De Wet open overheid (Woo) gaat nog meer vragen van de hoeders en beheerders van de gemeentelijke informatiehuishouding. De regels worden strenger voor het openbaar maken van informatie en de duurzame opslag van digitale documenten. Dat kan alleen maar als de basis op orde is. En dat kan alleen maar wanneer ook bestuurders zich actief gaan bemoeien met een betere grip op informatie.
Het is niet voor niks dat het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) een grote inspiratie is voor het project ‘Grip op Informatie’ van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten). Ook al hebben gemeenten de afgelopen jaren stappen gezet in digitalisering, vergeleken met andere sectoren is er nog steeds een inhaalslag te maken. Vergelijk bijvoorbeeld het gemak waarmee we online een bankrekening kunnen openen en mobiel bestellingen betalen, met het regelen van een vergunning of het reserveren van een bruiloftsdatum. En over de beveiliging van de persoonsgegevens hoeven we het na Lochem en Hof van Twente niet lang meer te hebben. Natuurlijk hebben lokale overheden andere drijfveren in het dagelijks werk dan het bedrijfsleven en ook zijn budgetten vaak anders, maar één ding is gelijk: het belang van correcte en betrouwbare digitale informatie wordt alleen maar groter, niet kleiner.
Week van Grip op Informatie
In 2019 en 2020 namen zo’n zeventig gemeenten deel aan het project proeftuinen Woo van VNG Realisatie, waarin zij nadachten over het verbeteren van de gemeentelijke informatiehuishouding in het algemeen en als voorbereiding op de mogelijke komst van de Woo. De resultaten van de verschillende projectgroepen werden gepresenteerd aan het publiek in de eerste en tweede week van ‘Grip op Informatie’. In de tweede week waren er aanzienlijk meer bestuurders aanwezig die actief deelnamen aan de webinars. De VNG heeft ook het boekje Grip op Informatie uitgebracht, waarin juist bestuurders aan het woord zijn over hun werk aan een betere informatiehuishouding. De urgentie wordt door steeds meer bestuurders gevoeld!
Drie thema’s
Samen met gemeenten werkt de VNG aan oplossingen voor drie thema’s:
1) het op orde brengen van de informatiehuishouding
2) het actief openbaar maken van overheidsinformatie en
3) _het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie.
In de context van de bestuurder betekent dit dat alle informatie die hij of zij nodig heeft om het werk te doen, betrouwbaar is en eenvoudig beschikbaar. Ook wanneer het om historische gegevens gaat. Daarvoor wordt het ook steeds noodzakelijker om data te delen met partners. In Zeeland werken alle dertien gemeenten samen met het Zeeuws Archief om in 2021 alle omgevingsvergunningsdossiers digitaal beschikbaar te hebben. Een mooi voorbeeld waarin beleid en uitvoering hand in hand gaan. De gemeente Utrecht maakt datasets actief openbaar en zet ze online op utrecht.dataplatform.nl. Geïnteresseerden kunnen daar zelf naar antwoorden zoeken op vragen over hun stad. En de gemeente Delft ontwikkelde een nieuw raadsinformatiesysteem samen met inwoners, voor de ontsluiting van raadsstukken voor burgers en bestuurders. Deze voorbeelden zijn afkomstig uit het boekje Grip op Informatie van de VNG, te vinden op de website van VNG Realisatie
“Gebrek aan transparantie leidt tot argwaan bij en een grotere ontvankelijkheid voor ondermijnende desinformatie”
Tanend vertrouwen
Ongeacht het tijdspad van de Woo, moeten gemeenten hun informatiehuis op orde brengen. Het is onmogelijk om goed beleid te maken met verkeerde of ontbrekende gegevens, maar er is nog een reden. Door de manier waarop de overheid nu met informatie omgaat, verliezen burgers hun vertrouwen, aldus Kees Duijvelaar, gemeenteraadslid in IJsselstein. Dit zei hij in een webinar voor bestuurders en gemeenteraadsleden tijdens de tweede week van Grip op Informatie. Als een van de oorzaken van het tanende vertrouwen in de overheid noemde hij het verschil in informatiepositie van “de onmachtige burger en de machtige overheid”. Hij verwoordde het als “de gemeente heeft alle informatie over de burger, maar de burger heeft niet alle informatie over de overheid.” Gebrek aan transparantie leidt tot argwaan bij en een grotere ontvankelijkheid voor ondermijnende desinformatie, die door sociale media snel onder groot publiek wordt verspreid. De gevolgen daarvan zijn niet altijd te overzien. Denk aan de vele verschillende theorieën die inmiddels de ronde doen over 5G-technologie, COVID-19 en vaccinatie en hoe dit het handelen van mensen beïnvloedt. “De overheid moet de informatiepositie van de burger versterken,” stelde Duijvelaar.
Hulp via de Woo
Dat kan bijvoorbeeld door openheid te geven over raadsvergaderingen: hoe verlopen die bijeenkomsten en wat wordt daar besloten? Maar ook aan financiële gegevens rondom lokale infrastructuur: wat kost die nieuwe brug of de verbouwing van het station? Inwoners van een gemeente hoeven geen eigen theorieën te bedenken, wanneer hun gemeente de feiten helder presenteert en dus niet diep verstopt in rapporten. De instrumenten die de Woo moet gaan verschaffen gaan echter alleen werken wanneer bestuurders het ethisch besef hebben dat informatie betrouwbaar en vindbaar moet zijn. Om Duijvelaar nog een keer te citeren “De burger heeft het recht op informatie, maar kan die rechten slechts met moeite effectueren.” En: “Je kunt niet alles zwart lakken.” Duijvelaar adviseerde zijn publiek eens na te denken over wat zij in hun eigen gemeente aanvaarden aan transparantie. Oftewel: kijk ook eens naar de balk in het eigen oog.
