De huidige aanbestedingsrichtlijnen functioneren niet meer goed. Maar bij IT-aanbestedingen gaat het doorgaans niet om kleine investeringen. Wat als het aanbesteden van IT direct wordt gekoppeld aan de realisatie ervan?
Het blijft een lastige opgave om de juiste IT-leverancier door en voor de overheid te kiezen. Om dit te structureren zijn er nationale en Europese aanbestedingsregels. Er zijn verschillende methoden bedacht voor het toepassen van die regels, waaronder Best Value Procurement (BVP). Toch lijken alle richtlijnen en methodieken nog onvoldoende soelaas te bieden om de overheid te ondersteunen in het kiezen van de juiste leverancier. Nog te veel IT-projecten bij de overheid mislukken, vallen veel duurder uit of voldoen niet aan de doelstellingen.
Richtlijnen werken niet meer
Jaarlijks koopt de overheid voor ruim 60 miljard euro aan producten en diensten in. Volgens de commissie Elias zou vijf tot acht procent daarvan verspild worden aan mislukte IT-projecten. Aanbestedingen van producten en diensten voor de overheid worden altijd geleid door een centrale inkoopafdeling. Als de overheid koffieapparaten afneemt, dan is het voor alle partijen helder dat de apparaten lekkere koffie moeten bieden, zodat iedereen opgewekt zijn werk kan uitvoeren. Geldt dat ook niet voor IT-aanbestedingen? IT zou altijd een positief effect moeten hebben op de organisatiedoelen. Zoals een bestaand proces dat vier keer zo snel wordt uitgevoerd en voor de helft van de uitvoeringskosten. Op dergelijke effecten wordt bij IT-aanbestedingen echter nog maar nauwelijks gestuurd. Door functiescheidingen is de aankoop van een IT-systeem een pittige communicatieve uitdaging met verschillende belangen. Iedereen vindt er wat van en draagt eisen en wensen aan. Hierdoor verzanden inkooptrajecten snel tot gedrochten.
Opkomende trend: BVP
De huidige methodiek voor aanbestedingen is dus aan vernieuwing toe is. Een goed voorbeeld van een opkomende inkoopaanpak is Best Value Procurement (BVP). Daarbij wordt er in de zoektocht naar de juiste leverancier uitgegaan van de meeste organisatiewaarde voor de laagste prijs. De aanpak is uniek omdat de opdrachtnemers het voortouw nemen in de zaken die worden uitbesteed. Naast de inkoop wordt de BVP-aanpak ook toegepast in de voorbereidende concretiseringsfase. Enkele Nederlandse overheidsorganisaties passen BVP al succesvol toe, zoals Rijkswaterstaat en de Belastingdienst. De beste organisatiewaarde voor de laagste prijs – een belangrijk uitgangspunt van de BVP-aanpak – gaat echter niet helemaal op als het om de aanschaf van écht renderende IT gaat. Met alle nieuwe technologieën verandert de wereld sneller dan menige overheidsinstantie. Om blijvend op die veranderingen te kunnen inspelen moet IT binnen de overheid flexibel zijn. Oftewel: voor duurzame en succesvolle IT-oplossingen die maximale waarde creëren is continu doorontwikkelen essentieel.
Oplossing: BVP én agile
Agile is in de IT-wereld een bekende en succesvolle werkwijze waarbij in er in elke fase (ook wel ‘sprints’) van het ontwikkeltraject een deeloplossing wordt opgeleverd. Door de BVP-aanpak te koppelen aan deze werkwijze ontstaat er een geweldig standaardinstrument voor IT-aanbestedingen. Bij deze combinatie van methodieken zijn de leveranciers ‘in the lead’ voor de realisatie en innovatie. Wat het voortdurend doorontwikkelen van IT borgt, waarbij de overheid stuurt op de prioritering en vooral de te behalen (organisatie)doelen.
Het start met de selectie van de juiste IT-experts op basis van de BVP-aanpak. Net zoals de concretiseringsfase en de contractfase. Bij de contractfase ligt vervolgens niet alleen de nadruk op de oplossing met de beste waarde voor de beste prijs, maar wordt er gestuurd op de realisatie van de (organisatie)doelen. Zijn de oplossingen die de leveranciers aanbieden veerkrachtig genoeg om te kunnen inspelen op continue veranderingen, zoals veranderende wet- en regelgeving, andere verwachtingen van burgers en bedrijven of nieuwe technologieën? Dat is precies de reden waarom de overheid gebaat is bij een combinatie tussen BVP en agile voor IT-aanbestedingen. In deze combinatie staat elke sprint volledig in het teken van de gestelde organisatiedoelen. Dit leidt tot deeloplossingen al gedurende het aanbestedingstraject. Zo wordt niet alleen het resultaat van de investering inzichtelijk, maar ook wat het oplevert op de korte én lange termijn. Zoals de ontwikkeling van een middel om sneller op de plaats van bestemming te komen. Diverse vervoersmiddelen (/deeloplossingen) hebben uiteindelijk geleid tot de ontwikkeling van de auto.
Bijkomend voordeel van de agile BVP-methodiek is dat het traject na elke deeloplossing kan worden stopgezet wanneer er wordt geconcludeerd dat de deeloplossing niet bijdraagt aan de organisatiedoelen. Zo kunnen financiële fiasco’s rondom de aanschaf van IT worden voorkomen. Zodoende biedt IT altijd waarde voor de organisatie, onstaat er een duurzame oplossing, worden projecten beheerst uitgevoerd en wordt sturen op veranderingen mogelijk. Kortom, een wendbare overheid is dichterbij dan u denkt.
Everest is gespecialiseerd in het automatiseren van kennisintensieve processen en vertaalt complexe businessvraagstukken naar innovatieve en praktische ICT-oplossingen voor de centrale overheid en financiële dienstverleners. In samenwerking met verschillende overheidsorganisaties is de Agile Best Value Procurement-aanpak ontstaan. Deze aanpak heeft Everest intussen met diverse overheidsorganisaties succesvol toegepast.
