Het actief openbaar maken van informatie bevordert het beeld van de overheid als betrouwbare instantie, een goede digitale informatiehuishouding is een absolute voorwaarde. Systemen en procedures zijn belangrijk, maar succes staat of valt bij het gedrag van de ambtenaar zelf, blijkt uit onderzoek in opdracht van RDDI en Open Overheid
Voor zo’n 60% van de medewerkers is het direct, op de juiste plaats opslaan van beleidsstukken een gewoonte. | Beeld: Shutterstock
Dienst Publiek en Communicatie (DPC), onderdeel van het ministerie van Algemene Zaken is gevraagd om te adviseren over de wijze waarop intern winst te behalen valt als het gaat om informatiehuishouding en openbaarmaking. DPC maakt hierbij gebruik van een CASI-traject waarbij op een gestructureerde manier gedrags- en doelgroep-inzichten worden verzameld op basis waarvan interventiesuggesties kunnen worden gedaan. Onderdeel van dit traject is kwalitatief en kwantitatief marktonderzoek onder rijksmedewerkers. Aan medewerkers zijn vragen gesteld over de eigen kennis, houding en gedrag. Bij de vragen aan de managers lag het accent op het aansturen van hun team(s) op omgaan met informatie en het actief openbaar maken daarvan.
Belangrijkste resultaten
De wetenschappelijke gedragstheorie die ten grondslag ligt aan de CASI-aanpak veronderstelt dat er 9 factoren zijn die het menselijk gedrag verklaren.
Op deze 9 gedragsbepalers zijn de volgende resultaten gevonden:
- Weerstand: er is sprake van enige weerstand tegen het direct opslaan van informatie, soms vinden medewerkers dat het veel moeite kost. Ook bij een derde van de managers wordt weerstand geconstateerd. Bij 1 op de 3 is spraken van scepsis. Het sturen op direct opslaan zou niet leiden tot een transparantere overheid.
- Zelfbeeld: driekwart van de medewerkers hecht belang aan transparantie en openbaarheid van overheidsinformatie. Het past ook bij het ambt. Bijna 60% van de managers vindt dat het sturen hierop past bij modern management.
- Automatische reacties: voor zo’n 60% van de medewerkers is het direct, op de juiste plaats opslaan van beleidsstukken een gewoonte. Bij het opslaan van e-mails en stukken van derden is dat minder vaak het geval. Daar wordt door de managers ook minder op gestuurd.
- Emoties: Direct opslaan geeft sommige een tevreden, gerustgesteld gevoel. Het zorgt echter (bij anderen) voor irritatie en frustraties.
- Sociale omgeving: Als collega’s direct opslaan, doet de medewerker dat zelf ook vaker. Er wordt nog weinig over gesproken in teams. Ook voor managers geldt dat als collega’s sturen op ‘direct opslaan’ zij ook meer gemotiveerd zijn om dit te doen.
- Fysieke omgeving: Hulpmiddelen voor goed informatiebeheer zoals handboek met richtlijnen, helpdesk, etc. zijn (lang) niet voor iedereen beschikbaar. DMS blijkt als gebruiksonvriendelijk ervaren te worden door medewerkers.
- Kunnen: Medewerkers vinden dat ze behoorlijke controle hebben over het verwerkingsproces, echter 1 op 3 zegt het moeilijk te vinden om informatie direct op te slaan. Slechts 45-55% van de managers vindt dat ze voldoende weten van de regels en richtlijnen om hun team hier goed op te kunnen aansturen.
- Kennis: De meeste medewerkers weten dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het opslaan van informatie, maar zijn vaak niet bekend met de lijsten die aangeven welke informatie wel en niet moet worden opgeslagen. Het kennisniveau van managers ligt iets hoger dan dat van medewerkers
- Houding: Het nut van het direct opslaan staat nauwelijks ter discussie, dat draagt positief bij aan het direct opslaan van informatie. Erop sturen kan volgens veel managers bijdragen aan het voorkomen van problemen.
