Automatische berekening & verstrekking loonkostensubsidie dankzij gemeente Oss

Het berekenen van loonkostensubsidie is complex. Zeker als je deze regeling voor 512 inwoners moet uitvoeren, zoals in de gemeente Oss. De gemeente werkt al jaren nauw samen met Centric, met als resultaat dat de berekening en de verstrekking van deze regeling geheel automatisch in Suite4Werk plaatsvindt.

Alle gemeenten die de Suite4Werk gebruiken, kunnen de automatische berekening en verstrekking van de loonkostensubsidie gebruiken. En dat is dankzij de gemeente Oss. Nathalie Levens, administratief-juridisch medewerker van het team Werk van de gemeente, was er vanaf het begin bij betrokken. “We hadden als één van de eerste gemeenten in Nederland inwoners die gebruikmaakten van de loonkostensubsidie. Dat komt omdat we hadden meegedaan met de voorloper, de pilot loondispensatie. De mensen die daaraan deelnamen, gingen over naar de nieuwe regeling.”

De gemeente kwam er al snel achter dat de uitvoering van de loonkostensubsidie ingewikkeld is. Je moet rekening houden met veel factoren om een adequate berekening te kunnen doen. “We wilden dit graag geautomatiseerd aanpakken en daarom zochten we contact met Centric.” Productmanager van Suite4Werk bij Centric, Ruud Henry: “De samenwerking die we startten, ging en gaat nog steeds op een heel natuurlijke manier. We hebben hetzelfde doel.”

Zorgvuldig maatwerk

Waarom is het zo ingewikkeld om de loonkostensubsidie uit te voeren? Het doel van de regeling is dat werkgevers mensen met een arbeidsbeperking in dienst nemen. Met loonkostensubsidie krijgt de werknemer een regulier salaris. De overheid betaalt de werkgever voor de verminderde productiviteit. Levens: “Als een inwoner tot de doelgroep behoort, bijvoorbeeld omdat deze een indicatie ‘beschut werk’ heeft, en deze is er klaar voor om aan het werk te gaan, dan benaderen onze accountmanagers werkgevers. Is er een werkplek gevonden, dan kijkt de gemeente of deze passend is.” Het is zorgvuldig maatwerk, zegt ze: “De regeling wordt ervaren als heel prettig en is prima voor de mensen die het nodig hebben. Maar als ze er eenmaal in zitten, dan komen ze er moeilijk meer uit. Daarom is het belangrijk dat het bij ze past. Mensen die meer kunnen, willen we meer bieden.”

Automatisch berekenen en verstrekken

Als er een baan is gevonden, dan wordt een loonwaardemeting gedaan. Er wordt gekeken naar het tempo en de kwaliteit van het werk en de netto werktijd. Dat bepaalt de hoogte van de subsidie. Een loonwaarde van 60% bijvoorbeeld, betekent dat iemand in 100% van de tijd 60% van het werk van een reguliere werknemer kan doen. De gemeente keert deze werkgever dan voor de overige 40% loonkostensubsidie uit.
De financiële administratie voor deze subsidie is complex. Allerlei gegevens moeten worden vastgelegd: naast de loonwaarde zijn dat de gegevens van de werkgever, de uren van het arbeidscontract en de termijn van de voorziening. Daarnaast kan er in de loop van de tijd veel veranderen. Iemand kan meer of minder uren gaan werken, ontslagen worden of productiever worden, waardoor de loonwaarde verandert. Er moet ook rekening gehouden worden met de leeftijd van de werknemer, want onder de 21 jaar geldt het jeugdloon. Levens: “We hebben iemand gehad waarbij in de maand waarin hij een jaar ouder werd ook de uren veranderden, en dat gebeurde op verschillende data. Dan is het heel fijn als het systeem voor je uitrekent hoe hoog de subsidie moet zijn.”

Transparant en goed overdraagbaar

De gemeente vroeg Centric of de berekening en verstrekking van de loonkostensubsidie geautomatiseerd kon worden in Suite4Werk. Henry: “Een deel van de gegevens werd al vastgelegd in het systeem, omdat ze nodig waren voor andere voorzieningen. We voegden daar onder meer de loonwaarde aan toe.” Naast het vastleggen van gegevens werd ook een automatische berekening toegevoegd. “We hebben het zodanig geïntegreerd dat de berekening van de loonkostensubsidie in het betaaldossier komt, met alle gegevens die daarvoor nodig zijn. Dat hebben we samen met de gemeente Oss bedacht,” vertelt Henry.

De samenwerking gaat tot de dag van vandaag door, want de applicatie wordt steeds verder ontwikkeld. Bijvoorbeeld als wetgeving verandert. Levens: “Toen we bijvoorbeeld overgingen naar het wettelijk minimum uurloon, werd dat in het systeem aangepast.” Ook voert Centric veranderingen door op verzoek van de gemeente. Levens: “Als jongeren een BBL-opleiding volgen, dan moet je met een aangepast minimumjeugdloon rekenen, het BBL-loon. Dat pasten we eerst handmatig aan. Op ons verzoek heeft Centric dit in het systeem verwerkt. Dat scheelt ons veel werk en is minder foutgevoelig.” Zo heeft ze meer voorbeelden van hoe de automatische berekening en uitkering de gemeente veel werk scheelt. Maar niet alleen dat, het maakt het proces ook transparant en goed overdraagbaar, zegt ze. De processen voor de uitvoering van de loonkostensubsidie zijn in elke gemeente gelijk, dus als een inwoner verhuist dan kan dit gemakkelijk overgedragen worden.

Scherpe vragen

“Toen we begonnen met onze samenwerking, duurde het wel even voordat we elkaars taal spraken. Ik kom vanuit de inhoud, Ruud vanuit de techniek. Maar toen we elkaar eenmaal begrepen, konden we elkaar heel goed aanvullen,” vertelt Levens. Henry: “Het is voor ons heel prettig om met een gemeente samen te werken die zoveel ervaring heeft in de uitvoering en die ons scherpe vragen stelt. Doordat we gaandeweg de applicatie uitbreiden en steeds met de gemeente reflecteren of het is wat ze willen, wordt het fundament steeds sterker.”

Suite4Werk ondersteunt gemeenten nu in de gehele uitvoering van de loonkostensubsidie. Toch heeft de gemeente Oss nog wel wat op het wensenlijstje staan, vertelt Levens: “We zouden graag een werkgeversportaal hebben, waar werkgevers kunnen inloggen, informatie kunnen vinden en zelf bepaalde wijzigingen kunnen doen.” Voorlopig blijft dit een wens, al staat het portaal wel op de roadmap voor de nabije toekomst, vertelt Henry.

Levens sluit af met de opmerking dat de automatische berekening en uitkering van de loonkostensubsidie de gemeente veel tijd scheelt, maar dat het vooral in het belang van de inwoner en de werkgever is dat dit snel en accuraat is geregeld: “In onze gemeente zijn het met name MKB-bedrijven die mensen met deze regeling in dienst nemen. Dat doen ze niet omdat het moet, maar omdat ze het sociaal en maatschappelijk belangrijk vinden. Die bedrijven willen we zo goed mogelijk ondersteunen.”