Abstracadabra: ICT voor verwarde mensen

ICT is abstract en daardoor moeilijk. Gelukkig zit in alles een patroon, ook in denkfouten. Herken het patroon en moeilijke ICT-dingen worden opeens helder. Hier een oefening in abstract denken, beperkt tot het probleemgebied ‘centraal versus decentraal’, met als uitsmijter een uitdagende en actuele casus.

Echt gebeurd. Ergens vorige eeuw. Een adviesklusje voor een luchtvaartmaatschappij te Amstelveen. Probleem: het ophoesten van maandcijfers duurt te lang. De bedrijfsfilosofie is ‘alles decentraal’, dus doet elke business unit zijn administratie op een eigen computer. Na de maandafsluiting komen overal vandaan bestanden aanzeilen die moeten worden geconsolideerd en dat kost tijd.

Ik werk me in en meld de opdrachtgever dat zijn informatie niet klopt. Alles dat er toe doet is namelijk centraal geregeld. Er is één vast grootboekschema. Ja, er zijn 27 computers: allemaal dezelfde met hetzelfde boekhoudpakket. De decentralisatie is schijn en leidt alleen maar tot hoge ICT-kosten en datarondpomperij. De opdrachtgever concludeert: bedrijfsbreed rapporteren is een centrale taak die wordt gehinderd door gestandaardiseerd decentrale uitvoering. Kort daarna zijn de lokale computers exit, zijn de data gemigreerd naar het mainframe en ligt de rapportage prompt na de maandafsluiting bij de concerncontroller.

De mensen bij de KLM waren niet dom. Ze waren verdwaald in de brij van objecten en concepten die ICT heet. Ze maakten het soort denkfout dat alles des ICT kenmerkt, de abstractiefout. Ze zagen losse computers en dachten dat ze decentraal georganiseerd waren.

Nu een actuele overheidscasus: de ICT-toegangsautorisatie tot overheidsgebouwen en bedrijfsapplicaties, het programma Rijkspas. Er komt één centraal Rijkspassysteem waarin alle overheidsorganisaties ‘hun’ mensen registreren. Ambtenaren (en inhuurvolk) krijgen één Rijkspasje en hun toegangsrechten tot gebouwen en applicaties worden overheidsbreed bijgehouden.

Aan de slag! We stellen onszelf de KLM-vraag: “Is de essentie van het probleem centraal of decentraal?” Antwoord: natuurlijk decentraal! Individuele overheidsorganisaties huren mensen in. Zij beslissen over de toegangsrechten en administreren deze. Hoort u de KLM buzzer afgaan? Een centraal systeem voor een in essentie decentraal probleem? Is er ergens een business case? Het antwoord blijkt expliciet negatief, getuige ook dit ontluisterende artikel uit 2010. Citaat: “Er is geen business case.” Uiteraard loopt het Rijkspasproject financieel flink uit de hand. Net als bij KLM is een (de?) grondoorzaak een abstractiefout. Hier is sprake van schijncentralisatie, de inverse KLM-casus. Het probleem is natuurlijk niet die Rijkspas op zich (hartstikke handig) maar het feit dat alles opgehangen wordt aan een centrale database die weer moet sporen met de personeelsadministraties en applicaties van de onderliggende organisaties. (Wie ‘P-Direkt’ zegt is af.)
Die centrale database draait natuurlijk op een centrale server. We pompen dus geld in een principieel kostbaar en nodeloos complex centraal systeem en bieden hackers en buitenlandse machten de mogelijkheid om straks de complete overheid lam te leggen. Goed werk! Een decentraal probleem dat vraagt om standaardisatie – één pas die door meerdere organisaties kan worden beschreven vanuit hun eigen administratie – wordt aangepakt door volledige centralisatie. De verwarring regeert. Ondertussen meldt Wikipedia vrolijk dat het eigenlijk gaat om centraal greep te krijgen op externe inhuur. Zei daar iemand ‘disproportioneel’?

De KLM en Rijkspas cases zijn natuurlijk easy pieces. Dan nu een moeilijke: de (gemoderniseerde) GBA. Ik schets hier alleen het centraal/decentraal probleem (even geen gezeur over het programma) en laat de oplossing voor nu over aan de lezer.

De huidige GBA-situatie, is hybride: decentraal met een centrale ‘overlay’. Gemeenten administreren hun burgers. Dat werkt niet perfect omdat er een intergemeentelijke (centrale) component bestaat. Gebeurtenissen als verhuizingen en overlijden vergen mutaties in meerdere lokale administraties. Burgers worden decentraal geadministreerd maar centraal ‘gedefinieerd’ (landelijk BSN) en afnemers willen één centrale administratie zien.

