De nieuwe Omgevingswet mag dan uitgesteld zijn tot 1 juli 2022, de Friese gemeenten Heerenveen, Smallingerland en Súdwest-Fryslân zijn zich volop aan het voorbereiden op deze omvangrijke operatie. Volgens Sonja Zeeman, projectleider Klantreizen (bij de gemeenten Heerenveen / Súdwest-Fryslân), gaan inwoners met ruimtelijke plannen daarvan flink profiteren bij hun aanvragen.
Sonja Zeeman is projectleider Klantreizen (bij de gemeenten Heerenveen / Súdwest-Fryslân), projectleider DSO (voor Heerenveen) en projectleider implementatie-ondersteuning (voor Smallingerland) | Beeld: Wouter Keuris Fotografie
Welke impact heeft de Omgevingswet op jouw gemeenten?
“De gemeenten zijn er erg druk mee. Veel medewerkers werken hard aan projecten rond de Omgevingswet. Denk aan het maken van een omgevingsvisie, het ontwerpen van een omgevingsplan, het verwerven van software en uiteraard het inrichten van de nieuwe processen en zaaktypen, rekening houdend met de verwachtingen van inwoners en bedrijven. Met deze verwachtingen ben ik aan de slag met vier werkgroepen in het project Klantreizen. Daarmee geven we aan dat de klant centraal staat.” Daarnaast hebben we met zelfassessments het initiatieven-, vergunningenproces en proces van toezicht- en handhaving doorlopen. Op dit moment zijn we bezig om de daaruit voortvloeiende verbeteracties binnen de verschillende organisaties door te voeren. We hebben met het programma Aan de slag met de Omgevingswet werkplaatsen ingericht om te oefenen en de ketens werkend te krijgen. In de praktijk levert dat bij de deelnemers veel inzicht en energie op!
Wat zijn de uitdagingen als het gaat om de Omgevingswet?
“Voor mij is de grootste uitdaging om de gekozen ambities rond het verbeteren van de dienstverlening waar te maken. Waarbij vooral is gekozen om de interne processen te optimaliseren. Dit zullen de inwoners op een positieve manier gaan merken: zij worden bijvoorbeeld meer meegenomen in de verschillende fasen van het aanvraagproces. Het is ook de bedoeling dat dat proces sneller en meer op maat gaat verlopen. We kunnen aan de voorkant beter regelen of bijvoorbeeld in een bepaald gebied een vergunning moet worden aangevraagd, dat een melding volstaat of dat er vergunningsvrij mag worden gebouwd. Daarnaast wordt er van de medewerkers een andere houding en gedrag verwacht. Minder toetsen, meer werken vanuit de ‘ja, mits’-houding.”
“Vergunningaanvragen gaan straks sneller en meer op maat.”
Liggen jullie op schema?
“Over het algemeen liggen we bij deze drie gemeenten op schema. Het is fijn dat de Omgevingswet is uitgesteld, want er is veel te doen.”
Hoe ervaren jullie de samenwerking met de leveranciers?
“Ik ervaar de samenwerking als prettig. Ik heb korte lijnen met de projectleiders van de leveranciers. Hierdoor kan er snel geschakeld worden als dit nodig is. Een pluspunt is de samenwerking tussen de leveranciers onderling. Bij het koppelen van de VTH-software Centric Leefomgeving aan Tercera GO! – onze tool voor het bewerken van omgevingsplannen en -visies – was er nauwelijks sturing vanuit de gemeente nodig. Met Roxit zijn inmiddels ook goede contacten.
Een belangrijk criterium was dat de leveranciers bij de inwerkingtreding van de wet in ieder geval kunnen voldoen aan de eisen en wensen die de VNG stelt aan de omgevingssoftware. Vooral de must-haves. Daarnaast waren wij op zoek naar gebruiksvriendelijkheid en goede integratie, ofwel samenwerking tussen de applicaties.”
Trekken jullie samen op naar de Omgevingswet?
“Ik noem het de Friese aanpak. Regionaal pakken we een aantal onderwerpen gezamenlijk op, bijvoorbeeld de afspraken die we gaan maken met de ketenpartners, het opstellen van vragenbomen en hoe we om willen gaan met de data. Waar mogelijk werken we samen.”
Gaan jullie geleidelijk over naar de Omgevingswet of wordt het een big-bang?
“Wat betreft de VTH-processen gaan we vooralsnog voor een big bang. We willen tijd besteden aan het goed inrichten van deze processen onder de Omgevingswet. Om de organisatie te ontlasten worden de huidige processen niet overgezet. Wil je toch een fasering, voorsorteren op juli 2022, dan lijken APV en Toezicht en Handhaving de meest geschikte processen om iets eerder op te pakken, omdat hier geen directe relatie ligt met het Digitaal Stelsel Omgevingswet.” Met het nieuwe initiatievenproces gaan we wel eerder over, dit jaar al.
Hoe kunnen andere gemeenten profiteren van jullie ervaringen?
“Ze mogen meekijken bij het oefenen van de intaketafel en de omgevingstafel. Dit is ook al een aantal keren aan de orde geweest. De werkplaatsen worden Friesland breed gedeeld, zodat deze ook gebruikt kunnen worden door andere gemeenten om te oefenen. We hebben ons inrichtingsplan van de VTH-software gedeeld tijdens de laatste editie van het congres Omgevingswet van Binnenlands Bestuur. Ook spreken we regelmatig met andere gemeenten af voor een kijkje in elkaars keuken. We kunnen veel van elkaar leren.”
Welke tip zou je andere gemeenten willen meegeven?
“Besteed veel aandacht aan de inrichting van de applicaties. En zorg voor soepele processen die goed te volgen zijn voor inwoners en bedrijven, maar waarmee ook voor de medewerkers goed te werken is. Zoveel mogelijk digitaal, zo min mogelijk handmatig. Beoordeel je project voortdurend vanuit de perspectieven van zowel klant, medewerker als organisatie. Het systeem zelf moet niet leidend zijn. Daarnaast is het raadzaam om te investeren in het doordenken van klantreizen en niet bang te zin om zaken zo nodig fundamenteel anders te organiseren. We hebben nu een unieke kans om het goed te doen!”
