Jacqueline Rutjens, directeur van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), is initiatiefnemer van de Actieve openbaarmaking. “Dit onderwerp raakt steeds weer het nieuws. Het leeft! De overheid maakt nu al veel informatie actief openbaar; ambtenaren zijn trots op hun werk en willen de samenleving daar graag bij betrekken. Maar wordt die informatie ook gevonden?”
Jacqueline Rutjens, directeur van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI)
Al in 2012 adviseerde de Raad voor het openbaar bestuur: ‘Gij zult openbaar maken’. Belangrijk doel van actieve openbaarmaking is het vergroten van het vertrouwen van de burgers in de overheid. Vertrouwen dat onder druk staat; denk maar aan de toeslagenaffaire. De burger moet beter geïnformeerd worden en dat vraagt om een actieve houding van de overheid bij het openbaar maken van alle overheidsinformatie waarvoor geen geheimhoudingsplicht geldt. En actieve openbaarmaking veronderstelt en vereist een goede informatiehuishouding, legt Rutjens uit. “De overheid heeft informatie in beheer. Die moeten we altijd kunnen terugvinden en gebruiken om onszelf te verbeteren. Daarbij moet de ontvanger van informatie centraal staan. Dát is duurzame, digitale informatiehuishouding.” Tijdens de implementatiefase van de actieve openbaarmaking wordt vooral van elkaar geleerd, constateert Rutjens. “Wat lukt goed, wat is ingewikkeld en wat kan de ene organisatie van de andere organisatie leren? De Dag van de Actieve Openbaarmaking bijvoorbeeld, die komt voort uit de organisaties zelf.
“Nog steeds besteden wij ambtenaren veel tijd aan het zoeken naar informatie.”
Het RDDI ontstond twee jaar geleden omdat ministeries en andere rijksonderdelen hulp vroegen bij het inrichten van hun informatiehuishouding. “Nog steeds besteden wij ambtenaren veel tijd aan het zoeken naar informatie. Dus als we onze informatie op orde hebben, scheelt dat werk. Plus: een goede informatiehuishouding maakt het makkelijker om verantwoording af te leggen. Als de juiste informatie duurzaam en toegankelijk is vastgelegd, is het handelen van de overheid later makkelijk te reconstrueren. Dat betekent bijvoorbeeld een snellere afhandeling van Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur). Daarbij is het belangrijk dat we in onze genen hebben dat de ontvanger van de informatie centraal staat.”
“Ambtenaren vinden het over het algemeen geen probleem om hun werk openbaar te maken”, vervolgt ze. “Maar waar en hoe vinden ze de laatste informatie als ze bijvoorbeeld een Wob-verzoek krijgen? We verdrinken bijna in de data. Het is de doelstelling van het RDDI om het bewaren en vinden van data makkelijker te maken. Die laatste nota, die ene e-mail of dat ene app-bericht.”
Goed bewaard
Ambtenaren moeten informatie dus goed bewaren, vastleggen en gebruiken. “Daar is misschien niet iedereen zich altijd van bewust. Zeker in deze tijden van thuiswerken door het coronavirus. ”Het RDDI maakt onder meer tools voor e-mailarchivering en websitearchivering. Zo hebben we bijvoorbeeld de campagne ‘Goed bewaard’ ontwikkeld.” Deze rijksbrede campagne over werken met overheidsinformatie heeft als boodschap: alle informatie waar je mee werkt is nu en in de toekomst belangrijk voor jezelf, voor collega’s én voor Nederland.
“Actieve openbaarmaking kan meer geautomatiseerd worden. Dan zijn sommige Wob-verzoeken wellicht niet eens meer nodig”, zegt Rutjens. Zo maakte het RDDI onder meer de ‘Handreiking Actief openbaar maken doe je zo’. Ook is er een platform voor geautomatiseerde openbaarmaking.
Vooruitkijkend naar de volgende Dag van de Actieve Openbaarmaking besluit Rutjens: “Hopelijk zeggen journalisten en andere burgers dan ‘Gelukkig, we kunnen het vinden!”
Bekijk het iBestuur College Futureproof informatiehuishouding waarin Jacqueline Rutjens een toelichting geeft op het belang van informatiehuishouding.
