Besluitvorming data delen

Data delen. We doen het veel, maar niet altijd erg bewust.

De waarde van data en het belang ervan voor processen bij de overheid, is onder jullie lezers wel bekend. De overheid is in essentie een grote verzameling dataverwerkende fabrieken. We zien echter ook dat het verwerken van die data niet alleen binnen die fabrieken van belang is. Burgers en bedrijven hebben overheidsdata nodig in allerlei maatschappelijk verkeer. Vergelijkbaar met de productieprocessen van tegenwoordig is sprake van vele schakels in de keten. Overheidsdata zijn een grondstof of tussenproduct voor andere processen. Denk aan het gebruik van inkomensgegevens bij het aanvragen van een hypotheek of informatie over gerechtelijke uitspraken in gezagsrelaties bij het regelen van een telefoonabonnement namens een ander.

Met verdere digitalisering van die processen zie ik het aantal initiatieven tot data delen groeien. Veelal met de intentie om dit onder ‘regie van de burger’ te doen. De term afsprakenstelsel wint aan Google hits. Vooral een samenwerking tussen partijen wordt zo genoemd. Als tegenhanger van een meer centraal opgelegde activiteit. Ergens is dat typisch Nederlands. Ik steun daarom ook van harte het initiatief van de ‘Datadeel coalitie’ om de term Afsprakenstelsel te lanceren voor dit soort initiatieven wereldwijd.

Die afspraken over het delen van data zijn echter niks waard als hierin geen aandacht is voor besturing. Hoe ga je anders toezien op de naleving van de afspraken, wie besluit over noodzakelijke doorontwikkeling als gevolg van diverse veranderingen uit de omgeving of wie betaalt het werk dat hiervoor nodig is? Net als bij veel softwareontwikkeling gaat vaak alle aandacht uit naar de inhoud. (Besluitvorming over) doorontwikkeling en beheer is dan een onderwerp dat aan het eind ter sprake komt. Het is van essentieel belang om al in het ontwerp rekening te houden met dit onderwerp. Keuzes die je in de ontwerpfase maakt, kunnen een wereld van verschil maken in latere beheerlasten en -processen. Het lijkt een open deur, maar ik zie die nog te vaak dicht. Datzelfde geldt ook voor de ontwikkeling van een afsprakenstelsel over data delen. Door al vroegtijdig in het maken van de afspraken rekening te houden met de besturingsstructuur creëer je vertrouwen tussen de datadelers. Het geeft toekomstperspectief. En het geeft de mogelijkheid diverse procesafspraken hierop in te richten. Bovendien geeft het transparantie en houvast voor burgers en bedrijven. Waar kan ik terecht? Wie gaat erover? Vooral in situaties waarin zij een belangrijke schakel zijn in de keten.

Wat dat betreft is mijn ervaring dat je niet vroeg genoeg kunt beginnen met het nadenken over de besturingsstructuur. Discussies hierover kosten tijd. Er zijn vaak meerdere partijen met meerdere belangen bij betrokken. Dat zie je al in de discussies over de inhoud, laat staan de discussies over de besturing. Het gaat dan over vragen als:

• Mogen alleen de huidige deelnemende partijen in de afspraken hierover meebeslissen? Of is er ook ruimte voor mogelijke toekomstige datadelers? In de wetenschap dat deze laatste groep meepraat over onderwerpen die hen op dat moment (nog) geen geld en moeite kosten. Hoe neem je anders deze omgeving mee in de (door)ontwikkeling van de afspraken?

• Hoe verhoudt zich de structuur tot andere besluitvormingsgremia in het domein of tot bestaande verhoudingen tussen partijen? Moet er iets nieuws voor komen, of voldoet een bestaand gremium?

• Als de samenwerkende partijen bestaan uit zowel publieke als private organisaties, welke rol heeft de overheid dan in de besluitvorming? Hoe ga je om met veelal de verschillende petten van de overheid in dit soort trajecten (belanghebbende bij data delen, bron van data, financier, wetgever)? Wat voor invloed heeft dat op de afspraken over data delen?

• Hoe organiseer je de naleving van de afspraken? Ga je uit van een ‘zelfreinigend mechanisme’ waarbij partijen elkaar aanspreken op ongewenst gedrag? Of is er behoefte aan neutrale interventies om vertrouwen te kweken? Keuzes hierin hebben mogelijk invloed op hoever partijen willen gaan in de afspraken over data delen.

• Wie beheert de afspraken? Hoe organiseer je de opdracht daartoe en tot hoever gaat de verantwoordelijkheid in keuzes voor de doorontwikkeling en het beheer? Kun je aansluiten bij een bestaande organisatie? Wanneer de beheerorganisatie vroegtijdig bekend is, kun je de afspraken hierop modelleren. Keuzes voor standaarden en beheerprocessen in de afspraken kunnen bijvoorbeeld afgestemd worden op bestaande kennis en inrichting in die organisatie.

Zit je nu midden in een traject om afspraken te maken over datadelen en deze vragen zijn nog niet aan bod gekomen, dan weet je wat je te doen staat. Start het gesprek!

Indra Henneman is zelfstandig projectleider binnen de overheid en de zorg. Hij is betrokken bij projecten gericht op digitale dienstverlening, gegevensuitwisseling en afsprakenstelsels voor burgerregie.