Ton Kuijt en Petra de Munnik werken op de afdeling Burgerzaken bij de gemeente Baarn. Behalve de GBA en de burgerlijke stand houden zij ook de begraafplaatsadministratie bij. Voor alle burgerzaken gebruikt de gemeente al ruim twee jaar de systemen van Centric. Wat zijn de ervaringen?
“Eind 2010 zijn we overgegaan naar Key2Burgerzaken”, begint Ton Kuijt, senior medewerker Burgerzaken bij de gemeente Baarn. “Dat verliep heel vlot. Net na de zomervakantie voerden we een proefconversie uit. Een paar dagen later volgde de definitieve conversie. Alle persoonslijsten zijn toen omgezet van het formaat van de oude leverancier naar het formaat van Centric. Daar zit weliswaar niet heel veel verschil in, maar het gaat wel over ons volledige bevolkingsbestand. Het was verbazingwekkend hoe weinig fouten er uit de conversie kwamen. Dat was een goede binnenkomer.”
Waarom is Baarn overgestapt naar Key2Burgerzaken?
Ton: “De Unix-versie van de oude leverancier werd niet verder ontwikkeld. De leverancier ging ervan uit dat de klanten wel zouden overstappen op de nieuwe versie. Wij zijn daarop een offertetraject gestart, waarin we de drie grote leveranciers hebben benaderd. Centric voldeed als enige aan ons pakket van eisen. Een noodgedwongen keuze, zou je kunnen zeggen, die erg goed bevalt.”
Wat gaf de doorslag?
Petra de Munnik, allround medewerker Burgerzaken: “Wij gebruikten al een aantal Centric-applicaties, bijvoorbeeld Key2Financiën en Key2Begraven. Daar was onze IT-afdeling erg over te spreken. De zekerheid van betrouwbare koppelingen met de bestaande procesapplicaties speelde ook mee in de overweging. In overleg met hen is toen besloten om voor alle burgerzakenapplicaties te werken met de oplossingen van Centric. Onze medewerkers hebben na de overgang trouwens een heel goed opleidingstraject gevolgd. Dat mag ook wel even genoemd worden.”
Hoe zijn jullie ervaringen met de helpdesk?
Ton: “Over de support zijn we erg tevreden. Zeker als je applicaties net in gebruik neemt, is er vaak ondersteuning van de helpdesk nodig. Consultants van Centric hebben ons in die periode geweldig terzijde gestaan. Kwamen we ergens niet uit, dan gaven ze advies: ‘Probeer dit of dat’ of ‘Kijk daar eens naar.’ En dan werkte het weer.”
Petra: “Ook voor de koppeling van Burgerzaken met de BAG hadden we ondersteuning nodig, die is hier nogal bijzonder. Onze BAG is namelijk van een andere leverancier. En het datadistributiesysteem komt van nóg een andere partij. Dat was vorig jaar een flinke investering, waar we achteraf toch wel wat spijt van hebben. Het beheer van dat distributiesysteem blijkt in de praktijk erg complex, waardoor onze afdeling er veel werk aan heeft. Maar nu wéér overstappen zou kapitaalvernietiging zijn. Voorlopig is dat dus even van de baan.”
Baarn neemt deel aan de Werkgroep mGBA binnen Centric. Wat houdt dat in?
Petra: “We zijn momenteel bezig met het Portaal Burgerzaken. Iedere zes weken komen we met alle gemeenten in de werkgroep bijeen om mee te denken over de invulling daarvan. Hoe zien wij als gebruikers de procesafhandeling graag terug in de applicatie? Dat gaat tot op detailniveau, bijvoorbeeld: wat verschijnt bij de aanvraag van een paspoort als eerste in het scherm? Binnen de werkgroep denken wij mee over het ontwikkeltraject en de functionaliteit die gebouwd wordt. We hebben echt invloed op de applicaties waar we in de toekomst mee gaan werken. Heel waardevol.”
Hoe ver is Baarn met de mGBA?
Ton: “Die loopt wat vertraging op. Baarn is een kleine gemeente met een beperkte personele bezetting. De migratie is een pittig traject, waar we door allerlei externe oorzaken iets langer over doen dan gepland. Wij zijn aan de slag met Baseline I, de kwaliteitsnormen waaraan onze GBA moet voldoen om te kunnen aansluiten. Voor juni dit jaar moet dat afgerond zijn. Volgens de huidige planning sluiten we in het tweede kwartaal van 2015 aan op de BRP.”
Is Baarn druk met alle Haagse ontwikkelingen?
Ton: “Gemeenten krijgen veel te verwerken: de decentralisaties, het invoeren van de basisregistraties. Vooral voor grote trajecten hebben we als kleine gemeente eenvoudig niet de menskracht. Die moeten we inhuren. Door alle bezuinigingen en slinkende budgetten ontbreekt daarvoor echter de financiële ruimte. Samenwerken met andere gemeenten is voor de lange termijn misschien een optie, maar zeker de eerste jaren kost dat meer dan het oplevert. De overheid moet beseffen dat er aan de taakverschuiving een prijskaartje hangt.”
Hebt u een boodschap voor andere gemeenten?
Petra: “Tegen collega’s bij andere gemeenten zou ik willen zeggen: ga vooral naar beurzen en congressen, en onderhoud daar je netwerk. We staan allemaal voor dezelfde uitdagingen. Als één gemeente een slimme oplossing bedenkt, hoeven de andere dat niet nog eens over te doen. Komen dus!”
