Kamerverslagen bevrijd

Van ieder debat dat wordt gehouden in de plenaire vergaderzaal van de Tweede Kamer wordt een verslag gemaakt. Alles wat de kamerleden, ministers en staatssecretarissen ‘plenair’ zeggen moet worden vastgelegd omdat een uitspraak later bij de interpretatie van een wet relevant kan zijn. Het gesproken woord is onderdeel van de wetsgeschiedenis. En het is uiteraard een mooie geschiedschrijving. Het corrigeren van de kamerverslagen gebeurde tot voor kort nog op papier.
Voor de Kamer waren verslaglegging en correctie voorheen een omslachtig proces. Na afloop van een debat ontving ieder kamerlid dat gesproken had een gedeelte van het voorlopig – papieren – verslag en dan alléén de door hemzelf uitgesproken tekst. Zeker bij een lang debat kon dat een grote stapel papier zijn. Of hij die stapel wel even wilde doornemen en eventuele wijzigingen wilde terugsturen. Op papier. In de bijgevoegde retourenvelop.

Eerste gebruikerservaringen

VVD-kamerlid Roald van der Linde, woordvoerder ICT van zijn fractie, is ingenomen met het nieuwe systeem: “Toen ik vorig jaar in de Kamer kwam, verbaasde ik mij er al over dat je je uitgesproken tekst op papier moest nakijken. Het is zo ongeveer het laatste wat ik nog op papier deed, want ik heb altijd al mijn stukken digitaal bij mij op mijn tablet. Brieven van de regering, rapporten, relevante e-mails, ik kan ze er tijdens een vergadering vlot bij pakken. Na een debat kreeg je alsnog een stapel papier te verwerken. Dat hoeft nu niet meer, ik klik op een linkje in het e-mailtje dat ik krijg van de Kamer, ik kom meteen in het systeem en dan – naargelang de hoeveelheid tekst die ik zelf heb uitgesproken, natuurlijk – ben ik zo klaar met mijn wijzigingsvoorstellen. Het fijne is dat de context van wat je zelf hebt gezegd er ook bij staat, want dat was vroeger wel problematisch. Je kunt even nalezen op wie je ook alweer reageerde. Bij een lang debat is dat zeker nodig. En het is ook heerlijk dat tijdens een plenair debat de ochtendsessie al na te lezen is via het systeem.”

Maar niet alleen de uitspraken zijn relevant voor het verslag. Arash Ahmadi, de architect van het systeem, zegt: “Samen met de procesdeskundige van de Dienst Verslag en Redactie hebben we maandenlang geanalyseerd wat er allemaal gebeurt tijdens een vergadering waarvan uiteindelijk verslag moet worden gedaan. Van de hilariteit die ontstaat tot de lange reeksen moties die worden ingediend. En welk wetsvoorstel daar weer bij hoort. Daar moet je dan systeem in brengen. Dat hebben we gedaan door vanaf de invoer van vergadergegevens vanuit het interne informatiesysteem Parlis tot en met de publicatie van het verslag op de overheidssite waarop alles voor de burger beschikbaar komt, consequent dezelfde aanduidingen te gebruiken. Zo hebben we het hele proces niet zozeer veranderd, maar wel verbeterd. Voor de gebruikers – onze verslagleggers en de kamerleden – is hun echte werk niet veranderd.”

Het werk van een kamerlid wordt dus vergemakkelijkt, maar kamervoorzitter Van Miltenburg ziet ook een ander groot voordeel van het digitaal werken: “Ik denk dat we ermee bijdragen aan de transparantie van de Tweede Kamer. Alles is in principe openbaar, maar niet altijd even toegankelijk voor burgers. De publieke tribune is altijd gevuld, maar niet iedereen kan erbij zijn, of kan de vergadering live volgen via internet of televisie. En het is toch goed als je zelf een ingewikkelde kwestie nog even kunt nalezen. Een ander gevolg is dat een bezoeker van de Kamer-website meteen kan zien hoe er gestemd is over een motie of wetsvoorstel. We houden dat bij in hetzelfde systeem.”

