Bij de inzet van software binnen overheidsorganisaties is één vraag cruciaal: passen we onze processen aan op de software, of laten we de software aansluiten op onze processen? Die afweging bepaalt of standaardsoftware volstaat, of dat maatwerk nodig is. In dit artikel zetten we de voor- en nadelen naast elkaar én laten we zien dat er ook een middenweg is.
De voor- en nadelen van standaardsoftware
Standaardsoftware is direct inzetbaar (“off the shelf”), gebaseerd op bewezen technologie en vaak voordeliger in tijd en kosten. Denk aan korte implementatietijden, goede ondersteuning en uitgebreide documentatie. Het nadeel is dat de software niet specifiek is afgestemd op jouw processen of beleidscontext.
De voor- en nadelen van maatwerk
Met maatwerksoftware kun je jouw werkwijzen volledig automatiseren zonder bestaande processen aan te passen. Dit biedt maximale flexibiliteit, vooral als jouw processen complex of uniek zijn. Nadeel is dat maatwerk kostbaar is in tijd, budget en beheer. Elk wijzigingsverzoek of update vergt extra inzet voor testen en onderhoud.
De afweging: aanpassen of aansluiten?
De keuze tussen standaard of maatwerk begint bij de volgende vragen:
- Hoe belangrijk is het dat de software aansluit op je bestaande processen?
- Is jouw organisatie bereid zich aan te passen aan standaardprocessen?
- In welke gevallen is aansluiting op de werkwijze cruciaal, en wanneer niet?
Nóg zo’n vraag: in hoeverre is jouw bedrijfsproces onderscheidend?
Een belangrijke extra overweging: is het proces dat je wilt automatiseren onderscheidend binnen jouw domein of ten opzichte van andere (overheids)organisaties?
Als jouw proces bijvoorbeeld innovatieve dienstverlening mogelijk maakt of beleidsdoelen sneller realiseert, is aansluiting op dat proces essentieel. In zo’n geval past maatwerk beter. Maar als het om ondersteunende processen gaat (zoals inkoop, financiën of urenregistratie), is standaardsoftware vaak toereikend – zelfs als dat betekent dat je processen moet aanpassen.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel: jouw organisatie heeft een unieke manier van subsidiebeheer ontwikkeld die veel tijdwinst oplevert. In dat geval wil je dit proces wellicht niet standaardiseren. Maar als een medewerker liever handmatig boekt omdat dat ‘altijd zo ging’, is dat onvoldoende reden om af te wijken van de standaard.
De middenweg: configureerbare standaardsoftware
Kom je er niet uit? Veel moderne softwarepakketten bieden uitgebreide configuratiemogelijkheden. Je werkt dan met standaardsoftware die je wél grotendeels kunt afstemmen op jouw processen. Daarmee profiteer je van bewezen technologie én behoud je flexibiliteit.
Jouw unieke IT-vraagstuk verdient een goed antwoord
Bij Axians begrijpen we dat jouw processen én uitdagingen uniek zijn. Wij luisteren, denken mee en vertalen jouw vraag naar een oplossing die écht past. Of het nu gaat om complexe IT-vraagstukken, verantwoording in aanbestedingen of efficiënte projectadministratie: wij staan klaar.
Dit artikel is geschreven door Robin van den Oudenrijn, Business Consultant en ERP strateeg bij Axians. Neem gerust contact op!
