Gemeente Tilburg neemt een koppositie in als het gaat om digitale dienstverlening. Dat bereiken ze onder meer door hun onafhankelijkheid op IT-gebied. Zo bouwen ze tegenwoordig een groot deel van hun applicaties zelf, door gebruik te maken van Blueriq. En dat werkt uitstekend, bleek aan het begin van de corona-crisis.
Beeld: Shutterstock
Toen de corona-crisis uitbrak, zaten veel ondernemers met de handen in het haar. Het kabinet kondigde economische maatregelen aan om hen tegemoet te komen, waaronder de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (Tozo). Dat betekende snel schakelen, ook voor gemeente Tilburg. Het aanvraagformulier voor deze regeling moest zo snel mogelijk live. Geen gemakkelijke opdracht, maar het team slaagde erin om het formulier als een van de eerste gemeenten in Nederland online te hebben. “Het was een bizarre en bijzondere tijd”, typeert Aron Hardiek, applicatiebeheerder bij Gemeente Tilburg. “Wij voelden een enorme drive om dit snel en goed te doen. Ondernemers rekenden op ons, zij zaten op financiële tegemoetkoming te wachten.”
Marc van de Ven, applicatiebeheerder: “Een voordeel van Blueriq is dat je heel snel aanpassingen kunt maken in je ontwerp. Toen we begonnen met bouwen en ontwerpen was nog niet geheel duidelijk hoe de regeling eruit zou zien, dat werd gedurende die week duidelijk. Zodra er nieuwe informatie kwam, konden we dat zonder veel moeite aanpassen in onze aanvraagapplicatie.”
Uitzonderlijke prestatie
Het was een kwestie van dag en nacht doorwerken, maar het lukte om het aanvraagformulier binnen een week online te krijgen. Een uitzonderlijke prestatie als je bedenkt hoe complex de Tozo-regeling is. “Er was een enorme tijdsdruk”, vult Hardiek aan, “maar we bleven wel ons best doen om het formulier voor de aanvrager eenvoudig te houden. Door steeds alle mogelijke situaties te doorlopen en jezelf af te vragen: wat zijn hier de relevante vragen? Voorbeeld: genereert iemand geen omzet door handel met het buitenland, dan zorg je er aan de hand van flexibele logica voor dat vragen over dit onderwerp bij deze persoon niet worden gesteld.”
Daarna kwam Tozo-2. De tijdsdruk was minder groot, maar de regeling werd veelomvattender. Van de Ven: “Tozo-1 was een noodregeling, Tozo-2 is een stuk strenger. Het partnerinkomen telt hier bijvoorbeeld wel mee. Dat betekent voor ons meer werk, meer koppelingen. Maar ook hier hielden we het gebruiksgemak in het achterhoofd. Gebruikers die Tozo-1 al hadden aangevraagd hoefden niet opnieuw alles in te vullen en niet opnieuw hun paspoort te scannen. We zijn blijven zoeken naar dit soort ‘trucjes’ om het de aanvrager zo gemakkelijk mogelijk te maken.” “Het is ontzettend knap wat Marc en Aron hebben gepresteerd, ondanks de grote tijdsdruk en de complexiteit”, zegt Joost van den Berg, Customer Success Manager bij Blueriq. “Zij weten zelfstandig een goed product te bouwen. Zij verdienen alle credits.”
Erkenning
Uit een steekproef van ZIPconomie – een onafhankelijk online kennisplatform – kwam het Tozo-aanvraagformulier van de gemeente Tilburg als meest gebruiksvriendelijk uit de bus. Hardiek: “Dat is een mooi compliment, zeker als je bedenkt dat we alle grote steden achter ons hebben gelaten. Daar zijn we best trots op. Ik weet zeker dat we hier echt voordeel hebben gehad van het feit dat wij zelfstandig applicaties kunnen bouwen. Alle gemeenten hadden opeens zo’n aanvraagformulier nodig. We hoefden niet ‘in de rij te gaan staan’ bij onze softwareleverancier. Wij zitten zelf aan het stuur. Blueriq biedt ons de mogelijkheid om het naar eigen goeddunken te ontwerpen. We hoeven, om het maar even oneerbiedig te zeggen, geen genoegen te nemen met ‘eenheidsworst’. Wij konden het meteen onze eigen look and feel meegeven, maar ook de duidelijkheid en eenvoud inbouwen die wij in Tilburg belangrijk vinden. Dat komt hier echt goed naar voren.”
Samenwerking IT, business en dienstverlening
Van de Ven en Hardiek bouwen alle digitale formulieren voor de website van Tilburg zelf. Het geheim? De intensieve samenwerking tussen IT, business en dienstverlening. Van de Ven: “Voor ieder formulier dat we bouwen creëren we een team dat bestaat uit twee IT’ers, een businessdeskundige en een mediaregisseur. De businessdeskundige heeft de vakkennis en weet wat er gecommuniceerd moet worden. De mediaregisseur bedenkt hoe we dat zo helder en overzichtelijk mogelijk naar de burger communiceren. Gezamenlijk maken we een customer journey. Dat resulteert in een logische procesvolgorde, een helder stappenplan, relevante vragen en last but not least leesbare teksten. Aron en ik kunnen dat vervolgens snel en eenvoudig bouwen in Blueriq. Modelleren is eigenlijk een beter woord. De software bestaat uit gemodelleerde ‘blokken’ die je naar believen kunt stapelen. Zo zijn we in staat om zelfstandig complexe regelingen om te zetten in een toegankelijk digitaal formulier.”
Samenwerking Tilburg en Blueriq
Marc van de Ven: “Wat ons goed bevalt, is dat je een enorme vrijheid hebt, maar dat je wel de ondersteuning krijgt van een expert als dat nodig is. Wij hebben bij Blueriq een vaste consultant die we altijd kunnen bereiken. Als we even vastlopen – en dat is in het Tozo-proces echt wel eens gebeurd – is dat vaak na een telefoontje snel opgelost.” Joost van den Berg: “Voor Blueriq is het mooi om te zien dat deze manier van werken in de praktijk goed uitpakt. Wij zien onze relatie met de klant graag als een partnerschap, in plaats van een klassieke leverancier-kantrelatie. Samen weet – en kun – je meer. Dat komt bij de gemeente Tilburg mooi uit de verf.”
*Meer weten over onze samenwerking met gemeente Tilburg? Neem contact met Joost van den Berg, via
j.van.den.berg@blueriq.com of 06 11 86 52 36.*
