Ieder zijn informatiebehoefte: terug naar de (decentrale) bron

Een pleidooi voor secundair datagebruik. Hierdoor hoeft de zorgaanbieder vanuit al die processen en systemen slechts één verzameling van beschikbare gegevens aan te leggen die al die vragenstellers steeds opnieuw gebruiken om antwoord te krijgen.

Administratieve lasten in de zorg is een onderwerp dat continue aandacht geniet. En terecht, want mensen worden ouder en hebben meer en langer zorg nodig. Het geld dat naar de zorg gaat, moet dan zoveel mogelijk naar de ‘handen aan het bed’ en niet naar de tijd achter het toetsenbord. Toch willen we allemaal ook dat de kwaliteit van zorg continue wordt verbeterd op de plekken en punten waar dat kan, dat er wordt gekeken hoe zorg zo efficiënt en tegelijk zo effectief mogelijk wordt verleend en patiënten over de juiste informatie beschikken om keuzes te maken en mee te beslissen. Daarvoor is informatie nodig uit de zorgverlening. Toezichthouders, financiers, zorgaanbieders, brancheorganisaties en patiënten initiatieven gebruiken deze informatie om hun taken uit te voeren en deze verwachtingen waar te maken. We rekenen erop dat de ‘rotte appels’ en ‘cowboys’ in de zorgverlening worden aangepakt of dat processen, procedures, behandelingen en producten worden doorontwikkeld om kwaliteit van leven continue verder te verhogen zonder dat de kosten de pan uit rijzen.

Een zorgaanbieder is veelal actief in meerdere domeinen en daarmee verschillende wettelijke kaders.

Dat bij deze informatievergaring een administratieve last wordt ervaren, volgt veelal uit het beeld dat deze informatie specifiek voor andere organisaties moet worden vastgelegd en aangeleverd. Handelingen die niets te maken hebben met operationele processen in de zorgverlening zelf of de ondersteuning daarvan, zoals de bedrijfsvoering of personeelsmanagement. En dat beeld is terecht. Informatievragen vanuit de toezichthouders, financiers en andere organisaties aan de zorgaanbieders komen voort uit de eigen taken en zijn dus geformuleerd vanuit de eigen behoeften. Iedere vraagsteller gebruikt voor die uitvragen zo haar eigen formats, doet dat op de voor haar gewenste momenten en de voor haar van toepassing zijnde peilperiodes. De gehanteerde definities passen bij de wet- en regelgeving die specifiek voor die taak van toepassing is of passen bij een bepaald domein en perspectief. Een zorgaanbieder heeft echter te maken met al die vragenstellers en is veelal actief in meerdere domeinen en daarmee verschillende wettelijke kaders. De vragen passen daarmee niet bij de informatie die de zorgaanbieder zelf verzamelt. Wat ook niet helpt, is dat zorgaanbieders weinig terugkoppeling krijgen over wat er met aangeleverde informatie is gedaan. Lees maar eens de 9 bevindingen in dit rapport

Centrale databases

De gangbare manier om iets te doen aan administratieve lastendruk, veroorzaakt door uitvragen aan zorgaanbieders, is door informatie op bepaalde onderwerpen te verzamelen in centrale databases. De beheerders daarvan stellen deze informatie vervolgens weer ter beschikking of maken deze openbaar voor hergebruik. Zo zijn er kwaliteitsregisters, maatschappelijke jaarverslagen en keuzewebsites met informatie die door andere partijen worden gebruikt in hun taakuitvoering. Deze manier van werken kent echter ook nadelen. De gebruikers van deze informatie vinden hierin meestal net niet wat nodig is voor de eigen taakuitvoering. Het is tenslotte vaak een soort compromis van verschillende organisaties, en geen optelsom van individuele vragen, om te voorkomen dat de uitvraag enorm groeit. Zo kent de informatie in veel gevallen niet de gewenste actualiteit of het juiste detailniveau. Een uitvraag is bijvoorbeeld met een ander doel samengesteld, zoals voor openbaarmaking, terwijl de toezichthouder individuele gevallen wil kunnen beoordelen. Of het is bedoeld om inzicht te geven in een voorafgaand jaar, terwijl de financier de stand van zaken van vandaag wil kennen. Of de informatie is uitgevraagd op organisatieniveau, terwijl kostenonderzoek op locatieniveau en/of financieringsvorm nodig is. Met het gevaar dat al die afnemers van de centrale bron nog aanvullende vragen gaan stellen of informatie opnieuw uitvragen, waardoor deze centrale bronnen feitelijk een extra uitvraag vormen in plaats van een vervanging van individuele uitvragen.

Doordat gegevens niet specifiek voor een andere organisatie worden verzameld, vermindert het gevoel van administratieve lasten.

In de verpleeghuiszorg proberen betrokken ketenpartijen dit samen anders te gaan organiseren in het programma KIK-V (www.kik-v.nl). Op een manier die misschien tegen alle intuïtie ingaat, namelijk door terug te keren naar een situatie waarbij iedere organisatie toch zijn eigen uitvraag doet bij de zorgaanbieder. Deze keer echter niet geredeneerd vanuit de vraagsteller alleen, maar op basis van de volgende drie kernprincipes die partijen hebben vastgelegd in onderlinge afspraken:
1. Er gaat geen uitvraag meer naar zorgaanbieders, zonder dat daarover overeenstemming bestaat tussen de betrokken partijen;
2. Overeenstemming volgt op het moment dat de vraag beantwoord kan worden met een vastgestelde set gegevens beschikbaar bij de zorgaanbieder;
3. En deze gegevens zoveel als mogelijk voortkomen uit bestaande operationele processen bij de zorgaanbieder, bijvoorbeeld uit HR- of financiële systemen en cliëntdossiers of al beschreven staan op de website en in auditrapporten.

Secundair datagebruik dus. Hierdoor hoeft de zorgaanbieder vanuit al die processen en systemen slechts één verzameling van beschikbare gegevens aan te leggen die al die vragenstellers steeds opnieuw gebruiken om antwoord te krijgen. De bron voor die uitvragers is daarmee een ‘bak gegevens’ achter de voordeur van de zorgaanbieder en niet een centrale database elders. Terug naar de daadwerkelijke bron dus. Zorgaanbieders weten welke vraag waarom wordt gesteld, verstrekken alleen antwoorden en weten wat er met die antwoorden gaat gebeuren. Doordat deze gegevens niet specifiek voor een andere organisatie zijn verzameld, vermindert het gevoel van administratieve lasten. Tegelijkertijd verbetert de kwaliteit van die informatie voor de uitvragers. Win – win situatie lijkt me!

Indra Henneman is Projectleider Afspraken Programma KIK-V, Zorginstituut Nederland