een soort ‘rat race’ zitten waar informatiehuishouding snel moet worden verbeterd, door korte termijn oplossingen. Liever gisteren dan vandaag.

Risico’s

Het is een risico als we in deze fase geen toekomstvisie meenemen. In het verleden gebeurde dat namelijk ook tijdens bezuinigingen op de i-functie. Die bezuinigingen zorgen er nu voor dat er een structuur is waarin drama’s als de toeslagenaffaire kunnen ontstaan. Als we onze informatiehuishouding nu niet toekomstbestendig inrichten, lopen we straks over vijf á tien jaar tegen hetzelfde probleem aan. Dan lopen we het risico dat we weer een situatie hebben gecreëerd die niet past bij het werk van een moderne organisatie. Mijn advies is om daarom juist nu af en toe een stap terug te nemen en na te denken over hoe de overheid en haar werkprocessen er over tien jaar uit zien. Daardoor kunnen we tijdig inspelen op ontwikkelingen rondom overheidsinformatie. Blijf daarnaast constant de huidige projecten en acties koppelen aan die toekomstvisie. Doe dit door jezelf de vraag te stellen: zorgt dat wat we nu doen ervoor dat we ook in de toekomst mooi werk kunnen leveren?

Tot slot zou het mooi zijn als die toekomstvisie iets wordt van de gehele organisatie en de maatschappij. Betrek de interne organisatie middels een inclusief proces, ieder vanuit zijn eigen expertise. Betrek daarnaast ook de buitenwereld. Wat verwachten zij nu en in de toekomst van de overheid? Alleen samen kom je tot een gedragen visie, die nu al bouwstenen biedt voor de uitvoering van Open op Orde. We moeten het dus over de toekomst hebben! Hoe die toekomst eruit zou moeten zien? Daarover ga ik graag met je in gesprek.

Wil je meedenken en meepraten? Laat een bericht achter onder dit artikel

René de Jong is dienstenportfoliomanager en projectleider bij BECIS|DIOR en werkt op dit moment bij het ministerie van Binnenlandse Zaken als projectleider Openbaarmaking.

reacties: 3

tags: , ,

  • Jos Hezemans #

    24 februari 2022, 16:32

    Daar is al over nagedacht! Lees het rapport De informatiehuishouding van het Rijk in 2030 van Future Lab in opdracht van RDDI:
    www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/rapporten/2020/04/21/de

  • Ruud Böhmer #

    2 maart 2022, 13:40

    In het rapport van Future Lab staat inderdaad een visie op de informatiehuishouding van het Rijk anno 2030. Maar of met deze visie de volgende informatieramp voorkomen gaat worden waag ik te betwijfelen. Het stuk geeft in ieder geval het belang en de mogelijkheden van een op orde zijnde informatiehuishouding weer, het belang zelf zal door iedereen wel onderschreven worden.

    Wat opvalt is dat deze visie en de voorgestelde maatregelen in Open op Orde de informatiechaos als een gegeven beschouwen. Hiermee wordt de vraagstelling hoe de toegankelijkheid van informatie vanuit deze chaos verbeterd kan worden. Op zich een zeer valide vraag. Daarnaast zie je dat de vraagstelling voornamelijk als een informatiebeheerprobleem wordt gezien. Oplossingen vanuit deze benadering leiden tot beheeroplossingen maar pakken helaas het probleem niet bij de bron aan.

    De belangrijkste blinde vlek in alle benaderingen is wat mij betreft daar waar de oorzaak van het probleem ligt: de wijze waarop de medewerkers (inclusief managers en bestuurders) van de overheid op informatiegebied ondersteund worden bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Ondanks het feit dat in Open op Orde geconstateerd wordt dat “Ondersteunende systemen onvoldoende aansluiten op de wijze waarop de ambtenaar werkt en hoe organisaties tegenwoordig zijn ingericht” (paragraaf 2.4), lijken er geen maatregelen te zijn die juist die aansluiting proberen te verbeteren. De voorgenomen acties hebben daardoor meer het karakter van ‘dweilen met de kraan open’ en is de volgende informatieramp zeker niet ondenkbaar.

    Het is mijn ervaring dat voor de betere aansluiting van de informatiesystemen een flink aantal bestaande paradigma’s overboord gezet en vervangen moeten worden. De nieuwe paradigma’s zijn op zich niet schokkend op het moment dat je vertrekt vanuit de vraagstelling van de benodigde informatieondersteuning van de medewerkers. Daarvoor is echter flink wat zendingswerk nodig: de ‘informatie’pijn van de werkvloer bereikt door het veelal aanwezige probleemoplossende vermogen van de medewerkers nauwelijks de bestuurlijke tafels.

