Er gaat veel mis met de systemen die ministeries gebruiken voor het registreren en archiveren van informatie. Dit valt te lezen in een advies van het Adviescollege ICT (AcICT). De systemen zijn niet gebruiksvriendelijk, het bewaren en vernietigen van informatie verloopt moeizaam, en de samenwerking tussen verschillende systemen is problematisch.
Woo-verzoeken duren te lang
Volgens AcICT zorgen de systemen van vier ministeries – Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) – ervoor dat informatieverzoeken van burgers door de gebrekkige systemen niet op tijd kunnen worden afgerond. Daarnaast blijkt uit het advies dat de ministeries zich momenteel niet aan de Archiefwet houden. De vier ministeries zijn aangewezen als ‘kopgroepdepartementen’ werken onder de naam ‘Beter Samen Werken’ aan verbetering, maar tot nu toe lijkt hun aanpak niet geschikt.
Aanpak te risicovol
Hoewel het Adviescollege aangeeft dat dit initiatief de rijksbrede ambitie ondersteunt, stelt het dat het huidige programma deze ambitie niet zal realiseren omdat de basis daarvoor ontbreekt. Het is onzeker of er een werkbare oplossing zal komen, omdat de aanpak nu te risicovol is.
Veiligheid niet goed onderzocht
AcICT schrijft in het advies dat er een scherpe analyse van de knelpunten in de huidige systemen ontbreekt. Een mogelijke oplossing voor deze knelpunten is nog niet uitgewerkt. Ook is de meerwaarde van de nieuwe werkwijze niet beproefd in concrete praktijksituaties. Bovendien is de doelarchitectuur nog onvolledig en te globaal. Verder bestaan er zorgen over de digitale veiligheid van de beoogde ICT-voorziening. Een van de pijlers van deze nieuwe ICT-voorziening is Microsoft 365, met de MS Teams-applicatie in een publieke cloudomgeving. “Hiervan is bekend dat de overheid van de Verenigde Staten kan meekijken.” Een risicoafweging ontbreekt, en mogelijke maatregelen zijn onvoldoende in beeld gebracht. Wel is er een aanvullend onderzoek gestart, maar de resultaten hiervan waren voor AcICT nog niet beschikbaar.
Beheer onduidelijk
Tot slot plaatst AcICT vraagtekens bij de verdeling van de verantwoordelijkheden voor het beheer. Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de integratie van de verschillende bouwblokken van de vernieuwde IT-voorziening, en voor de doorontwikkeling, het onderhoud en het beheer.
Rijksbrede besturing inrichten
Het Adviescollege adviseert de minister van BZK om in te zetten op een stapsgewijze convergentie naar rijksbrede dienstverlening. Hiervoor moet eerst een stevige basis worden gelegd door een rijksbrede besturing in te richten, zodat partijen hun verantwoordelijkheid kunnen nemen en de rijksbrede ambitie verder kan worden geconcretiseerd. De vier ministeries wordt geadviseerd om eerst de gekozen oplossingsrichting te valideren voordat een aanbesteding wordt gestart, en direct te beginnen met het realiseren van concrete verbeteringen binnen de huidige omgeving.
Lees ook:
Vanuit onderzoek naar de problemen van de toeslagenaffaire bleek dag ongelijke informatie posities de kern van get probleem was. Er is daarna een oplossing ontwikkeld die deze gewenste informatiegelijkheid mogelijk maakt, zowel binnen de overheid zelf (tussen domeinen) als tussen de betrokken burger en zijn overheid.
Dit was echter alleen mogelijk als ook direct ‘bronarchivering’ wordt ingevoerd over alle gebruikte content en zaak systemen heen, opdat vrijgegeven informatieproducten (van brief tot chatbericht) direct en onveranderlijk worden ‘gearchiveerd’ en deelbaar zijn.
Met ArQiver is een werkende oplossing voorhanden, die niet alleen voor de toeslagen affaire zal helpen, maar ook helpt bij WOO-verzoeken en de nu weer nieuwe WIA affaire bij het UWV. Daarnaast wordt gelijk voldaan aan de nieuwe archief wet en door individuele identificatie van zowel behandelend ambtenaar als betrokken burger alle huidige privacy eisen.
Enorm veel vliegen zijn in één klap op te lossen met het (gaan) gebruiken van het nieuwe ArQiver. Gezien alle andere uitdagingen van onze overheid, lijkt mij het snel met beide handen oppakken van deze oplossing, een ‘no-brainer.
De kop en de inleiding op het artikel zijn feitelijk onjuist. De ACICT citeert uit de eigen bevindingen van de departementen waar het gaat om de compliance en gebruiksvriendelijkheid van de huidige systemen. Die bevindingen liggen ten grondslag aan de behoefte tot vernieuwing en convergentie. maar zijn geen conclusie van de ACICT. ACICT heeft die systemen niet gereviewd, maar wel het programma BSW. De stevige conclusies zijn op zichzelf een vette kop waard.
Beste Nienke,
Bedankt voor de reactie. Ik heb inmiddels het een en ander aangepast om een onjuiste interpretatie te voorkomen.