De departementen werken aan de verbetering van hun informatiehuishouding. Dashboards moeten daarbij helpen, onder meer door inzicht te geven in het voldoen aan wet- en regelgeving. Vanuit het project 'Informatiegestuurd werken' werkt het ministerie van IenW aan de ontwikkeling van een dashboard voor de bestuursraad.
IenW laat slimme datatools bouwen om eenduidige registratie af te dwingen. | Beeld: Shutterstock
Rijksbreed worden dashboards al gebruikt om besluitvorming over bedrijfsvoering te ondersteunen, zoals bij financiën en HRM. Maar een dashboard kan deze ondersteuning ook bieden op het gebied van informatiehuishouding. Waar kunnen of moeten er verbeterslagen gemaakt worden? Het rijksbrede project Departementale Dashboards Informatiehuishouding biedt een generieke opzet voor het ontwikkelen van departementale dashboards waarmee rijksorganisaties zelf aan de slag kunnen.
Informatiegestuurd werken
Net als op andere departementen zijn op het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) op 1 juli 2021 de eerste actieplannen informatiehuishouding opgeleverd. Zowel vanuit de Bestuurskern (BSK) als de verschillende uitvoerende organisaties die onder het ministerie vallen, zoals Rijkswaterstaat (RWS) en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Onder de actieplannen hangen tientallen projecten, die zijn gekoppeld aan de vier actielijnen van het Actieplan Open op Orde. Een van die projecten is Informatiegestuurd werken (IenW-breed), vertelt Pauline Kuiken, procesadviseur en coördinator van het operationele dashboard informatiehuishouding. ‘Vanuit dit project werken we aan een dashboard voor de bestuursraad. Het betreft een dashboard op strategisch niveau, waarin in de toekomst hoogover-informatie wordt opgenomen over informatievoorziening, inclusief de informatiehuishouding.’
‘We bouwen het dashboard bottom-up op’
Als allerhoogste besluitvormend orgaan binnen het departement wil de bestuursraad kunnen sturen op hoofdlijnen, legt Joy Ramsamoedj, coördinerend adviseur informatiebeleid, bij het CIO Office uit. ‘Wat is voor de leden van de raad interessant om te weten, om te kunnen sturen? Het dashboard op dat niveau is ingedeeld in verschillende tabbladen, waarvan Informatievoorziening er een is.
Informatiehuishouding is daar weer een onderdeel van. Afhankelijk van de behoefte van de bestuursraad kijken we hoe we de informatie op een betrouwbare manier tot stand kunnen brengen. Regelmatig toetsen we bij de bestuursraad of er nieuwe behoeftes zijn. Welke wet- en regelgeving is aangepast? Wat zou op dat vlak interessant zijn om te weten? Wat voor informatie hebben we nu voorhanden? Zo bouwen we het dashboard bottom-up op.’
Kwaliteit van databronnen
Naast een strategisch dashboard over de informatiehuishouding werkt het departement ook aan een tactisch en operationeel dashboard. Kuiken: ‘Operationeel moet je denken aan statusinformatie, aantallen, doorlooptijden met betrekking tot afhandeling en openbaar maken. Waar we tegenaanlopen is de kwaliteit van de databronnen, en het ontsluiten ervan. Er wordt van alles geregistreerd maar vaak op verschillende manieren.’ ‘Als informatie niet kan worden geüpload naar het dashboard, dan wordt het lastig om er als data-analist iets moois van te maken,’ voegt Ramsamoedj toe.
Daarom laat IenW nu slimme datatools bouwen om eenduidige registratie af te dwingen. ‘Alleen daarmee kun je de berekeningen in je dashboard maken,’ stelt Kuiken. ‘Zo’n datatool heeft slimmigheden in zich. Bij het aanmaken van een Woo-verzoek wordt in de deadline automatisch de basistermijn van 4 weken ingevuld en als verlenging wordt aangevinkt, rekent de tool er automatisch 2 weken bij.’
