IT die de interne bedrijfsvoering écht positief verandert, lijkt nog een stap te ver. Als je het mij vraagt kan het BIT bijdragen aan een positieve wending van IT-projecten. Maar dan moet het bureau bij de aanvang van IT-projecten wel nauwlettend sturen op het gewenste resultaat.
De overheid krijgt het flink te verduren met haar IT-projecten. Het commentaar in het nieuws liegt er niet om. “De overheid is niet opgewassen tegen het commercieel geweld van leveranciers en heeft amper verstand van zaken, laat staan dat er overzicht is in wat er nodig is, wat het oplevert en wat er überhaupt al aan IT aanwezig is binnen de overheid.” Dat IT de overheid veel kansen biedt en essentieel is voor een effectievere uitvoering van processen, daar is iedereen het inmiddels over eens. Toch blijkt het in de praktijk ontzettend moeilijk om de bedrijfsvoering van overheidsinstanties te digitaliseren. Het zijn de kleine successen waar we voorzichtig blij mee zijn. Zo kunt u een subsidieaanvraag netjes digitaal indienen, maar de kans is groot dat voor de interne verwerking van de aanvraag alle stukken netjes geprint worden. IT die de interne bedrijfsvoering écht positief verandert, lijkt nog een stap te ver gezien de negatieve nieuwsberichten, Kamervragen en onderzoeken.
Bureau ICT Toetsing (BIT)
Om IT-projecten (wel) te laten slagen binnen de overheid is in juni 2015 het Bureau ICT Toetsing (BIT) opgericht. Door projecten met een omvang van vijf miljoen euro en meer via het BIT te toetsen, moeten projecten tot een beter einde komen. In de huidige nieuwsberichten lees ik dat er nu al de ervaring is dat projecten opgeknipt worden om onder de norm van vijf miljoen euro te blijven. Eerst een installatiefase, dan verdeeld een aanbesteding om vervolgens hetgeen te implementeren en te beheren. Dat is tekenend. Zo Weberiaans als de overheid is, wordt bij IT-projecten vooral naar de governance gekeken. Zijn alle risico’s gemitigeerd, de stakeholders aangehaakt en is het opdrachtgeverschap geborgd? Of je als programma-, projectmanager of opdrachtgever zit te wachten op de inmenging van het BIT is de vraag. Zo’n project kost al genoeg energie. Het staat vast dat het BIT zijn rol gaat opeisen. En wat het BIT meer aan advies zal geven dan een collegiale Gateway-review van hetzelfde BZK is nog afwachten. Als je het mij vraagt kan het BIT bijdragen aan een positieve wending van IT-projecten. Maar dan moet het bureau bij de aanvang van IT-projecten wel nauwlettend sturen op het gewenste resultaat.
Vijf toetsingscriteria
Om te kunnen sturen op resultaat is het essentieel om de overheidsprocessen echt van haver tot gort te kennen. Alleen zo kunnen verspillingen met IT worden weggenomen, kan er worden gestuurd op het beoogde resultaat en het een passend effect op de in- en externe organisatie. Het BIT dient in elk geval, naast de organisatorische zaken, zoals het opdrachtgeverschap, deze vijf toetsingsfactoren mee te nemen om zich van toegevoegde waarde te verzekeren:
1. IT moet verspillingen in het proces wegnemen, dit moet zeker bij een eerste transitie en minimaal een derde in tijd en kosten kunnen reduceren.
2. IT moet het werk overzichtelijker, beter planbaar en eenvoudiger uitvoerbaar maken.
3. IT moet het proces beter stuurbaar maken. Geen Excel overzichten, maar continue sturingsindicatoren op alle niveaus.
4. IT moet het proces beter ontsluit- en herbruikbaar maken.
5. Maar vooral moet IT de gebruikers bedienen en tot een hogere tevredenheid leiden.
De waarde van IT moet voorop staan
Door deze vijf toetsingscriteria te hanteren kan het BIT met de projecten toegevoegde waarde creëren voor de gebruikers. De uiteindelijke toegevoegde waarde moet voorop staan bij IT projecten. Dat wordt helaas nogal eens vergeten. Projecten afronden binnen de ijzeren driehoek van geld, tijd en resultaat is niet genoeg om successen te behalen. Als het BIT bovenstaande vijf toetsingscriteria meeneemt dan gaan wij meer en meer naar een kleinere, effectieve overheid die op de toekomst is voorbereid. Daar ben ik van overtuigd.
Ik deel de scepsis rond de toegevoegde waarde van het BIT zoals iedereen dit verwacht. Deze toetsingscriteria zijn prima, en grotendeels ook al besproken toen de markt en BZK met elkaar in gesprek gingen over de inrichting van het BIT. Daarna werd het stil.
Het lijkt erop dat het BIT gaat toetsen, controleren achteraf. Dan blijft het effect dat je beschrijft, er zullen mirculeus weinig projecten boven de grens van 5 miljoen komen. De projecten die daar wel boven komen kunnen op papier ongetwijfeld een positieve business case presenteren en alle audits doorstaan.
Om echt toegevoegde waarde te hebben moet het BIT weinig meten en veel communiceren. Praten met DE MENSEN die de projecten doen over hun verantwoordelijkheden en gedrag wanneer het project onder spanning komt te staan. Neem het motto van de politie als uitgangspunt: waakzaam en dienstbaar.
Het BIT moet daarnaast op zoek naar de business case van de leverancier, de prikkels die ervoor zorgen dat zijn belangen in lijn zijn met die van de opdrachtgever. Die er voor zorgen dat een positief projectresultaat aan ieders belangen bijdraagt.
Dank voor je waardevolle reactie Bert. Ik ben het met je eens. De business case, of wel de belangen, van de leverancier zijn even bepalend. Als het BIT achteraf gaat controleren dan zal het essentieel zijn om geleerde lessen ook tot in de fundamenten van de organisatie door te voeren om zo continu te kunnen verbeteren. Echter, als je gelijk hebt en er mirculeus weinig projecten boven de grens van 5 miljoen komen, dan wordt er weinig geleerd en blijven wij vooral doen wat wij doen. Bevestigd door een grotendeels positief advies van het BIT.
Weer even terug naar de basis : het ‘Concept-instellingsbesluit BIT’.
Artikel 4 lid 1 : “Een minister verzoekt voor aanvang van een ICT-project het BIT om advies over de risico’s en slaagkans.”
Artikel 4 lid 2 : “Een minister kan het BIT verzoeken om nader advies over de risico’s en slaagkans van een gestart ICT-project.”
Dus niks “achteraf”.
Dat het Concept-instellingsbesluit BIT wat rammelt en dat de exacte werkwijze nog moet worden vastgesteld is elders al geconstateerd.
Zie verder de laatste kamerbrief : zoek.officielebekend…
Daarin ook meer over de te hanteren ‘toetsingsregels’.
Conform het Instellingsbesluit worden BIT-adviezen aan de Tweede Kamer aangeboden. Wat die stok waard is zal blijken.