Om een stap verder te komen op het gebied van Common Ground is het van belang dat het onderwerp op een goede manier op de bestuurlijke agenda komt te staan. Een multidisciplinaire aanpak werkt daarbij heel goed. Zo houd je focus op de werkelijke doelstellingen, creëer je commitment en schep je een klimaat voor het uitwisselen van goede ideeën. Drie tips.
Naar aanleiding van het artikel De Digitale Weg Zonder Routekaart, waarin een aantal barrières die een snelle ontwikkeling van Common Ground kunnen verhinderen, organiseerden de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), de gemeente Leeuwarden en de Thorbecke Academie een werkconferentie. In een twee uur durende online-sessie eind-januari kwamen, overwegend Friese informatiemanagers, Ict-ers, bestuurders, gemeentesecretarissen en studenten bij elkaar om van gedachten te wisselen over de vraag hoe Common Ground op de bestuurlijke agenda te plaatsen.
1. Focus op maatschappelijke vraagstukken
Marga Waanders, burgemeester van de gemeente Waadhoeke, benadrukte dat het van belang is om Common Ground niet te benaderen als een doel op zich maar als een middel om maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Sommige van deze vraagstukken, zoals het bestrijden van schuldenproblematiek, spelen in meer of mindere mate in elke gemeente. Andere thema’s zoals het beheer van de openbare ruimte vragen om een meer gerichte aanpak per gemeente. Het is dus van belang geen one-size-fits-all benadering na te streven maar om eerst goed te kijken welke oplossingen gemeenschappelijk kunnen worden opgepakt en waar dus ook de schaalvoordelen behaald kunnen worden. Een suggestie daarvoor werd gedaan door bestuurskundestudent Max ten Velde. Hij pleitte ervoor om het Common Ground initiatief ‘Huishoudboekje’ in Friesland te adopteren. De maatschappelijke opbrengsten zijn relatief hoog terwijl de ontwikkelkosten al voor een groot deel gemaakt zijn. De ervaringen opgedaan in Utrecht en Rotterdam kunnen worden ingezet voor een succesvolle implementatie. Er is kortom een business case van te maken.
Saskia van den Broek, gemeentesecretaris van Harlingen en lid van de Taskforce Samen Organiseren van de VNG lichtte vervolgens toe hoe er landelijk voor wordt gezorgd dat de Common Ground beweging in versnelling komt. Het fonds ‘Gezamenlijk Gemeentelijke Uitvoering’ waar alle gemeenten jaarlijks in investeren zorgt er voor dat lokale initiatieven geschikt kunnen worden gemaakt voor 352 gemeenten in Nederland.
Studente Bestuurskunde Doutzen van der Wal belichtte tijdens de conferentie een belangrijke randvoorwaarde waaraan voldaan moet worden. Het is van belang om de kwaliteit van data aan een grondige analyse te onderwerpen. Uit een uitvraag die zij voor DataFryslan deed bij Friese gemeenten bleek dat op het gebied van datakwaliteit nog een forse inhaalslag gemaakt moet worden. Dit moet worden meegenomen in de strategische koers om de burger nog beter van dienst te kunnen zijn met de beschikbare gegevens.
Het is noodzakelijk dat bestuurders op hoofdlijnen weten wat Common Ground inhoudt, zodat zij in de organisatie mensen kunnen enthousiasmeren en alloceren.
2. Toon commitment
Naar aanleiding van de stelling, geponeerd door wethouder Rob Jonkman van de gemeente Opsterland, dat Common Ground zich uitsluitend onder de motorkap afspeelt, werd levendig gediscussieerd. Het klopt voor een groot deel als het gaat om techniek en processen. Een cruciaal deel echter moet ook door bestuurders worden opgepakt. Het is fijn als zij in woord en daad uitdragen wat Common Ground kan betekenen en dat zij snappen wat professionals nodig hebben om onder die motorkap de ingewikkelde processen en technieken te ontwikkelen en aan elkaar te koppelen. Het is daarvoor noodzakelijk dat bestuurders op hoofdlijnen weten wat Common Ground inhoudt, zodat zij in de organisatie mensen kunnen enthousiasmeren en alloceren. Om dit te doen moeten bestuurders aan de professionals kunnen uitleggen hoe de keten georganiseerd is en dat zij, al dan niet geholpen door de contactpersonen van de VNG in de regio, daadwerkelijk het initiatief nemen voor de verdere ontwikkeling. De waarde van de conferentie, die werd gestart met een plenair deel en werd vervolgd in multidisciplinaire workshops, lag met name in het zoeken naar verbinding. Niet alleen op inhoudelijk vlak maar vooral op taalniveau werden de nodige handreiking gedaan om met elkaar te komen tot een ‘Common Ground’. Al snel ontstond het besef dat de verschillende dialecten van technici aan de ene kant en bestuurders aan de andere kant overbrugd moeten worden.
3. Deel successen, wijs elkaar op valkuilen
Tijdens de werkconferentie bleek dat deelnemers, die soms zowel in organisatorisch als geografisch opzicht best dicht bij elkaar verkeren, van elkaars werk verrassend weinig wisten. In de chatfunctie werden vervolgens volop ideeën en contactgegevens uitgewisseld. Vanuit de gemeente Súdwest-Fryslân werd bijvoorbeeld gewezen op de vervanging van het huidige zaaksysteem door het ontwikkelde Common-Ground-zaaksysteem ‘OpenZaak’. Ook werden samenwerkingsverbanden aangehaald met grotere gemeenten als Utrecht en Haarlem op het dossier ‘Open Zaakbrug’ waaraan de VNG ondersteuning levert. De Groningse deelnemers deelden naast hun positieve ervaringen ook de valkuilen zoals het belang van dataprotectie en een al te lichtzinnige opvatting ten aanzien van de technische aspecten. Kortom: door multidisciplinair samen te werken werden in korte tijd, tal van waardevolle inzichten gedeeld die anders in rapporten of werkkamers verborgen zouden blijven.
Tot slot
Het nu dus nodig dat Friese Bestuurders uitdragen dat de er maatschappelijke vraagstukken liggen waarvan een deel van de oplossing ligt in de Common Ground-benadering. Daarvoor is het nodig dat zowel verticaal (binnen organisaties) als horizontaal (tussen organisaties) meer worden gedaan aan kennisdeling. Friese gemeenten mogen daarbij best wat meer trots uitstralen over wat er al bereikt is.
Maarten Hoekstra is docent/onderzoeker Onderzoeksgroep Cybersafety, verbonden aan de Thorbecke Academie
Albert van Holthoon is programmamanager Leeuwarder Digitale Agenda / Digitale transformatie bij de gemeente Leeuwarden
Ruark Kroon is adviseur bij VNG Realisatie