Woo-verzoeken
Op dit moment is er een dashboard operationeel op het gebied van informatievoorziening, en dat is het operationele dashboard over Woo-verzoeken. Dat biedt realtime inzicht in de voortgang rond Woo-verzoeken. Als de afdeling Woo-verzoeken in de data-tool registreert, is dit direct zichtbaar in het dashboard, legt Kuiken uit. Verder staan er nu concept-dashboards voor Kamervragen en voor commissievragen klaar. De andere dashboards zitten nog in de planning, vertelt Ramsamoedj. ‘Op dit moment zitten we in de fase dat we opnieuw een goed plan van aanpak moeten schrijven. De focus voor het operationele dashboard ligt momenteel op passief en actief openbaar. We lopen bij dat laatste vast op het stukje openbaar maken. De data daarvoor zitten niet in databronnen. We hebben weliswaar de processen geïdentificeerd, weten waar knelpunten zitten, maar we staan voor de keuze of we nu datatools moeten laten bouwen of moeten wachten op de komst van een nieuw documentmanagementsysteem, van waaruit documenten openbaar gemaakt zullen worden op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).
‘Er zijn uitdagingen op het vlak van definities en KPI’s’
Per organisatieonderdeel
Een andere uitdaging is het aansluiten van data van de andere organisatieonderdelen. Kuiken: ‘De scope van de onderwerpen die we nu onderhanden hebben is veelal de Bestuurskern. Het uiteindelijke doel is om een IenW-breed inzicht te hebben in de stand van zaken met betrekking tot informatiehuishouding. Naast de Bestuurskern handelen bijvoorbeeld ook RWS en ILT Woo-verzoeken af. Dat geldt ook voor andere onderwerpen op het gebied van informatiehuishouding. Organisatieonderdelen registreren in allerlei verschillende databronnen. Veel van de uitdagingen die we nu tegenkomen, zullen we ook tegenkomen als we de informatie van andere organisatieonderdelen willen gaan ontsluiten.’ Daarom werkt IenW momenteel aan een overzicht waarin de onderwerpen per organisatieonderdeel in kaart worden gebracht.
Rijksdashboard
Uiteindelijk moeten alle departementen gegevens aanleveren voor een Rijksdashboard informatiehuishouding. Ramsamoedj: ‘We kunnen niet zomaar onze gang gaan, we moeten niet te veel afwijken van wat er straks rijksbreed wordt gevraagd. Er liggen uitdagingen op het vlak van zowel definities als KPI’s. De rijksbrede KPI’s zijn nog niet bepaald. Wij wachten er ook niet op, want we zijn inmiddels een jaar actief met informatie betreffende de operationele dashboards bezig. Tegelijk wil je ook niet al te ver vooruitlopen, want we willen straks wel kunnen aansluiten bij de informatiebehoefte van het rijksbrede dashboard. We doen nu datgene waar IenW behoefte aan heeft en waarvan we weten dat deze informatie rijksbreed gevraagd gaat worden.’
Dit artikel verscheen eerder in het OD Magazine ‘In het hart van het beleid’
Respect voor jullie uitdaging. Voor je het weet bouw je het dashboard van de JSF op een zeepkist. Waarop stuur je als je geen businessarchitectuur hebt? Vooruitkijkend in de achteruitkijkspiegel op basis van Business Intelligence met onduidelijke data?
Waar begint en eindigt je organisatie? Hoe ga je om met open vragen die data exploratie nodig hebben ipv data bevraging? Wel nodig qua datavoortbrengings-ketenverantwoordelijkheid (AVG), nog los van NIS2 en de golf EU datatransparantie-regelgeving in 2023. Dat wringt een serieuze capability/maturity gap. Wat wel kan helpen is veel modulairder denken rond data eigenaren, data consumenten en data leveranciers binnen een netwerk van identiteit bepaling en autorisatie registraties.
Een dashboard is dan slechts een presentatielaag uiting van je data, geen doel.
Dan kun je niet alleen granulair je databron met bijbehorende datakwaliteit helpen identificeren, maar ook fijnmazig analyses maken naar vraag en niet naar KPI.
Vb ishare.eu in combi met fiware contextueel informatie management biedt daarin niet alleen frisse pragmatische mogelijkheden, maar dwingen ook tot het stellen van de juiste vragen. Een KPI heeft geen zin als je een organisatie toch niet kan sturen, zeker niet op lousy data en zeker niet zonder business architectuur, omgekeerd is herleidbaar goede data prima te combineren onder heldere ontwerpprincipes met content agnostische context verificatie. Gaaf dat mensen hiermee bezig zijn.