VLOS

Het nieuwe Verslaglegging Ondersteuningssysteem (VLOS 2.0) maakt die parlementaire transparantie vooral mogelijk via de metagegevens. De verslaglegger bereidt zijn taak voor door alvast al die metagegevens over een debat in te brengen in VLOS: onderwerp, dossiernummer, sprekers. Hij neemt vervolgens plaats achter het markeerscherm midden in de vergaderzaal en houdt precies bij wie spreekt, wie interrumpeert, en of er wordt gelachen of geapplaudisseerd. In zijn eigen kantoor begint exact vijf minuten later het eigenlijke werk van de verslaglegger (die in de zaal door een collega is afgelost): het verwerken van de digitale geluidsopname. Hij maakt van de spreektaal een leesbare tekst die recht doet aan wat de spreker wilde zeggen en die ook over twintig jaar nog te volgen is. Alle verslagleggers werken ‘hun’ vijf minuten op deze wijze uit. Alle gedeelten samen vormen het voorlopig, ongecorrigeerd verslag, gekoppeld aan de metagegevens.
Iedere spreker van een plenair debat heeft het recht correcties aan te dragen. De voorgestelde wijzigingen worden bestudeerd door de correctoren van de Dienst, eventueel overgenomen en dan is het verslag klaar voor publicatie.

Publiceren van de verslagen

“VLOS is nu af en het werkt”, zegt Herbert Houdijk, kwaliteitsmedewerker van de Dienst Verslag en Redactie van de Tweede Kamer, de dienst die verantwoordelijk is voor alle verslagen. “De Eerste Kamer en de commissievergaderingen volgen spoedig. Nu publiceren we ongecorrigeerde verslagen van de plenaire vergadering al tijdens de vergadering op intranet en op de website van de Tweede Kamer. Na de correctiefase publiceren we het ‘gecorrigeerd’ verslag op de officiële site Overheid.nl. Die laatste stap was niet automatisch. Bij Overheid.nl was er óók nog iemand die alle relevante stukken moest omzetten voor publicatie. Dat hoeft nu niet meer, want alle systemen zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor we volledigheid en correctheid van onze publicaties kunnen garanderen. Heel efficiënt.”
Rian Schwarz, hoofd van dezelfde Dienst Verslag en Redactie, beaamt: “Wij vullen een database met relevante gegevens. Daaruit kun je allerlei vormen van verslag halen. Qua formaat, in pdf of in HTML, maar ook qua invalshoek. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op sleutelwoorden in het debat, of in alle debatten tegelijk. VLOS is ook gekoppeld aan de Tweede Kamer-website DebatGemist.nl. Op basis van onze verrijkte metadata kun je in de video’s van de debatten zoeken op namen van sprekers.”

Hergebruik

Schwarz ziet mogelijkheden voor hergebruik van het systeem. “Omdat we het hele systeem modulair hebben opgebouwd, kunnen de verschillende modules ook min of meer eigenstandig worden ingezet. Overal waar verslaglegging relevant is, is het systeem bruikbaar. De Raad voor de Rechtspraak is al langs geweest. Want ook in een rechtbank moet gesproken taal geschreven taal worden. Voor provincies, gemeenten; overal waar wordt vergaderd en waarde wordt gehecht aan transparante verslaglegging kan VLOS of een deel ervan bruikbaar zijn. Van de app om correcties voor te stellen die bijna klaar is – we sturen dan geen linkje meer per e-mail, want dat is nog een beetje ouderwets – zullen de Kamerleden heel blij worden.”
Kamervoorzitter Van Miltenburg ziet internationale interesse: “Onlangs ontvingen we ambtenaren van de Houses of Parliament, van Commons en Lords. Zij willen ons systeem graag bestuderen. Het Vlaamse Parlement is ook al langs geweest. Onze eigen mensen spreken op internationale bijeenkomsten over ons systeem en bij het Europees Parlement. Het lijkt een exportproduct te worden.”