Administratie gemeentelijke begraafplaatsen helemaal op orde

De gemeente Terneuzen maakt een inhaalslag om de administratie van de gemeentelijke begraafplaatsen op orde te brengen. De administratie werd geregistreerd in Key2Begraven, dat gebeurt nu in Centric Begraven. “Het werkt heel goed, op een paar kleine dingen na zie ik eigenlijk alleen maar voordelen,” zegt Annemieke Hoekman, projectleider aanpak begraafplaatsen, van de gemeente.

De gemeente Terneuzen beheert tien gemeentelijke begraafplaatsen. “Van groot tot klein. Onze gemeente is ontstaan na meerdere herindelingen en elke begraafplaats had zijn eigen manier van administratie. Van een kaartenbak tot een digitaal overzicht, en er werd gewerkt met verschillende codes en omschrijvingen,” vertelt Hoekman. Zij is met haar team bezig om de administratie van de verschillende begraafplaatsen op orde te brengen. Van de tien begraafplaatsen zijn er inmiddels twee volledig in kaart gebracht, met de derde zijn ze nu bezig en de overige komen daarna aan de beurt, vertelt ze. “Onze gemeenteraad besloot in 2011 dat alle graven zonder lopende grafrechten geruimd moeten worden. Nu we het overzicht hebben, schrijven we nabestaanden aan met de vraag of ze een graf willen behouden.” Dat is een flinke opgave, want het is van lang niet alle graven duidelijk wie de nabestaanden zijn. Soms zijn er geen gegevens en moeten ze het archief induiken om familie te achterhalen. “Gelukkig is een deel van de aktes inmiddels gedigitaliseerd. De burgerlijke stand gaat terug tot 1700 en zo oud zijn de graven niet.”

Geruisloze implementatie

Naast het volledig maken van het overzicht van de graven, werden ook processen herzien en geoptimaliseerd. Hiervoor gebruikte de gemeente Key2Begraven. Toen het onderhoud van deze applicatie stopte, stapte de gemeente over op Centric Begraven. Applicatiebeheerder Martin IJzerman: “Het is niet de eerste cloudapplicatie die we als gemeente gebruiken, maar wel de eerste Centricapplicatie die we als SaaS afnemen. De collega’s van ICT waren zeer benieuwd hoe de overgang zou verlopen. Het ging geruisloos, de communicatie met Centric was goed en alles is volgens planning gegaan. De hele overgang is als positief ervaren.” Ook de ondersteuning bij het gebruik van de applicatie is goed, vertellen ze. IJzerman: “Ik krijg altijd heel snel een reactie op mijn vragen of meldingen. De mensen bij Centric werken netjes en reageren correct.”

Centric Begraven

De ervaringen met het gebruik van Centric Begraven zijn over het algemeen positief, zegt Hoekman. Een paar dingen zou ze wel graag aangepast zien. Zo is het opslaan van wijzigingen in brieven omslachtiger geworden, omdat je de wijzigingen eerst lokaal moet opslaan en dan moet uploaden naar de cloud. “Het is een extra stap, die niet digitaal vaardige collega’s wat lastig vinden.” Daarnaast zou ze graag zien dat ze niet al na vijf minuten inactiviteit de applicatie hoeft te verversen: “Als je nu aan de telefoon zit en je vergeet dat, dan ben je het scherm kwijt.” Een groot pluspunt van Centric Begraven is dat de gemeente niet meer hoeft te wachten op updates: “Vroeger moesten we soms maanden wachten op nieuwe functionaliteit, nu beschikken we er direct over.” Ook het gebruik vanaf een tablet lijkt haar heel handig: “Daarmee kunnen we straks, als we de tablets krijgen die zijn aangevraagd, op de begraafplaats foto’s maken en meteen inlezen. Ik heb nu vierhonderd foto’s van graven op mijn telefoon staan en die inlezen kost ontiegelijk veel tijd. Ik wacht daar maar even mee totdat we de tablets hebben, dan kan ik dat ter plekke doen.”
De gemeente gebruikt nog niet alle functionaliteit in Centric Begraven. Zoals de digitale agenda waarin een uitvaartverzorger zelf afspraken kan plannen. IJzerman: “Een aantal van onze collega’s gaan binnen een paar jaar met pensioen. Daarna gaan we deze modules waarschijnlijk wel gebruiken. Zo kijken we ernaar. Het is niet altijd even handig, maar echt grote problemen levert het ook niet op, hoor. Het werkt prima zoals we het nu doen.”

Ambities

Welke ambities heeft de gemeente met Centric Begraven? Hoekman: “Ik vind het een uitdaging om alles uit een systeem te halen wat erin zit. Ik werkte hiervoor op de financiële administratie en heb al heel wat digitale transformaties meegemaakt. Ik vind het prachtig als ik straks managementinformatie uit de applicatie kan halen, zodat we beter kunnen sturen. Ook zou ik graag steeds meer digitaal doen, met mijn collega’s, en dat het systeem ons daarbij ondersteunt.” Als voorbeeld noemt ze de kaartkoppeling. “Als de administratie helemaal op orde is, dan kan de kaartkoppeling gerealiseerd worden en dan is het de kunst om alles up-to-date te houden. We kunnen dan ook processen strakker inregelen. Bijvoorbeeld dat je na het overlijden van een rechthebbende de familie een brief stuurt wie de nieuwe rechthebbende van het graf moet worden, zodat we dat meteen goed in de administratie hebben.”

Raden ze Centric Begraven aan andere gemeenten aan? “Ik zie eigenlijk alleen maar voordelen,” zegt Hoekman, “behalve een paar dingen, zoals het opslaan van brieven, werkt het heel goed. We kunnen er efficiënt mee werken en efficiency vind ik heel belangrijk. Ik zou dus zeggen: gewoon doen!”