  • Vincent Hoek Enterprise Architect i-Interimrijk #

    3 maart 2022, 13:16

    Het hele concept Visie is wezenlijk betwist. In ambtenaren-lingo is een Visie een mening die je mag geven in een tijdelijke time-out dat je daar niet politiek op wordt afgerekend (wat is jouw visie daarop?) In de innovatietheorie is een Visie een Plausible Promise: een voorgestelde oplossing voor een breed onderkend en begrepen vraagstuk dat een geloofwaardige uitweg belooft en een waarde die het betalen waard is. Dat onze wereld steeds meer data gestuurd wordt, zorgt inmiddels voor een dilemma voor de Informatie Huishouding. De samenleving eist transparantie die de Staat niet waar kan maken, omdat de applicatie- en content-centrische puntoplossingen legacy gezorgd heeft voor een Gordiaanse Knoop van combinatorische effecten.
    Je kunt politieke besluitvorming ook niet volledig in technologie vatten, want dat is de wereld van emotie, van gunnen en van het overvragen en onderbieden in het licht van de gezaghebbende toedeling van waarden. Waarom niet insteken op Digital Twins?
    Een digitale tweeling is een digitale weergave van een reële entiteit of systeem.
    Zo’n model maakt allerlei geavanceerde analyses mogelijk: voor voorspellend onderhoud, afhankelijkheidsanalyse bij scenario doorrekening, bronoptimalisatie, flowcontrole etc. Wereldwijd kent de moderne industrie het Digital Twin concept al lang, oa voor de bouw van complexe systemen als vliegtuigmotoren, vrachtwagens, locomotieven en auto’s. De benodigde technologie is volwassen genoeg om het hele Openbaar Bestuur, tegen lage kosten virtueel na te bouwen als een Digitale Tweeling binnen een virtueel datacentrum, op basis van gefedereerde toegang tot een netwerk van API koppelingen op de benodigde functies en datasets. Je hoeft echt het hele Staatsapparaat niet opnieuw te bouwen. Een Digital Twin van de Organisatie (DTO) kan als digitaal model precies laten zien hoe de samenhang van de 4000 instituties waar de Nederlandse Staat uit bestaat werkt en zou kunnen evolueren. Dit alles op basis van live data: moderne softwareplatforms zijn zonder meer in staat om live operationele gegevens in modellen te integreren en vanuit een heel pallet aan bronnen. De Staat kan op zulke platforms ideaaltypisch modelleren, dus zonder last van legacy, cultuur, aanbestedingsoverwegingen en dergelijke. Zo wordt per onderwerp duidelijk welke trigger leidt tot welke actie binnen welk proces en welke data daartoe langs welke communicatieweg dienen te moeten worden getransporteerd. Dit leidt tot multidisciplinaire helderheid. Zo’n Digitale Tweeling biedt Rijksorganisaties en geïdentificeerde derden de mogelijkheid om hun doelen in de samenleving effectiever te verwezenlijken door de levende onderdelen ervan virtueel toegankelijk te maken met authentieke data. Aangezien hiervoor een generiek en naadloos schaalbaar platform gebruikt wordt, is het ook ineens mogelijk geworden om partijen (tijdelijk) toegang tot een discussie te geven met aanvullende of alternatieve datasets voor een paar duizend euro abonnement per maand met schaalbaarheid in de cloud. Er zijn meer dan genoeg technieken om de Gordiaanse Knoop met terugwerkende kracht te ontwarren. Vb Cluedin, MAVIM etc. Als we dat niet doen blijven doelen onduidelijk, worden aannames niet expliciet gemaakt, blijven we complexe dynamische evolutie proberen te vangen in starre documenten zonder gebruik van geavanceerde tools (zie Google Docs vs DigiDoc, zie PowerBI vs Excell), maken we geen gebruik van kwantitatieve modellen, blijven discussies gedomineerd door digibete beleidsmensen en juristen en zijn dus veel acties al bij voorbaat ‘onwettig’ zonder goed conceptueel onderzoek; stopt men al snel zodra men iets niet snapt of het even niet uit komt; blijft die constante verwarring tussen beleid, politiek en PR en wordt zelden voortgang bereikt op basis van duidelijkheid over wat er daadwerkelijk is besproken en overeengekomen. Omgekeerd levert Plausible Promise/handelingsperspectief/beleidsscenario’s … noem het Visie ontwikkeling, wel geholpen als een Digital Twin benadering alle stakeholders dwingt tot heldere probleemstelling, op expliciete en onderbouwde aannames, met tijdwinst en behoud van conceptueel en deelbaar inzicht en overzicht dankzij het gebruik van geavanceerde tools, op basis van kwantitatieve modellen, waardoor discussies op feiten blijven gebaseerd en niemand weg kan lopen voor de soms ongetwijfeld pijnlijke inzichten die wel zullen leiden tot consistentie tussen beleid, politiek en PR; consistentie in documentatie en integrale doorzoekbaarheid. Voortgang wordt dan bereikt op basis van duidelijkheid over wat er is besproken en overeengekomen op grond van een dataset die hooguit steeds completer wordt en nooit ‘moe’. Een JSF F-35 bouw je ook eerst in de windtunnel, terwijl je al sinds de Wright Brothers weet hoe je moet vliegen.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.