Navigeren door Batenmanagement: Een Onmisbaar Kompas

In mei is een wet door de Tweede Kamer aangenomen die IT-waakhond Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) een wettelijke basis en een permanente status geeft. Het AcICT adviseert sinds 2021 als opvolger van BIT met een onafhankelijke en kritische blik over de risico’s en slagingskansen van grote ICT-projecten en informatiesystemen (>5 mln) bij de overheid. In deze context sluit Capgemini Invent aan met haar vernieuwde point-of-view over batenmanagement in de publieke sector.

AcICT heeft al honderd adviezen uitgebracht en een van de terugkerende adviezen luidt: “De businesscase is vaak onvoldoende. Het Adviescollege adviseert een goede businesscase altijd te laten samengaan met aandacht voor batenmanagement.” Het belang van een solide businesscase kan niet genoeg worden benadrukt, maar dit is slechts de start. De goedkeuring van een businesscase moet worden gevolgd door nauwgezet toezicht op de daadwerkelijke realisatie van de baten. De recente point-of-view over batenmanagement is daarom een welkome toevoeging aan het gesprek.

De Vier Pijlers van Batenmanagement: Van Theorie naar Praktijk

Capgemini Invent benadrukt dat batenmanagement in het hart van waardebeheer in organisaties ligt. Er wordt nadruk gelegd op het iteratieve karakter van het proces en de noodzaak van een aanpak die op vier pijlers rust: inzicht, eigenaarschap, besturing en data. In de point-of-view worden ervaringen gedeeld van een grote Nederlandse uitvoeringsorganisatie, waarbij een volledige waardemanagementmethodologie is ontwikkeld. Deze aanpak heeft geresulteerd in een duidelijke en uniforme controle over het realiseren van baten. De betrokkenheid van stakeholders bij elke stap van het proces draagt bij aan het creëren van draagvlak en eigenaarschap, essentieel voor succesvol batenmanagement.

Van ICT-toets tot Waardecreatie: De Cruciale Rol van Batenmanagement in ICT-projecten

Voorafgaand aan een AcICT-toets vindt een CIO-oordeel plaats. Dit geeft de opdrachtgever van een ICT-activiteit een beoordeling en aanbevelingen om de kans te vergroten dat het vervolg en de afronding slagen. In nauwe samenhang met het toetskader AcICT is een kwaliteitskader opgesteld, waaronder het aandachtsgebied ‘Businesscase, financiering en realisatie van de baten’. In dit kader wordt de point-of-view als informatief document genoemd om organisaties een leidraad te bieden om de potentiële baten van hun ICT-activiteiten te identificeren en te realiseren.

Door de kloof te dichten tussen de initiële goedkeuring van een businesscase en de daadwerkelijke realisatie van de baten, kunnen organisaties hun projecten effectiever sturen en meer grip krijgen op waardecreatie. In een tijd waarin de publieke sector wordt geconfronteerd met steeds complexere en kostbare IT-projecten, biedt de benadering uit de point-of-view een welkome gids voor effectief batenmanagement. De permanente status van AcICT en het groeiende belang van batenmanagement in hun advisering benadrukken de urgentie van dit onderwerp.

Cultuurverandering en Valkuilen

De benadering uit de point-of-view legt de nadruk op de noodzaak van een cultuurverandering binnen organisaties. Zo constateert Capgemini Invent bijvoorbeeld dat in sommige culturen het monitoren van KPI’s niet gebruikelijk of zelfs ongewenst is, wat het lastig maakt om baten te monitoren. Of dat medewerkers het soms moeilijk vinden om verantwoordelijkheid te dragen voor KPI’s, of dat er een gebrek aan urgentie wordt gevoeld. Het kan ook voorkomen dat taken te complex blijken te zijn en dat er niet voldoende of juiste data beschikbaar is.

Dit zijn slechts enkele van de veelvoorkomende valkuilen die zijn geïdentificeerd. Door een gestructureerde en iteratieve batenmanagementaanpak te hanteren schakel je als organisatie continu met de stakeholders om deze valkuilen te vermijden en risico’s te mitigeren. Zo komen organisaties tot een gedragen en robuust batenmanagementtraject.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de voordelen van effectief batenmanagement niet beperkt blijven tot het IT-domein. Elk project of programma binnen de publieke sector, of het nu gaat om infrastructurele ontwikkelingen, gezondheidszorginitiatieven of onderwijsprogramma’s, kan profiteren van deze aanpak. In feite kunnen de inzichten uit de point-of-view worden toegepast in een breed scala aan contexten, zowel binnen als buiten de IT-omgeving.

Oproep tot Actie voor de Publieke Sector

Samenvattend kan worden gesteld dat de recente point-of-view van Capgemini Invent inzichten levert voor het gesprek over batenmanagement in de publieke sector. Het biedt zowel een diagnose van enkele van de huidige problemen als een duidelijke route naar verbetering. In de huidige tijd waarin de publieke sector wordt geconfronteerd met een stijgend aantal en steeds complexere projecten, kan deze aanpak een essentieel hulpmiddel zijn om de effectiviteit van deze projecten te waarborgen en de gerealiseerde waarde te maximaliseren.

Het is nu aan de publieke sector om deze inzichten te omarmen en toe te passen. De wet die AcICT een permanente status geeft, benadrukt de bereidheid van de overheid om de aanbevelingen van het adviescollege ter harte te nemen. Dit biedt een hoopgevend teken dat batenmanagement de aandacht zal krijgen die het verdient in de toekomstige implementatie en evaluatie van IT-projecten en andere initiatieven in de publieke sector.