De prijs van de decentralisatie is veel intergemeentelijk berichtenverkeer en allerlei gedoe om snel toegang te krijgen tot de totale bevolkingsadministratie. Dit laatste probleem is gepatcht door middel van de GBA-V, in essentie een centrale kopie van alle lokale GBA’tjes. Het bestaande GBA-stelsel is dus een hybride decentraal-centraal constructie.

Komt het programma mGBA. Dat kiest schijnbaar voor een volledig centrale opzet, technisch en conceptueel: één BRP vervangt zowel de GBA-V als de lokale bevolkingsadministraties. Feiten worden maar op één plek in één databank vastgelegd en zijn altijd actueel en consistent. Waarom een BRP en niet de reeds centrale GBA-V doorontwikkelen? Dat kan niet: de GBA-V is een vergaarbak van lokale persoonsgegevens. Technisch centraal maar conceptueel versnipperd. Best moeilijk, ICT.

Komen de BZK-wetgevingsjuristen. Die verbieden recent doodleuk het eenmalig registreren van feiten. Middenin een groot ICT-project! Werkveld niet blij maar blijven loyaal. En de ICT’ers mogen aan de slag met een complexe tussentijdse verbouwing.

Komt over vele jaren de datamigratie van de locale GBA’s naar de centrale BRP. Die is véél complexer dan synchronisatie met de conceptueel decentrale GBA-V kaartenbak. Die moet je eigenlijk snel doen maar wordt achterin het programma geplaatst. Dat wordt straks een ‘onverwachte’ tegenvaller.

Komen de zogenaamde ‘burgerzaken modules’. Die blijven gemeentelijk/decentraal maar worden opgehangen aan de centrale BRP. Ook straks blijft de ICT bedrijfsvoering van de gemeenten dus hybride – niet meer decentraal/centraal maar centraal/decentraal, laten we zeggen ‘plug-in hybride’. Dat is helemaal niet hetzelfde. Het betekent bijvoorbeeld dat naast de afnemers ook alle gemeenten de loketten kunnen sluiten als de BRP eruit ligt, maar zoiets gebeurt gelukkig nooit. En jawel: sommige gemeenten willen een technisch decentrale kopie van ‘hun’ deel van de centrale BRP. En men wil ook transacties kunnen doorvoeren als de BRP eruit ligt. Techniek lost alles op.

Komen de vele niet-gemeentelijke afnemers van de BRP. O wacht, die komen ergens helemaal achteraan. Zij krijgen een BRP die nauwelijks meer informatie bevat of meer kan dan de huidige GBA-V Full Service, de GBA-vergaarbak aangevuld met mutatieberichten. Ze mogen natuurlijk wel al hun GBA-aansluitingen vervangen, maar daar staat tegenover dat hun privé GBA-kopietjes kunnen voortbestaan. De registratie van persoonsgerelateerde informatie die thuishoort in een moderne basisregistratie van personen – denk aan contactgegevens, relaties met overheden, buitenlandse BSN’s, terugmeldingen, etcetera – komt er niet in. Echte moderniseringsinitiatieven zijn passé. De informatieinhoud van de BRP blijft die van de Napoleontische persoonskaart, verpakt in blablabla.

De centraal/decentraal constructen rond de mGBA vormen een fascinerende mix van conceptuele verwarring, bestuurlijke verkokering, juri-suboptimalisatie en techno-schijnbewegingen. Sommige ICT-constructen zoals de GBA zijn intrinsiek moeilijk. Maar wie abstractieniveaus kan onderscheiden – centraal en decentraal om te beginnen – ziet opeens de bestuurlijke en pseudo-technische mist optrekken. Je hoeft geen ICT’er te zijn om de opzet van een ICT-programma te beoordelen. Gezond verstand en vermogen tot abstract denken voldoen.

Genoeg geoefend. De overheid is de KLM niet dus er zijn vast nog veel meer abstracadabra ICT projecten dan Rijkspas en mGBA.

We zoeken zes miljard euro. Happy Hunting!

Dr René Veldwijk is partner bij de Ockham groep. Hij is een van de vier leden van de externe klankbordgroep die de Tijdelijke Commissie ICT bij haar werk ondersteunt. Hij schrijft deze bijdrage op persoonlijke titel en heeft zich binnen de commissie ICT verschoond van betrokkenheid bij dit dossier.