Bij de implementatie van een nieuw softwarepakket kunt u tegen problemen aanlopen, zoals onduidelijke verwachtingen, te weinig draagvlak of weerstand tegen de verandering. Een goed implementatieplan helpt u om duidelijkheid te bieden, risico’s te verminderen en de kans op een succesvolle implementatie te verhogen.
Het implementatieplan
Een succesvolle implementatie bestaat uit de volgende 10 stappen:
1. Creëer een visie en stel doelen
Bepaal wat u als organisatie wil bereiken aan de hand van een visie en doelstellingen. Maak doelstellingen meetbaar door te werken met KPI’s. Hierdoor kunt u doelstellingen tijdens het proces evalueren en bijsturen.
2. Bepaal de scope
Een scope verwijst naar de grenzen en reikwijdte van het project, waarbij u bepaalt welke activiteiten, processen, afdelingen en doelen wel of niet binnen het implementatieplan vallen. Zorg dat de scope realistisch blijft en dat het
past binnen de beschikbare tijd en middelen.
3. Maak een realistische planning
Maak een duidelijk tijdschema met belangrijke mijlpalen. Onder mijlpalen vallen ook deelopleveringen. Hierbij stelt u de eis dat de leverancier elke 2 tot 3 weken een deel werkende software oplevert.
4. Stel een duidelijk beleid op
Het beleid moet duidelijk maken hoe u de implementatie uitvoert. Denk hierbij aan gedragscodes en technische protocollen. Gedragscodes gaan over verwachtingen rondom samenwerking, communicatie en professioneel gedrag. Technische protocollen gaan bijvoorbeeld over gegevensmigratie, beveiliging, back-up en technische ondersteuning.
5. Betrek de organisatie
Tijdens een implementatie krijgt u te maken met verschillende afdelingen en belanghebbenden. Maak een duidelijke organisatiestructuur waarin staat wie verantwoordelijk is per onderdeel van de implementatie.
6. Volg een communicatieplan
Goede communicatie voorkomt problemen en vertragingen. Stel een helder communicatieplan op dat de veranderingen zowel intern als extern communiceert. Identificeer wie de belanghebbenden zijn en analyseer hun informatiebehoeften. Wat zijn hun wensen en wat hebben ze nodig om hun werk uit te voeren?
7. Geef trainingen aan de medewerkers
Een inhoudelijk goede training bereidt medewerkers voor op het nieuwe systeem en leert hen om te gaan met nieuwe processen. Sommige medewerkers hebben meer tijd nodig dan anderen. Begin daarom ruim op tijd met de training, zodat iedereen op eigen tempo de software leert kennen.
8. Test de nieuwe software
De nieuwe software test u voor de livegang uit met medewerkers die het systeem gebruiken. U kunt dit bijvoorbeeld doen met testcases. Deze testcases gebruikt u om te controleren of alle processen goed op elkaar zijn afgestemd.
9. Zorg voor een gestructureerde datamigratie
De overgang van het oude systeem naar zaakgericht werken doet u aan de hand van een overgangsplan. Hierin benoemt u bijvoorbeeld hoe u de oude data overzet naar het nieuwe systeem en welke data u kunt behouden, verbeteren of verwijderen.
10. Blijf de processen monitoren
Wanneer zaakgericht werken is geïmplementeerd, begint u met het monitoren en evalueren. Het monitoren kun u intern opzetten of in samenwerking met externe consultants. Het monitoren en evalueren doet u maandelijks of per kwartaal en kunt u zowel handmatig als softwarematig uitvoeren.
Voordelen implementatieplan
Een implementatieplan biedt duidelijkheid, hier bovenop brengt het nog een aantal andere voordelen met zich mee:
Beheersing potentiële risico’s
Bij het maken van een implementatieplan doorloopt u meerdere stappen, zoals planning, communicatie en beleid. Zo ziet u snel waar potentiële risico’s ontstaan, bijvoorbeeld dat sommige fases in de implementatie meer tijd vereisen dan dat er beschikbaar is in de planning.
Transparantie tijdens implementatie
Met een implementatieplan weten medewerkers wat u van hen verwacht en hoe hun bijdrage past in het grotere geheel. Doordat u vooraf informatie deelt, kunnen teams duidelijk met elkaar communiceren wanneer ze samen aan projecten werken.
Efficiëntere inzet middelen
Met een implementatieplan krijgt u inzicht in de materialen en de benodigde mankracht, waardoor u efficiënter kunt plannen.
Atabix als kennispartner voor de overheid
Het belangrijkste onderdeel van een succesvol ICT-project is het selecteren van de juiste partner. Kies voor een partner die niet alleen met ideeën komt, maar ook aangeeft hoe je het project operationeel maakt.
Atabix heeft meer dan 30 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Met Atabix Zaakgericht Werken bieden we een totaaloplossing waarbij het Atabix Zaaksysteem de ruggengraat vormt waaraan diverse applicaties zijn gekoppeld.
