Regeringscommissaris informatiehuishouding: Amsterdam en Utrecht gingen al voor

Beeld: Shutterstock

Dat het juist Utrecht en Amsterdam zijn die deze functie hebben, noemen de twee informatiecommissarissen geen toeval. Beide steden hebben een college met D66 en GroenLinks erin. Deze partijen zijn de initiatiefnemers van de Wet open overheid (Woo), waarin de informatiecommissaris aanvankelijk een plek had, maar in latere instantie is gesneuveld. Karamat Ali: “Overal waar D66 in het college zit, wordt de discussie over openbaarheid gevoerd. In Utrecht leidde dat tot een motie voor de instelling van mijn functie, die later ook in het coalitieakkoord werd opgenomen.” In Amsterdam dankt Bustraan haar functie eveneens aan het coalitieakkoord.
Aanjagen, borgen en handhaven van de openbaarheid, met de nadruk op actieve openbaarmaking. Daar komt de taakomschrijving van Karamat Ali en Bustraan in een nutshell op neer. De eerste: “Wij willen werk maken van een openheid die niet alleen vanuit de organisatie is gedreven, maar ook vanuit de behoeften van de stad. Zijn we open en transparant genoeg vanuit de burger bezien?”

Donovan Karamat Ali

‘Open, tenzij’ luidt het adagium in zowel Amsterdam als Utrecht. Dat tussen de oren krijgen van collega’s – “in álle lagen,” benadrukt Karamat Ali – is een van de opgaven waarvoor beide informatiecommissarissen staan. Bustraan: “Het is belangrijk om te laten zien wat er precies gebeurt als je zaken openbaar maakt, om zowel de organisatie als de samenleving daarin mee te nemen. Dat doen we onder meer door middel van pilots. Binnen de organisatie bestaat bijvoorbeeld de angst dat openbaarheid tot nóg meer Wob-verzoeken leidt. Die negatieve kant is heel gevoelsmatig. De positieve kant van openbaarheid is nog onderbelicht. Nu lijkt het vaak of de overheid iets te verbergen heeft. Voor de beeldvorming helpt het juist als je open en eerlijk bent over wat je wel en niet doet.”

Culturele kant

Mensen hebben vaak een onbewuste, interne reserve als het om openheid gaat, zeker als het hun eigen werk betreft, constateert Karamat Ali. Dat kan Bustraan beamen. Ze ondervond onlangs aan den lijve hoe moeilijk openheid kan zijn. In een kritisch artikel over de nog veel te lange afhandeltermijnen van Wob-verzoeken in de hoofdstad, werden weinig vleiende woorden aan haar adres gewijd. “Ik ben heel intrinsiek gemotiveerd voor openbaarheid en vind dat het bij je functie hoort als je voor een publieke organisatie werkt. Maar toen dacht ik ook wel even: au!”

Werken aan bewustwording, aan de ‘culturele kant’, is dus een van de taken op het bordje van de informatiecommissarissen. Zowel in Utrecht als Amsterdam wordt geïnvesteerd in onder meer ontwikkeling van kennis en vaardigheden, voorlichting, scholing en voldoende capaciteit. “Je moet mensen wel in staat stellen om openbaarheid mogelijk te maken,” vindt Bustraan. Karamat Ali: “Ik zeg tegen mensen altijd: wees je ervan bewust dat de data waarover wij beschikken, niet van mij of van jou zijn. Ze zijn van de stad, van ons allemaal. Iedere burger betaalt er via de belastingen aan mee.”
Hij vervolgt: “We moeten beseffen dat gedurende lange tijd noch de systemen noch de mensen in onze organisatie gemaakt of getuned waren op openbaarheid van informatie. Integendeel, alles was er juist op gericht om het afgesloten te houden. Dat omkeren is een uitdaging, zowel in het systeemlandschap als in de bewustwording van mensen. Ik merk dat we daarin al een slag hebben gemaakt. Voorheen zeiden mensen: waarom zouden we hier geld aan uitgeven? Nu zien ze, aan de hand van concrete voorbeelden, de meerwaarde ervan.”

‘Actieve openbaarmaking’

Actieve Openbaarmaking is een project van iBestuur en het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatievoorziening. Op 11 december organiseerden we de Dag van de Actieve Openbaarmaking. Ook publiceerden we een digitaal magazine over Actieve Openbaarmaking met interviews, praktijkcases en een digitaal verslag van de debatten en presentaties van 11 december.

Informatiehuishouding
Om de openbaarheid te bevorderen zijn ook veranderingen in de informatiehuishouding nodig. Een grote, ingewikkelde klus, de moeilijkste eigenlijk, vinden beide informatiecommissarissen. Deels gaat het dan om de systemen zelf. Bustraan: “Wij zitten met een legacy van tig verschillende methodieken en systemen. Dat wil je standaardiseren en daar zijn we druk mee bezig. Bij nieuwe aanbestedingen wordt tevens bekeken of een systeem ook aan de eisen van openbaarheid en duurzaamheid voldoet.”
Karamat Ali: ‘Informatiehuishouding is een moeilijk vraagstuk, wat overigens per afdeling wel verschilt. Toch valt het me niet tegen hoe het er bij ons nu voorstaat. Ik ken voorbeelden van hoe het een paar jaar geleden was en daar zijn echt stappen in gemaakt. We zijn goed op weg.”

