10 tips om het aantal Woo-verzoeken te verminderen

Sinds de invoering van de Wet open overheid (Woo) komen er signalen vanuit allerlei overheidslagen over verzoeken die steeds meer werk kosten. Tim Vos-Goedhart van de Open State Foundation en Tim Staal van expertisecentrum SPOON hebben op een rij gezet wat overheden allemaal kunnen doen om het aantal Woo-verzoeken behapbaar te houden. Tien tips, of eigen elf…

Véél verzoeken, een slecht teken?

Op rijksniveau vallen de aantallen Woo-verzoeken en de grootte ervan mee. Betrouwbare cijfers voor de rest van de overheid zijn er nog niet. Sowieso zouden we ons moeten afvragen of een toename van het aantal verzoeken een slechte zaak is. Zo kan een toename in het aantal Woo-verzoeken ook blijk geven van meer betrokkenheid bij de (lokale) democratie, ligt het aantal Woo-verzoeken nog altijd lager dan in landen om ons heen en zijn de meeste verzoeken nog steeds relatief klein.

Meer openheid is uiteindelijk bij het grote merendeel van de bevolking goed voor het vertrouwen, inclusief burgers die dat vertrouwen op dit moment kwijt zijn. Ook dat zal naar verwachting op termijn het aantal (omvangrijke) Woo-verzoeken omlaag brengen.

Tip 1: Maak de contactgegevens van de Woo-contactpersoon ook echt makkelijk vindbaar

Zoekresultaat nummer 1 op zoektermen ‘Woo’ of ‘informatieverzoek’ moet de pagina zijn over de Woo met daarop de contactgegevens bovenaan. Veel vragen zijn eigenlijk een vraag van de informatiezoekende naar de juiste vindplaats. Help de zoeker daar actief mee, zo voorkom je onnodige of te grote verzoeken. Nu zien we nog vaak dat er geen direct mailadres of telefoonnummer is naar de Woo-contactpersoon, diep verstopt onderin de pagina, of dat de reactie traag is.

Tip 2: Zet elk Woo-besluit met de openbaar gemaakte documenten op de website

Maak hier geen halszaak van. Als u minder dan 20 verzoeken per jaar krijgt is een simpele lijst met dossiers en de documenten daaronder al voldoende. Laten zien wat al openbaar is gemaakt voorkomt extra werk in het later beantwoorden van verzoeken die al (deels) zijn afgedaan. Bovendien geeft het besluit ook een inkijkje in het proces.
Wist u dat het grootste deel van de organisaties in Nederland dit al doet? Wil u het echt goed doen, neem dan ook de Wob-besluiten en openbaar gemaakte documenten mee van een paar jaar vóór de Woo.

Tip 3: Onderzoek of een Woo-verzoek omgezet kan worden in een informatieverzoek

Zodra een Woo-verzoeker vraagt naar informatie die zonder nadere juridische beoordeling openbaar gemaakt kan worden, stel de verzoeker dan voor om het verzoek om te zetten in een gewoon informatieverzoek. En verstrek de stukken per kerende post. Uiteraard is dit de aanleiding om vergelijkbare stukken voortaan (actief) online vindbaar te maken (zie tip 6).

Tip 4: Publiceer onderzoeksrapporten direct

Mag het niet publiceren geworden? Nee toch?! Dat kan tegenwoordig echt niet meer. Overleg met de inkoopafdeling om die inkoopvoorwaarden nu wel echt goed te regelen.

Tip 5: Nodig  journalisten en organisaties uit voor bijpraatsessies

Door te weten welke vragen er spelen en die informeel al te beantwoorden kunt u het aantal en het formaat van Woo-verzoeken beïnvloeden. Verstrek daarbij uiteraard ook documenten waarmee de antwoorden kunnen worden gecheckt en nagelezen.

Tip 6: Zorg voor veel betere vindbaarheid van informatie

Veel burgers doen Woo-verzoeken naar vergunningen, bouwtekeningen, bestemmingsplannen, verkeersveiligheidsplannen of in het kader van een vergunningstraject ingestuurde zienswijzen. Zorg dat deze informatie niet alleen al openbaar is, maar ook online makkelijk vindbaar of opvraagbaar. Zorg er uiteraard ook voor dat het raadsinformatiesysteem compleet en goed doorzoekbaar is.

Tip 7: Maak veel meer informatie actief openbaar

Kies voor een open houding. De inhoudelijke experts weten welke informatie er in huis is, verzoekers hebben vaak geen idee. Door openheid over wat er wél is,houdt je ook een vinger aan de pols voor waar vraag naar is en laat je zien dat je weet wat er maatschappelijk speelt. In veel gemeenten is bijvoorbeeld interesse in de besluitvorming rond locaties voor opvang van asielzoekers en plaatsing van windmolens. Zorg dat deze informatie direct nadat het besluit is gevallen openbaar wordt.
Publiceer ook waar nog niet om gevraagd is in een informatie- of Woo-verzoek maar wat wel (nauw) verband houdt. Het fawachten van een nieuw of aanvullend informatieverzoek levert alleen maar extra werk op en gaat voorbij aan de open houding.

Tip 8: Verstrek méér informatie in het kader van andere procedures

Als burgers of bedrijven het niet eens zijn met een beslissing van de overheid, hebben ze vaak informatie nodig van de overheid om hun zaak te onderbouwen. Wees ruimhartig in het verstrekken van het ‘dossier’, zodat een apart Woo-verzoek naast de al lopende juridische procedure niet nodig is.

Tip 9: Biedt journalisten en maatschappelijke organisaties vaker een (achtergrond)interview met ambtelijke experts aan

Het komt geregeld voor dat journalisten meermaals aandringen op een interview met een beleidsmedewerker, maar van persvoorlichting nul op het rekest krijgen. Dan moet de journalist een Woo-verzoek doen om zicht te krijgen op de totstandkoming of toepassing van beleid. Zelfs als zo’n interview een Woo-verzoek niet helemaal kan voorkomen, zien wij dat het vrijwel altijd leidt tot een veel specifieker en dus makkelijke af te handelend verzoek.

Tip 10: Probeer conflicten op te lossen met mediation

Hoe vaak het gebeurt is niet bekend, maar het komt voor dat juist de meer omvangrijke Woo-verzoeken voortkomen uit een conflict of een gevoel onheus behandeld te zijn. Probeer te voorkomen dat het zover komt door mediation en andere methoden van constructieve geschillenbeslechting.

Tip 11 (tot slot): Wees minder bang om een maatschappelijk debat plaats te laten vinden op basis van alle feiten

Ophef over politieke besluiten hoort bij het openbaar bestuur. Het getuigt van een volwassen democratie die haar burgers serieus neemt om daartegen te kunnen.