Bestuurders, digitaliseer!

De notie dat verdere digitalisering nodig is komt bij bestuurders maar moeilijk tussen de oren of, indien toch, ze handelen er niet naar. Hoe het ook zij, feit is dat de Algemene Ledenvergadering van de VNG in juni vorig jaar met de Digitale Agenda 2020 instemde, volgens Jan Westmaas zelfs met niet minder dan 99,9 procent.
De VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid, waarvan Westmaas voorzitter is, is twee jaar geleden gestart en onderscheidt zich van andere, vakinhoudelijk gerichte commissies (werk en inkomen, ruimte en wonen) doordat zij een faciliterende rol speelt. Er zitten naast bestuurders ook gemeentesecretarissen in, benadrukte hij. “Wij hebben in die twee jaar steeds gezegd: bestuurders moeten zich ervan bewust worden dat digitalisering moet.”

Drie ambities

Zijn Digitale Agenda 2020 heeft drie ambities. Ten eerste: open en transparant in de participatiesamenleving staan. Het is niet meer zo dat de gemeente beslist, aldus Westmaas. De gemeente is onderdeel van het netwerk dat de samenleving tegenwoordig is. De VNG formuleert het (in het voorstel voor genoemde ledenvergadering) zo: gemeenten ‘benutten de kracht van inwoners, ondernemers, wijken en buurten door (digitale) participatie in de democratie, bestuur, beleid en uitvoering’. Het komt ook terug in de tweede ambitie: werken als één efficiënte overheid. “Gemeenten zien zichzelf als onderdeel van een netwerk van alle overheidslagen en organisaties gezamenlijk. Hierin maken overheidsorganisaties gebruik van elkaars voorzieningen om inwoners en ondernemers optimaal te bedienen”, zoals de VNG het omschrijft.

SESSIE:
Dutch Design: Het Gemeente Collectief

• Jan Westmaas – Burgemeester Meppel, Voorzitter commissie Dienstverlening en Informatiebeleid VNG
• Arjen Gerritsen – Burgemeester De Bilt

Ambitie drie: massaal digitaal, maatwerk lokaal. Ofwel, in VNG-termen: “Door de inzet op collectiviteit in de informatievoorziening wordt lokaal maatwerk mogelijk gemaakt. Door het collectief organiseren van de informatievoorziening waarop gemeenten zich niet van elkaar onderscheiden, creëren zij maximale ruimte voor lokale autonomie in de uitvoering van hun kerntaken. Bovendien wordt door uniformiteit de dienstverlening van de overheid voor inwoners eenduidiger.”

“Samen kun je meer”, vatte Westmaas samen, welke stelling ook in de naam van deze congressessie (‘Dutch Design: het Gemeente Collectief’) tot uitdrukking was gebracht. Onder de vlag van Digitale Agenda 2020 vindt een reeks projecten plaats, bottom-up en top-down, waarbij bruikbare resultaten via KING breder uitgerold worden. “Opschaling via een business case”, aldus Westmaas.

Leveranciers

Je kunt als gemeente dingen samen willen doen, leveranciers blijven nodig. Dat betekent noodzakelijke aandacht voor inkoop en opdrachtgeverschap. Daarover sprak in deze sessie Arjen Gerritsen, lid van Westmaas’ commissie, burgemeester van De Bilt en voorzitter van de Gebruikersvereniging Centric. “We slagen er maar niet in grip te krijgen op de inkoop van ICT. Vaak wordt dan gewezen op de markt. Bedrijven creëren een lock-in of smeren applicaties aan, waar je niks aan hebt. Maar we kijken te weinig naar onze eigen rol. In een gemeente is er één, soms zijn er twee of misschien zelfs drie met verstand van ICT-inkoop. We moeten zorgen dat we voldoende knowhow in huis hebben.”

Gerritsen gaf enkele zaken aan, waaraan een goede opdrachtgever aandacht moet geven en waarmee een individueel gemeentelijk belang is gemoeid. Het basale karakter van deze aanbevelingen kan ook illustreren dat kritiek op leveranciers vergezeld moet gaan van een hand in eigen gemeenteboezem. Weet wat je nodig hebt, aldus het eerste advies. De ICT-functie is nogal eens te laag in de organisatie belegd. Weet hoe je dat wilt organiseren: zelf doen, make or buy, cloud, outsourcing. Regel de inkoop goed: alleen door de (algemene) afdeling inkoop of met ICT’ers erbij. Weet hoe je ICT wilt inregelen in de organisatie en zorg voor voldoende knowhow om de leverancier daarin te begeleiden. Weet welke eisen je aan de leverancier moet stellen aangaande onderhoud en continuïteit. Spreek iets af over of je bij een leverancier weg kunt.

Landschapsfoto

Ook een aanbeveling: weet wat je al in huis hebt. Daarvoor kan KING een ‘foto’ maken van het lokaal-gemeentelijke ICT-landschap. Gerritsens eigen gemeente had dat ook laten doen en op drie aspecten groen gescoord, op zeven oranje, op één rood en op vier zwart. Zwart betekent: onbekend. Gerritsen noemde De Bilt ‘een goede middenmoter’. Hij projecteerde zijn score op een scherm, maar stelde aanwezigen gerust: “Natuurlijk is het niet openbaar.” Open en transparant in de participatiesamenleving staan heeft zijn grenzen. Maar intern geeft het de gemeente inzicht in hoe het er met de ICT voor staat en dat kan ‘het gesprek op gang brengen tussen bestuur en management’.