Zes gemeenten in het Rijk van Nijmegen werken samen in hun IT. De ambitie is te groeien naar een regionale informatiedienst. Samenwerking levert gemeenten veel op, zo is hun ervaring. Wat directeur Anton van Gemert betreft, zou gemeentelijke samenwerking in het algemeen nog wel veel verder mogen gaan.
Op de recente algemene ledenvergadering van de VNG namen gemeenten het voorstel ‘Samen Organiseren’ aan. Dit is een werkwijze waarin gemeenten vergaand samenwerken, zoals gezamenlijk inkopen en het standaardiseren van processen. Dat heeft grote gevolgen voor onder meer de informatievoorziening. Waar gemeenten nu vooral zelf software en hardware aanschaffen en beheren, gaan ze dat straks collectief doen. De informatievoorziening, maar ook de bijbehorende processen, wordt daarmee gestandaardiseerd en dat levert gemeenten voordeel op. Als één opdrachtgever kunnen ze betere afspraken maken over kwaliteit, kosten en ook standaarden beter afdwingen.
Goede contacten
Hoe dit kan werken wordt duidelijk in het Rijk van Nijmegen. Zes gemeenten (Berg en Dal, Beuningen, Druten, Heumen, Mook en Middelaar, Nijmegen en vanaf 2018 ook Wijchen) werken daar nauw samen in één IT-organisatie. De organisatie beheert op dit moment vooral de IT-infrastructuur, maar wil toegroeien naar een regionale informatiedienst. Anton van Gemert, directeur ICT-samenwerkingsverband Rijk van Nijmegen, vertelt waarom deze gemeenten samenwerken. Eén aanleiding was een praktische: “Alle zes gemeenten hadden hun IT goed voor elkaar, maar zij voorzagen wel problemen. Zo had één gemeente twee FTE voor IT-beheer, maar één daarvan zou met pensioen gaan. Een andere gemeente had maar één IT-beheerder. Als je dan ziet wat er op gemeenten afkomt… Zij wisten dat zij dit niet zouden volhouden. De onderlinge contacten in de regio waren al goed, dat maakte de stap naar samenwerking makkelijker. In 2011 besloten de gemeentesecretarissen dat ze meer wilden samenwerken, om te beginnen met gezamenlijke inkoop en ICT.”
Gelijke salarissen
De gemeenten kozen voor een modulaire gemeenschappelijke regeling, voor alle huidige en toekomstige samenwerkingsverbanden. “Er dreigde een wildgroei te ontstaan door alle samenwerkingsplannen die er waren. Door alles onder te brengen in deze vorm, voorkom je bestuurlijke drukte en onnodige overhead.” De IT-organisatie is nu een onderdeel van deze gemeenschappelijke regeling, die in 2014 werd opgericht. Alle IT’ers van de deelnemende gemeenten gingen over naar de IT-organisatie, in totaal 97 FTE. De salarissen bleven gelijk, ook die van het management, vertelt Van Gemert. “We hebben in ons bedrijfsplan afgesproken dat de dienstverlening in ieder geval op hetzelfde niveau zou blijven en niet duurder zou worden. Het was ook geen bezuinigingsopdracht. Dat hebben alle deelnemende gemeenten nadrukkelijk uitgesproken.”
Heldere ambitie
ICT Rijk van Nijmegen begon met het beheer van de infrastructuur: het netwerk, de servers, computers en telefonie. Werkplekken werden gestandaardiseerd en worden gecentraliseerd beheerd vanuit één datacenter. “Het was een bewuste keus om hiermee te beginnen, want deze activiteiten hebben een laag politiek profiel. De politiek is niet geïnteresseerd in welk merk computers we gebruiken. Als ze het maar doen.” Het samenwerkingsverband zal echter verder gaan, daarover zijn de partijen vanaf het begin helder. “Het staat duidelijk in ons bedrijfsplan: ICT Rijk van Nijmegen is de eerste stap op weg naar de regionale Informatiedienst Rijk van Nijmegen.” Deze bewuste keus, die wordt gedragen door de deelnemende gemeenten, is volgens Van Gemert wat dit samenwerkingsverband onderscheidt van andere gemeentelijke IT-shared service centers. “We willen groeien naar een informatiedienst. Dat betekent dat wij ervoor zorgen dat de gemeenten op het juiste moment de juiste informatie krijgen voor hun processen. Bijvoorbeeld een aanslag onroerendezaakbelasting of een vergunning. Wij zorgen er dan voor dat alle technologie die daarvoor nodig is, is geregeld. Zoals de aansluiting op de landelijke registraties.”
Door alles onder te brengen in deze vorm, voorkom je bestuurlijke drukte en onnodige overhead
Zo ver is het nog niet: “We doen nu het beheer van de IT-infrastructuur en een aantal applicaties. We implementeren de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), het infrastructurele deel daarvan, voor alle gemeenten. We sluiten gemeenten aan op govroam. De applicaties die straks beschikbaar komen voor de Omgevingswet, zullen we waarschijnlijk gaan beheren. Langzaam schuift het op van beheer van de harde infrastructuur naar applicaties en advies.” De aangesloten gemeenten doen inmiddels ook ‘eerste pogingen’ om een regionaal I&A-beleid te formuleren, vertelt Van Gemert: “Dat is ook logisch, want iedereen is zo’n beetje met hetzelfde bezig: hoe gaan we de Digitale Agenda realiseren naar 2020? Hoe zorgen we ervoor dat we in ons aanbod van online dienstverlening meekomen? Dat kunnen we beter samen doen.”
Investeren
Een belangrijke succesfactor voor deze samenwerking is dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over investeringen, vertelt Van Gemert: “We legden vast dat we niet alleen de exploitatiekosten, maar ook de investeringen overnamen. Daardoor hoeven we niet elke keer onze hand bij de gemeenten op te houden.” ICT Rijk van Nijmegen investeert nu jaarlijks anderhalf miljoen euro in regionale infrastructuur, waarbij soms de ene en soms de andere gemeente profiteert. “Dat gaat in goed onderling overleg.” De samenwerking levert op dit vlak voordeel op. Zo is een door nieuwbouw overbodig geworden wifi-netwerk naar een andere gemeente gegaan. En kon een gemeente die op het punt stond om haar lokale hardware te vernieuwen, terecht op de server van een andere gemeente die virtuele ruimte over had. “In een weekend zijn alle applicaties overgezet en daarna werkte het. Dat heeft die gemeente vele tienduizenden euro’s bespaard. Als je het samen doet, dan kun je elkaar op deze manier helpen.”
Meer samenwerken
Het lijkt Van Gemert evident dat meer gemeenten op deze manier gaan samenwerken. “We zijn allemaal met hetzelfde bezig. Het kost een hoop geld als we dit als gemeenten allemaal voor zich doen. Als gemeenteambtenaar begrijp ik het argument dat je je eigen identiteit wilt behouden nog wel, maar heb je het de burger gevraagd? Wat heeft die eraan dat het aanvragen van een bouwvergunning in de ene gemeente totaal anders gaat dan in een andere gemeente?” De samenwerking in het Rijk van Nijmegen is een goed begin, besluit hij. “Het is fijn dat we ons eigen datacenter hebben. Maar het zou nog veel mooier zijn als we landelijk een paar datacenters hebben voor de héle overheid, inclusief gemeenten. Dan zal het IT-werk op den duur bij gemeenten flink veranderen, ook bij ons. De focus zal steeds meer gericht worden op het toegroeien naar een regionale informatiedienst.”
