Burgemeestersbenoemingen: omgaan met openbare informatie in een ‘geheim’ proces

Op het proces van burgemeestersbenoemingen berust geheimhouding. Voor het schenden hiervan kunnen gevangenisstraffen en boetes worden opgelegd. Toch gebeurt het regelmatig dat namen van kandidaten worden ‘gelekt’. Tegen opzettelijk lekken is geen kruid opgewassen. Lekken vanuit slordigheid of onwetendheid is te voorkomen.

Zet ‘geheim’ op een stuk, dan weet je zeker dat het wordt gelezen. Iets weten dat niemand anders weet is opwindend, soms ontplof je gewoon van verlangen om het te delen. Soms heb je een belang of een agenda, vaker gaat het per ongeluk. Wat dat betreft zijn transparantie en openbaarheid niet alleen het fundament onder onze democratie, maar ook de beste remedie tegen ‘lekken’. Dan is er gewoonweg niets te lekken. Met uitzondering van specifieke vertrouwelijke of privacygevoelige informatie is alle overheidsinformatie op te vragen.

Een bijzondere procedure die geheim is is die van de burgemeestersbenoeming. De stappen om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen zijn uitgebreid beschreven in handreikingen en ambtsinstructies. De profielschets, de openstelling van de vacature, welke gesprekken worden gevoerd en wanneer de voordracht en benoeming volgt, alles staat keurig op de websites van de betreffende gemeenten, provincies en het ministerie van BZK. Een cruciale rol in deze procedure is weggelegd voor de vertrouwenscommissie. Dat is een sollicitatiecommissie uit de raad, die de interviews doet en de passende kandidaat selecteert. De Commissaris van de Koning is de andere hoofdrolspeler. De CvdK gaat in overleg met de raad over de profielschets, doet de eerste brievenselectie, spreekt met kandidaten en verzamelt informatie over ze. Vervolgens presenteert hij/zij de namen van de sollicitanten aan de vertrouwenscommissie en geeft aan wie hij/zij benoembaar acht en waarom. De CvdK is procesbewaker en informatiebron.

Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf.

Privacy van kandidaten beschermen

In de Handreiking burgemeesters wordt nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de geheimhouding van de procedure. CvdK’s drukken de raden telkens op het hart dat een zorgvuldig proces van het grootste belang is vooral vanwege de privacy van de sollicitanten. Van ‘lekken’ wordt aangifte gedaan. Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf, waarvoor gevangenisstraffen en boetes kunnen worden opgelegd. En toch gebeurt het. In Nijmegen bijvoorbeeld, in Den Bosch, Stichtse Vecht, Amsterdam, Roermond.

Ik weet nog goed dat ik als griffier en secretaris van een vertrouwenscommissie alle kopieën van cv’s van kandidaten in genummerde mapjes aan de leden van de commissie uitreikte en weer innam na de gesprekken en maanden de informatie thuis verstopte in een schoenendoos, alle mails en appjes via mijn privé-telefoon regelde en verwijderde, alles dubbelcheckte en meer in het algemeen spoken zag. Het is niet een procedure die je dagelijks doorloopt. Ik was niet bang voor lekken met opzet, maar voor ‘stom’ lekken door onvoorzichtigheid of onnadenkendheid. Dat raadsleden in thuis- of werkagenda de titel en de locatie opschrijven van de interviews, dat ze in de trein of in een café nog even met collega’s overleggen over kandidaat zus of zo, dat ze op LinkedIn de kandidaat opzoeken. Dat journalisten gaan gissen als raadsleden net te onbeholpen “geen commentaar” prevelen. Dan gaat de journalist verder vissen en ontstaat er een sfeer dat er al is gelekt en wordt het gerucht bevestigd. Het kan ook gebeuren dat een kandidaat zelf hier en daar een gesprek aanknoopt en dat derden daar hun conclusies aan verbinden.

To google or not to google?

“De geheimhouding brengt met zich mee dat door de vertrouwenscommissie, anders dan door de tussenkomst van de commissaris van de Koning, geen inlichtingen – schriftelijk of mondeling kunnen worden ingewonnen over de sollicitanten en dat overleg met derden is uitgesloten”, staat in de handreiking. Om waarborgen voor geheimhouding in te bouwen hadden CvdK’s in het verleden wel eens de neiging om het gebruik van digitale middelen helemaal te ontraden. Er wordt niet ge-googled, werd er gezegd. Je wil natuurlijk niet dat het algoritme van Google plots de betreffende kandidaten op je tijdlijn tovert. Of dat LinkedIn, Twitter en andere social media zichtbaarder blijken dan gedacht.

Mooi gesprekonderwerp voor het sollicitatiegesprek: “Wat vinden we over u op internet en klopt dat?”

Daar wordt tegenwoordig veel genuanceerder over gedacht. “Een vertrouwenscommissie mag dergelijke informatie niet negeren”, staat er nu in de handreiking, “maar moet hier zeer prudent mee omgaan”. Leden van de vertrouwenscommissie moeten zorgen dat ze geen digitale sporen achterlaten. “Let daarbij goed op het verwijderen van de zoekgeschiedenis en op het voorkomen van het achterlaten van bijvoorbeeld gebruikersnamen”. Daarnaast moet de commissie kritisch kijken naar de juistheid van digitale informatie. Dat is dan wel meteen een mooi gesprekonderwerp voor het sollicitatiegesprek: “Wat vinden we over u op internet en klopt dat?”

Onbewust onbekwaam

Tegen opzettelijk lekken vanwege bijvoorbeeld politieke drijfveren is geen kruid opgewassen. Maar lekken vanuit slordigheid of onwetendheid is vaak te voorkomen. Voor raadsleden en overige betrokkenen is een burgemeestersprocedure een spannende en unieke belevenis. Er wordt altijd wel genoeg tijd en aandacht besteed aan de voorbereiding van de interviews met trainingen en rollenspel. Minder aandacht is er voor het omgaan met openbare informatie in een geheim proces. Dit mag uitgebreider en diepgaander, leren ook van fouten van anderen, oefenen met casuïstiek, hetgeen nog een hele puzzel is omdat er op het hele proces geheimhouding berust. We denken in het algemeen dat we zorgvuldig omgaan met informatie en digitaal vaardig zijn, maar soms zijn we toch onbewust onbekwaam.

Pascale Georgopoulou is zelfstandig adviseur en programmamanager bij GO&C Overbruggen & Combineren en verricht werkzaamheden voor verschillende overheden.