Sofie Bustraan

Het gaat niet alleen om de systemen zelf, maar ook om de inhoud, benadrukken beiden. Bustraan: “Informatie, convenanten bijvoorbeeld, zit bij ons overal en nergens in systemen en op schijven. Het is al een hele klus om te achterhalen wáár het precies zit. Het is belangrijk om informatie zo op te slaan dat het niet alleen makkelijk te vinden is, maar ook dat duidelijk is wat het is, wat de context is, welke versie het betreft en of de informatie compleet is. Daar horen niet alleen goede systemen, maar ook goede procedures bij.”
Het is belangrijk, benadrukt Karamat Ali, dat mensen hun ‘kamer netjes opruimen’. Bij Wob-verzoeken, vertelt Bustraan, blijkt informatie bijvoorbeeld nogal eens in mailboxen te zitten, waar het om allerlei redenen lastig uit te halen is. “Ik ben positief gestemd over de beleidslijn van het Rijk over e-mailarchivering. Ik volg met belangstelling hoe dat uitpakt. Het zou voor Amsterdam een goede optie kunnen zijn.” Karamat Ali: “Het is ook een kwestie van gedrag. Je wil dat mensen relevante informatie uit hun mail netjes in een dossier, op de goeie plek bewaren. Dat bedoel ik met ‘kamer opruimen’.”

PLOOI

Utrecht en Amsterdam proberen dit te bevorderen langs de lijnen van de VNG-proeftuin Platform open overheidsinformatie, PLOOI. Het gebruik van deze centrale publicatievoorziening is in de Woo verplicht gesteld voor de actieve openbaarmaking van de elf informatiecategorieën uit de wet. Karamat Ali: “We gebruiken deze proeftuin niet alleen om open documenten te publiceren. We pakken de gelegenheid aan om ook gelijk de informatiehuishouding van zo’n proces duurzaam en op openbaarheid gericht te maken. Tot nu toe werkt die tactiek vrij goed.”

De inspanningen van Bustraan en Karamat Ali zijn gericht op zowel passieve als actieve openbaarmaking. Onder dat eerste vallen de verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Dat proces, zegt Karamat Ali, is in Utrecht inmiddels redelijk op orde. De afhandelingstermijn bedraagt gemiddeld 4,5 week. “We maken de daarbij behorende kerndocumenten ook meteen actief openbaar.”
In Amsterdam heeft Bustraan, twee jaar later begonnen dan Karamat Ali, er nog een harde dobber aan. De hoofdstedelijke afhandelingstermijnen worden flink overschreden. Bustraan: “Het gaat bij ons nog niet goed, daar werken we hard aan. Ik ben wat dat betreft ook blij met de kabinetsreactie op de Toeslagenaffaire, waarin wordt gezegd: om openbaar te kunnen zijn moet wel je informatiehuishouding op orde zijn. En dat het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale informatiehuishouding (RDDI) dit probleem integraal aanpakt.”

Lakken

Actieve openbaarmaking is een ander deel van het proces. Amsterdam heeft de eerste stappen op dit pad gezet. In het kader van Open Utrecht, het plan van aanpak dat anderhalf jaar geleden van start ging, heeft Karamat Ali inmiddels alle elf informatiecategorieën uit de Woo geïnventariseerd. Van zes is de actieve openbaarmaking grotendeels rond, aan vier wordt nu gewerkt. Karamat Ali: “In een pilot met subsidiebesluiten zie je bijvoorbeeld dat in documenten best veel wordt gelakt. Wij stellen dan de vraag: heeft de burger er iets aan als zo’n document openbaar wordt gemaakt? Draagt dit bij aan de transparantie die we beogen? Of kan het beter anders, bijvoorbeeld door een verrijking van het subsidieregister? Dat ontdek je per geval. Pilots zijn daar echt voor nodig, gewoon omdat we over actieve openbaarmaking nog zo weinig weten. Door te doen, leren we.”

Een van de taken van de informatiecommissarissen is ook: advies geven over de vraag hoever openbaarheid moet gaan. Bustraan: “Zo is er wel discussie over de afweging tussen openbaarmaking enerzijds en weigeringsgronden anderzijds. In Amsterdam is het uitgangspunt dat persoonlijke beleidsopvattingen openbaar worden gemaakt, tenzij er een andere weigeringsgrond is die dat verhindert, concurrentiebeding bijvoorbeeld. Het is belangrijk om ook die opvattingen openbaar te maken omdat je het besluitvormingsproces wilt laten zien. Daar horen de scenario’s bij die op tafel hebben gelegen.”
Karamat Ali: “Ook bij gevoelige onderwerpen is het credo: open, tenzij. Het belangrijkste is dat mensen zich afvragen: als mijn stukken viral gaan, heb ik dingen dan zo opgeschreven dat ik ze met goed fatsoen en zonder integriteitskwesties kan uitleggen. In Utrecht zijn we aardig bezig om niet te veel te lakken.” Bustraan vult aan: “Open, tenzij is een heel goed uitgangspunt. Over de dilemma’s die daarbij ontstaan, moet je in gesprek blijven. Leg ze op tafel en praat erover.”