Wat past het beste bij jouw overheidsorganisatie?
De laatste jaren is er bij veel (overheids)organisaties een verschuiving te zien van documentgericht naar zaakgericht werken.
In deze blog lees je de verschillen tussen beide en leer je in welke situaties de benaderingen het meest passend zijn.
Wat is documentgericht werken?
Documentgericht werken is een benadering waarbij documenten worden beschouwd als de kern van het werk. De nadruk ligt op het beheren, organiseren en verwerken van documenten en informatie. Documenten die worden ontvangen of gegenereerd drijven vaak de processen of zaken aan. Dit betekent dat een binnengekomen document, zoals een vergunningsaanvraag, binnen een overheidsinstantie langs veel verschillende afdelingen gaat. Elke specialist voert zijn of haar processtap uit en stuurt het document door naar de volgende, net zo lang tot het alle vaste procedures zijn afgerond.
Wat is zaakgericht werken?
Bij zaakgericht werken worden processen ingericht op basis van vast te doorlopen stappen van een zaak. Hierbij wordt goed gelet op de aanleiding en het gewenste resultaat van een proces en de informatieverstrekking eromheen. Een zaak wordt opgeslagen in het zaaksysteem, waar alle betrokken specialisten toegang tot hebben.
Wat zijn de verschillen tussen documentgericht en zaakgericht werken?
1. Focus en benadering
Waar bij documentgericht de processtappen zijn ingericht rondom de documenten zelf, is zaakgericht werken een meer procesgeoriënteerde aanpak. De focus ligt op het afhandelen van ‘de zaak’, waar de documenten onderdeel van zijn.
2. Structuur en coördinatie
Bij documentgericht werken gaat elke specialist te werk in een eigen stijl, terwijl elke zaak binnen zaakgericht werken nauwgezet wordt gecoördineerd volgens voorspelbare, vooraf bepaalde processtappen.
3. Doel en resultaat
Het doel van documentgericht werken is vaak het beheren en verwerken van de documenten zelf, terwijl zaakgericht werken als doel heeft om het proces effectief af te ronden en resultaten voor individuele zaken te realiseren.
Wanneer kies je welke aanpak?
Het is belangrijk om te benadrukken dat er niet één ‘beste’ aanpak is. Zowel documentgericht als zaakgericht werken hebben hun eigen voordelen en toepassingsgebieden. De behoeften en doelen binnen jouw organisatie bepalen de geschikte aanpak voor je vraagstuk.
Wanneer is documentgericht werken efficiënt?
Documentgericht werken biedt over het algemeen meer flexibiliteit. Daarom komt het voornamelijk goed tot zijn recht in situaties die uniek en moeilijk voorspelbaar zijn. Ook is het een voor de hand liggende methode als de focus ligt op specifieke documenten, zoals bij het opstellen van wetsvoorstellen. Daarnaast kan documentgericht werken een efficiënte aanpak zijn wanneer afdelingen gedecentraliseerd of onafhankelijk van elkaar werken en er geen strikte coördinatie nodig is.
Wanneer is zaakgericht werken efficiënt?
Zaakgericht werken is vooral efficiënt bij gestandaardiseerde en herhaalbare processen die je kunt voorspellen aan de hand van processtappen. Het is aan te raden in sectoren waarin er behoefte is aan transparantie en verantwoording in processen, zoals in de publieke sector. Als laatste is zaakgericht werken een waardevol instrument als jouw organisatie streeft naar procesoptimalisatie en continue verbetering.
Optimaliseer jouw werkprocessen met zaakgericht werken
Wil je jouw overheidsinstantie naar hogere efficiëntie tillen? Overweeg de overstap naar zaakgericht werken. Lees hier de blog van Atabix met 5 tips voor overheden om effectief zaakgericht te werken.
Meer weten over zaakgericht werken
Download dan nu onze whitepaper Zaakgericht werken: Slimmer werken, beter besturen.
