Ik herinner me nog dat ik in 2013 een seminar bezocht over zaakgericht werken. Een van de onderwerpen was: “Zaak- en objectgericht (samen)werken”. Ik was op dat moment net begonnen in mijn nieuwe functie als strategisch productmanager zaakgericht werken. Alles was nieuw voor mij.
Eén plaatje is me altijd goed bijgebleven: een gebouw, volledig verpakt in zwart landbouwplastic. Dit gebouw symboliseerde het DMS binnen het zaakgericht werken. Wat is nu, ruim drie jaar verder, de rol van het DMS binnen uw applicatielandschap en in het zaak- en objectgericht (samen)werken?
De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.
Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin
Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.
Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.
Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).
Vernietigingslijsten
Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.
Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.
Komen we met deze omslag in de knel met de NEN 2082-certificering? Nee, de NEN 2082-norm beschrijft eisen aan applicaties voor informatie- en archiefmanagement. De norm zegt niets over de applicaties waarmee dit informatiebeheer wordt gedaan. Op dit moment wordt nog vaak de link gelegd tussen een DMS en de NEN 2082-certificering. Het DMS moest ervoor zorgen dat aan alle eisen werd voldaan. Dit is niet nodig, verschillende oplossingen zoals een generiek zaaksysteem, DMS, rapportagetool, ZTC en domeinspecifieke applicaties zorgen er gezamenlijk voor dat aan alle eisen van de NEN 2082 wordt voldaan.
Intelligente opslag
Wat blijft er nog over van uw DMS? Wordt dat echt uitsluitend een opslagmedium voor zaakdocumenten? Ik denk het niet. Ook al is er een verschuiving van functionaliteit richting het zaaksysteem, het DMS zal op zijn minst een intelligent opslagmedium blijven. Functies zoals versiebeheer, in- en uitchecken blijven wezenlijke functies van een DMS.
En er is meer dan alleen het zaakgericht werken. Uw medewerkers werken ook samen in projecten en hebben hun eigen persoonlijke en afdelingsdocumenten. Al deze documenten worden beheerd, opgeslagen en gearchiveerd in het DMS. Het DMS beschikt over een eigen gebruikersinterface waarmee uw gebruikers werken en samenwerken aan documenten.
Ondanks de nieuwe rol voor het DMS zal het niet volledig worden opgeslokt door het zaaksysteem. Het DMS blijft een eigen component die voor het zaakgericht werken via standaarden samenwerkt met het zaaksysteem. Gebruikers die zaken afhandelen ervaren het zaaksysteem en DMS als één geheel. Voor gebruikers die niet-zaakgericht met documenten werken is het DMS veel meer dan een gebouw verpakt in landbouwplastic.
Hein van Schijndel heeft tien jaar ervaring in een gemeentelijke organisatie en werkt vanaf 2001 voor Centric. Hein is vanaf het begin betrokken geweest bij de ontwikkeling van de Centric-oplossingen voor informatie-uitwisseling en basisregistraties.
