Stel, je bent een kleine gemeente ten noorden van Amsterdam. Er zitten drie decentralisaties aan te komen en een grotere buurgemeente die het technisch en functioneel beheer van je WIZ-applicatie doet, besluit daarmee te stoppen. Het gebeurde de gemeenten Waterland en Landsmeer.
Loura Offenberg, Projectleider dienstverlening Landsmeer
De gemeenten zijn samen ongeveer 27.000 inwoners sterk. Hoe ga je als kleine gemeente slim om met een steeds groter en ingewikkelder wordend takenpakket? En waarom kozen zij voor Centric?
Wat hebben de gemeenten Waterland en Landsmeer eigenlijk met elkaar gemeen, behalve het feit dat ze aan elkaar grenzen?
Offenberg: “We zijn gelijkwaardig, misschien niet in inwoneraantal maar wel qua cultuur. Daarnaast werken we op een aantal gebieden met elkaar samen. Zo heeft Landsmeer sinds januari 2012 de taken op het gebied van werk en inkomen uitbesteed aan Waterland.”
Reijnders: “Daarnaast hadden zowel Waterland als Landsmeer het beheer van GWS4all, onze WIZ-applicatie van Centric, uitbesteed aan de gemeente Hoorn. Maar Hoorn is opgegaan in het regionale samenwerkingsverband tussen de Westfriese gemeenten waar wij buiten vallen. Eind september 2013 werd duidelijk dat het beheer van GWS4all per januari 2015 weer bij Waterland en Landsmeer kwam te liggen. De gemeenten hebben daarna tot medio 2014 verschillende opties onderzocht.”
Toen moest er dus vrij snel geschakeld worden.
Offenberg: “Absoluut. Binnen een halfjaar moesten we een geschikte partij zien te vinden die bepaalde werkzaamheden én het technisch en functioneel beheer per januari 2015 van ons kon overnemen. We waren al bekend met Centric door onder andere GWS4all en hebben samen besloten met hen in zee te gaan. En gelukkig is dat heel goed verlopen.”
Reijnders: “Centric heeft ons in het hele proces goed begeleid. We moesten vrij snel over; na de start van de voorbereidingen medio september zijn we half januari één op één overgegaan naar de cloud van Centric.”
Welke werkzaamheden hebben jullie precies uitbesteed?
Reijnders: “Centric doet het applicatiebeheer van GWS4all en voert de uitkeringenadministratie. Dit houdt in dat zij de mutaties die door de gemeente in het systeem zijn gezet, controleren en fiatteren. Het gaat om heel specialistische, maar tegelijk generieke werkzaamheden die je als kleine gemeente moeilijk zelf kunt doen. Stel dat we één administratief medewerker uitkeringen en applicatiebeheerder met kennis van GWS4all hebben en die personen vallen een keer uit door ziekte of vakantie – dat kan niet. Uitbesteden is dan een heel logische optie.”
Wat ervaren jullie als grootste voordeel van het uitbesteden van werk aan Centric?
Offenberg: “Hoorn deed de werkzaamheden erbij – als een burendienst en tegen lage kosten. Dus dan kon het door omstandigheden nog weleens even duren voordat zaken opgepakt en opgelost werden. De relatie met Centric is zakelijker, dus als we met een vraag zitten of een foutmelding sturen wordt alles redelijk snel opgelost. Hierover zijn goede afspraken gemaakt en vastgelegd. En dat is natuurlijk fijn.”
Reijnders: “Ook prettig: waar de bal voorheen bij de gemeente Hoorn lag, kunnen we nu zelf onze processen binnen GWS4all bepalen. Het is duidelijk dat de verhoudingen anders liggen nu we met een commercieel bedrijf in zee zijn gegaan – wij hebben het meer voor het zeggen.”
Offenberg: “Je betaalt meer, maar die investering krijg je weer terug.”
Angelique Reijnders, medewerker Planning & Control Waterland
Bovenop het uitbestedingstraject kregen jullie – net als alle gemeenten – ook nog drie decentralisaties voor jullie kiezen. Hoe zijn jullie daar mee omgegaan?
Offenberg: “Het is fijn dat we bepaalde decentralisatiezaken bij Centric kunnen bespreken en neerleggen: houden jullie rekening met de nieuwe werkprocessen in de Wmo? Is er een koppeling met CORV mogelijk? Hebben jullie modules die een integraal klantbeeld, het gezinsdossier ondersteunen? Hoe gaan jullie om met het feit dat jeugdzorg ook onder de verantwoording van gemeenten valt? Het is te merken dat Centric in veel segmenten thuis is en dus ook prima invulling kan geven aan dergelijke vragen. Inmiddels heeft Landsmeer dan ook Suite4Jeugdzorg en Suite4Sociale Regie – ter ondersteuning van het integrale klantbeeld – afgenomen. Die worden op dit moment geïnstalleerd en uitgewerkt met mijn collega’s van Middelpunt, ons wijkteam. Zij zijn de vakspecialisten die ervoor zorgen dat de decentralisaties goed landen – een hele klus voor zo’n klein team. Want ook al doet Centric het technisch en functioneel beheer, de vakspecialisten geven zelf aan welke veranderingen doorgevoerd moeten worden. Ik heb ontzettend veel respect voor mijn collega’s die met de beperkte middelen van een kleine gemeente deze enorme klus moeten uitvoeren.”
‘Wij hebben het nu meer voor het zeggen’
Het technisch en functioneel beheer van GWS4all is nu in handen van Centric. Wat merken jullie daarvan?
Reijnders: “Centric ondersteunt ons goed bij het lean maken van de processen binnen GWS4all. Van sommige functionaliteiten wisten we niet dat ze bestonden. Zaten we zelf in Excel lijstjes bij te houden, terwijl het ook gewoon in het systeem kan.”
Offenberg: “Er ging inderdaad een wereld voor de collega’s open: ‘Is dat allemaal mogelijk in GWS?’ Voor het maken van beschikkingen bijvoorbeeld werd er veel geknipt en geplakt. Maar als je alle gegevens al vanaf het begin in de juiste en beschikbaar gestelde velden invoert, rolt er aan het eind van het werkproces keurig netjes een beschikking uit.”
Reijnders: “Al met al vinden wij Centric heel klantgericht. Binnen de afspraken kunnen wij precies bepalen hoe we het willen hebben, de mensen van Centric denken mee. In de implementatiefase hebben ze ons ontzorgd. Dat was fijn, zeker met het oog op de 3D’s. Nog steeds trouwens. We worden gepamperd en ontzorgd.”
Offenberg: “Zeker ook in de nazorg; wekelijks zijn er mensen van Centric aanwezig om onze gebruikers te helpen: waar loop je tegenaan, waar gaat het fout?”
Reijnders: “Zo zijn de lijnen kort en dat communiceert prettig.”
Offenberg: “Ondanks het zakelijke karakter zie ik de mensen van Centric als collega’s. Vreemd misschien, maar zo voel ik dat.”
Waterland en Landsmeer
Gemeente Waterland telt ruim 17.000 inwoners verdeeld over tien kernen: Broek in Waterland, Ilpendam, Katwoude, Marken, Monnickendam, Overleek, Purmer, Uitdam, Watergang en Zuiderwoude.
Landsmeer is een dorp en gemeente in de regio Waterland in de provincie Noord-Holland en ligt tussen de noordgrens van Amsterdam en Purmerend. Bij de gemeentelijke herindeling per 1 januari 1991 kwamen Den Ilp en Purmerland bij Landsmeer. Er wonen ruim 10.000 mensen.
