Het implementeren van zaakgericht werken binnen de (semi-)overheid is een complex proces. Dit komt omdat je (analoge) processen gaat digitaliseren, standaardiseren en automatiseren. Hiervoor heb je niet alleen een goede planning nodig, maar ook de juiste implementatiestrategie. In onze vorige blog over zaakgericht werken vertelden we je wat het verschil is tussen zaakgericht werken en documentgericht werken. In dit blog lees je welke drie implementatiestrategieën er voor zaakgericht werken zijn en welke het beste bij jouw organisatie past.
Wat is zaakgericht werken en wat zijn de voordelen?
Eerder vertelden we je al wat zaakgericht werken inhoudt. Hieronder volgt een beknopte samenvatting over zaakgericht werken.
Bij zaakgericht werken organiseer je het werk rondom zaken of dossiers, waar voorheen de focus vaak lag op taken en processen. Een zaak kan een verzoek, aanvraag of proces zijn, zoals een vergunningsaanvraag, bezwaarschrift of een juridische procedure.
Elke zaak behandel je afzonderlijk met een eigen dossier waarin je alle informatie, communicatie en documentatie kunt opslaan. Dit zorgt voor een transparante manier van werken en zorgt dat zowel de interne als externe communicatie richting de klant beter verloopt.
Zaakgericht werken brengt een aantal voordelen met zich mee. Het verbetert efficiëntie en samenwerking en verhoogt transparantie en klantgerichtheid. Het draagt bij aan de digitalisering en automatisering van processen wat uiteindelijk leidt naar tijd- en kostenbesparing. Zaakgericht werken standaardiseert processen en vermindert kans op menselijke fouten.
Implementatiestrategieën voor zaakgericht werken
De implementatie van zaakgericht werken kun je op meerdere manieren aanpakken. Het kiezen van de juiste implementatiestrategie is daarin sleutel tot succes. Er zij drie implementatiestrategieën waaruit je kan kiezen: de hard launch (alles in één keer), soft launch (gefaseerd) en de hybride strategie (gecombineerd). De keuze van de implementatiestrategie is afhankelijk van de organisatie en de situatie, zoals bijvoorbeeld de grootte van de organisatie. Hieronder lichten we de drie implementatiestrategieën en de voor- en nadelen kort toe.
Hard launch implementatiestrategie
Bij de hard launch strategie voer je zaakgericht werken in één keer in door de hele organisatie. Dit is een snelle manier van implementeren en het is eenvoudig te communiceren aan je medewerkers (de oude software verdwijnt en er komt één nieuwe applicatie voor terug). Het is ook belangrijk om te weten welke uitdagingen een hard launch met zich meebrengt.
De voordelen van een hard launch zijn:
- Snelle implementatie
In één keer zaakgericht werken in de hele organisatie invoeren. Er is ontstaat geen verwarring over welke software je per proces of taak gebruikt. - Eenvoudig beheer
Er wordt direct één systeem voor de hele organisatie ingevoerd. Op die manier hoeven ICT-beheerders zich niet bezig te houden met het onderhoud van meerdere softwareapplicaties. - Efficiënter werken
Medewerkers hoeven niet meer te schakelen tussen verschillende systemen. Doordat zij in een applicatie werken behouden zij het overzicht in hun werkzaamheden.
De nadelen van een hard launch zijn:
- Onrust en weerstand
Medewerkers moeten in korte tijd wennen aan een nieuwe manier van werken. Dit creëert frustratie wanneer medewerkers nieuwe processen niet snel begrijpen. - Complexiteit
De implementatie is complex en vereist een goede planning. Bestaande systemen verdwijnen terwijl de processen en werkzaamheden doorgaan. - Hoge kosten
De implementatiekosten kunnen hoog zijn. Er zijn vaak meerdere medewerkers en consultants met de implementatie bezig (buiten de normale werkuren). Er zijn risico’s zoals bugs waardoor het systeem tijdelijk ontoegankelijk is voor werknemers en klanten.
Soft launch implementatiestrategie
Bij de soft launch strategie voer je zaakgericht werken in delen in. Dit is een meer geleidelijke (zachte) manier van implementeren. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld beginnen met het overzetten van Burgerzaken, vervolgens de processen binnen Sociaal domein en eindigen met alle financiële processen. De implementatietijd is langer dan bij de hard launch, je krijgt hierdoor wel de kans om de processen zorgvuldiger te analyseren en over te zetten.
De voordelen van een soft launch zijn:
- Minder onrust en weerstand
Medewerkers krijgen meer tijd en kunnen in kleine stappen wennen aan de nieuwe manier van werken. - Meer flexibiliteit
De implementatie kun je aanpassen aan de specifieke behoeften van de organisatie. Je hebt meer tijd om de processen te analyseren, optimaliseren en te migreren naar zaakgericht werken. - Lagere kosten
De implementatie kun je gefaseerd uitvoeren, wat de kosten verlaagt. Het verlaagt het risico op problemen, weerstand, en onvolledige informatie.
De nadelen van een soft launch zijn:
- Langere implementatietijd
De implementatie duurt langer dan bij de hard launch benadering. Dit kan nadelig zijn als je werkt met verouderde systemen (die niet efficiënt werken of voldoen aan recente veiligheidseisen). - Complexiteit
De implementatie is complexer dan bij de hard launch benadering. Je moet rekening houden met verschillende fases en de werking van het oude softwarepakket.
Hybride implementatiestrategie
Bij de hybride strategie combineer je de hard launch en de soft launch. Hierbij digitaliseer je de belangrijkste processen in één keer, de rest van de organisatie zet je in delen over. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld veel voorkomende zaken zoals Burgerzaken en financiële processen (zoals het verstrekken van subsidies) eerst overzetten. Een hybride strategie biedt het beste van beide werelden, vergeet niet dat je naast de voordelen ook enkele nadelen van zowel de hard launch als soft launch strategie krijgt.
De voordelen van een hybride launch zijn:
- Snelle implementatie
De belangrijkste processen kun je in één keer digitaliseren. Hier zie je in korte tijd verbetering binnen de processen. Werknemers kunnen tijdens deze processen ook wennen aan zaakgericht werken. - Geleidelijke implementatie
Doordat je de rest van de processen in stappen kunt overzetten. Blijven de risico’s van problemen beperkt. - Complexiteit
De belangrijkste processen kun je in één keer digitaliseren. Hier zie je in korte tijd verbetering binnen de processen. Werknemers kunnen tijdens deze processen ook wennen aan zaakgericht werken.
De nadelen van een hybride launch zijn:
- Langere implementatietijd
Net zoals bij de soft launch zet je de processen in delen over, je blijft hierbij werken met meerdere systemen. - Onrust en weerstand
Omdat je belangrijke processen (dit kunnen ook processen zijn die veel gebruikt worden) in een keer overzet, kan dit weerstand creëren. Gebruikers worden geforceerd om direct met het nieuwe systeem te werken. Er kan ook weerstand ontstaan omdat gebruikers naast zaakgericht werken, ook het oude systeem gebruiken. Dit kan tijdelijk voor extra werk(druk) zorgen.
Of je nu kiest voor een snelle implementatie, een gefaseerde benadering of een slimme combinatie van beide. Zaakgericht werken biedt ongetwijfeld veel voordelen voor jouw organisatie. Onthoud dat een succesvolle implementatie niet alleen draait om de strategie, het gaat ook om het betrekken en ondersteunen van je werknemers tijdens het proces.
Meer weten over zaakgericht werken
Download dan nu onze whitepaper: Zaakgericht werken-Slimmer werken, beter besturen.
