Hoe beheer en controleer je welke bestanden je hebt gedeeld? Integratie met Microsoft O365 helpt je om al je content op één plek te bewaren en eenvoudig te delen met de juiste personen, zowel intern als extern. Bovendien wordt met de integratie van O365 met je zaakbeheersysteem het omslachtige afstemmen van informatie binnen en buiten het zaakbeheersysteem verleden tijd.
O365 integreren met je CMS voor naadloze zaakbehandeling in de publieke sector
Binnen het openbaar bestuur is het efficiënt beheren van zaken en het waarborgen van compliance van groot belang. De traditionele aanpak, waarbij een apart Case Management Systeem (CMS) wordt gebruikt naast O365 voor kantoortaken, leidt echter vaak tot uitdagingen zoals dubbele inspanningen, incomplete dossiers en complianceproblemen. In dit artikel bespreken we het belang van het integreren van O365 met je CMS voor naadloze zaakbehandeling, en de voordelen en praktische overwegingen voor organisaties in de publieke sector.
Het traditionele Zaakbeheersysteem
Traditioneel vertrouwen overheidsorganisaties op een case management systeem om compliance te waarborgen en volledige dossiers bij te houden. De geïsoleerde implementatie van deze systemen leidt echter vaak tot inefficiënties. Zaakbehandelaars zijn vaak handmatig informatie van O365 naar het CMS aan het kopiëren, wat fouten en vertragingen in de afhandeling van zaken veroorzaakt.
De rol van O365 in kantoortaken
O365 is onmisbaar geworden in kantooromgevingen en ondersteunt diverse taken zoals e-mailcommunicatie, documentcreatie en samenwerking. Het beheren van zaken binnen O365 kan echter uitdagingen opleveren door verspreide informatie over verschillende applicaties.
De noodzaak van integratie
Om deze uitdagingen aan te pakken, is het integreren van O365 met je CMS een effectieve oplossing. Door de kloof tussen deze systemen te overbruggen, kunnen organisaties hun zaakbehandelingsprocessen stroomlijnen, dubbele inspanningen verminderen en de gegevensnauwkeurigheid waarborgen. Met een volledig geïntegreerd systeem hebben zaakbehandelaars direct toegang tot relevante informatie binnen het CMS, wat productiviteit en compliance bevordert.
Voordelen van volledige integratie
De voordelen van het integreren van O365 en een CMS zijn talrijk. Real-time samenwerkingsmogelijkheden stellen teams in staat om naadloos te werken over applicaties heen, wat efficiënte communicatie en besluitvorming bevordert. Geautomatiseerde datasynchronisatie zorgt ervoor dat informatie consistent blijft over platforms, waardoor het risico op discrepanties wordt geëlimineerd. Gecentraliseerd documentbeheer vereenvoudigt het organiseren en terugvinden van bestanden, wat de algehele gebruikerservaring verbetert.
Uitdagingen overwinnen en implementatieoverwegingen
Het implementeren van een integratie tussen O365 en je CMS vereist zorgvuldige afweging van verschillende factoren en het toepassen van geschikte strategieën die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie.
Hier zijn drie veelvoorkomende situaties:
- Gebruik van CMS InBox of klantportaal voor vereenvoudigde communicatie: In scenario’s waarin volledige O365-functionaliteit niet nodig is voor communicatie met externe partijen, kunnen organisaties alternatieve oplossingen van het CMS benutten. Een voorbeeld van een InBox-functie is xECM DigiGov van OpenText. Dit biedt een veilig en gecentraliseerd platform voor e-mailcommunicatie binnen de context van een zaak. Hierdoor kunnen zaakbehandelaars communiceren met externe partijen zonder uitgebreide O365-functionaliteit. Alternatief kunnen organisaties een klantportaal inzetten om communicatie en samenwerking met externe stakeholders in een gecontroleerde en veilige omgeving te faciliteren.
- Gestructureerde samenwerking met xECM en Teams: Voor zaken die gestructureerde mappen vereisen en samenwerking met externe stakeholders nodig hebben, kan het gebruik van xECM in combinatie met Teams zeer effectief zijn. Deze integratie stelt teams in staat samen te werken aan zaakinhoud binnen Teams-kanalen die specifiek voor elke zaak zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld: overheidsinstanties die complexe regelgevingszaken behandelen, kunnen xECM met Teams gebruiken om samen te werken met externe juridische experts en stakeholders, waardoor naadloze informatie-uitwisseling en samenwerking mogelijk wordt, terwijl compliance behouden blijft.
- Teams-content verbeteren met CMS-functionaliteit: In scenario’s waarin content binnen Teams-mappen ontstaat, zoals bij het ontwikkelen van nieuw beleid, ontstaat vaak de behoefte aan extra structuur en CMS-functionaliteit naarmate het project vordert. Aanvankelijk gebruiken teams Teams om informatie vast te leggen, maar naarmate meer stakeholders betrokken raken, wordt CMS-functionaliteit noodzakelijk. Dit omvat formele sjablonen, review- en approval workflows, formele handtekeningen en bewaarbeleid. Bijvoorbeeld: een overheidsinstantie die nieuw beleid ontwikkelt, kan beginnen met brainstormen en documenteren binnen een Teams-map. Naarmate het beleid evolueert en reviews en goedkeuringen plaatsvinden, wordt het integreren van CMS-functionaliteit bovenop de Teams-structuur essentieel om te voldoen aan regelgeving en efficiënt documentbeheer te waarborgen.
Door deze implementatiestrategieën toe te passen en de mogelijkheden van beide systemen te benutten, kunnen organisaties de uitdagingen van het integreren van O365 en een CMS effectief aanpakken, en zo naadloze samenwerking, compliance en efficiëntie in zaakbehandelingsprocessen realiseren.
OpenText DigiGov
OpenText DigiGov biedt alle functionaliteit om te integreren met O365, wat enorme mogelijkheden biedt voor het revolutioneren van zaakbeheer in de publieke sector. Door deze innovatieve aanpak te omarmen, kunnen organisaties processen stroomlijnen, compliance verbeteren en uiteindelijk betere resultaten voor burgers behalen. Oplossingen zoals OpenText DigiGov bieden op maat gemaakte integratieoplossingen, specifiek ontworpen voor de unieke behoeften van overheidsinstanties. Het is tijd voor overheidsorganisaties om de toekomst van zaakbeheer te omarmen en het volledige potentieel van geïntegreerde systemen te benutten.
Voor verdere verdieping over modern zaakbeheer in de publieke sector, lees ons e-book. Neem contact met ons op voor meer informatie over het integreren van O365!
