De gemeente Werkendam heeft geen servers en geen afdeling systeembeheer meer. Alle gemeentelijke data en applicaties zijn ondergebracht in een private cloud die wordt gehost en beheerd door Centric IT Solutions. Een recept voor meer gemeenten?
Vrijdagmiddag 21 juni. Het is zover. De servers van de gemeente Werkendam worden definitief afgekoppeld. Een team van de gemeente, Centric en enkele applicatieleveranciers zit klaar om in één weekend de volledige gemeentelijke productieomgeving over te zetten naar het datacentrum van Centric. ‘Volledig’ betekent echt volledig: alle kantoorautomatisering, alle backofficeapplicaties (waaronder het GBA-systeem) én alle documenten en data. Een gefaseerde migratie zou, vanwege de vele onderlinge afhankelijkheden, meer risico’s met zich mee brengen, was eerder geconcludeerd. En dus is gekozen voor een ‘big bang’.
Zondagavond verlaat programmamanager Ankie Bol, verantwoordelijk voor de hele cloudgang, om half elf moe maar opgelucht het gemeentehuis. Alle seinen staan op groen om maandag van start te gaan. Geen van de worstcasescenario’s is uitgekomen. De primaire systemen draaien weer, maar nu op afstand in een datacenter van Centric IT Solutions. De gedegen voorbereiding van negen maanden heeft zich uitbetaald. In de weken daarop kunnen de onvermijdelijke rafelrandjes zonder het mes op de keel worden weggewerkt.
Private cloud
Werkendam heeft daarmee als eerste gemeente in Nederland haar volledige ICT de deur uit gedaan. Centric heeft alle technische beheertaken overgenomen voor ruim honderd applicaties, praktisch alle licenties en een kleine twee miljoen bestanden.
Bol: “We hebben hier geen servers meer voor dataopslag. En alle applicaties, ook die van andere leveranciers, draaien nu in de datacentra van Centric.”
“We zijn al jaren geleden tot de conclusie gekomen dat wij als gemeente te klein zijn om alle ICT in huis te houden”, legt algemeen directeur Erwin Koenen van Werkendam uit. “In eerste instantie hebben we ingezet op een samenwerkingsverband met buurgemeenten, maar halverwege bleek dat niet te werken. Toen moesten we wat anders. We hebben nog onderzocht of we konden aansluiten bij andere samenwerkingsverbanden, maar dat viel tegen.” Bol: “Vreemd genoeg zijn er nauwelijks gemeenten of samenwerkingsverbanden met een vergelijkbare situatie waarbij we ons konden aansluiten. Je moet dan veel compromissen sluiten.”
Koenen: “Dat is het voordeel van de huidige oplossing. Centric is een professionele partij waarmee we een puur zakelijke relatie onderhouden.”
Aanbesteding
Centric is de winnaar geworden van een Europees aanbestedingstraject. Werkendam heeft daarvoor de methode van de concurrentiegerichte dialoog gebruikt. Koenen: “Dat is ons goed bevallen. Zo kom je samen met leveranciers niet alleen tot een uitgekristalliseerd eisenpakket, maar ook tot een pakket waar leveranciers aan kunnen voldoen.”
Het contract van enkele ordners dik bevat gedetailleerde eisen over performance, beschikbaarheid en beveiliging. Bol: “Dat monitoren we ook strak. Daarmee houd je de leverancier scherp, heb ik gemerkt.” Het belangrijkste voordeel van de gekozen oplossing vinden Koenen en Bol dat ze nog maar één aanspreekpunt hebben. Koenen: “We hebben niet meer te maken met leveranciers die naar elkaar wijzen. Centric is verantwoordelijk voor de hele omgeving.”
Bol: “Hier past het woord ‘ontzorgen’. Dat was onze doelstelling. ICT is natuurlijk heel belangrijk voor een gemeente, maar het is niet onze corebusiness.” Dat ontzorgen geldt ook de technische helpdesk. Koenen: “De telefoon wordt nu altijd opgenomen.” Bol: “De grotere afstand is intern wel wennen. Men kan nu niet meer naar boven lopen om naar een upgrade te vragen. We moeten meer via procedures doen.”
Veiligheid
Veel aandacht ging bij de migratie uit naar de veiligheid. Zo heeft Werkendam een externe partij – Sirius Security – gevraagd de nieuwe omgeving uit te testen. Bij de aanbesteding werden Amerikaanse cloudproviders uitgesloten. Bol: “We hebben expliciet gekozen voor een Nederlandse partij om onze burgers te kunnen garanderen dat hun data veilig zijn opgeslagen, zonder dat buitenlandse mogendheden daar toegang toe kunnen krijgen.”
Medewerkers die thuis of vanaf hun iPad werken kunnen alleen met behulp van een token toegang krijgen. Bol: “Als overheid moet je absoluut zeker weten dat je data veilig zijn. De afspraken die je vooraf maakt, maar vooral de afspraken die je controleert, bepalen hoe veilig het werkelijk is.”
Werkendam in de cloud
- Alle applicaties, documenten en data zijn opgeslagen in het datacentrum van Centric.
- Back-up en uitwijk is geregeld door ‘in house’-voorzieningen van Centric op twee locaties in Nederland.
- In het gemeentehuis staat alleen nog servercapaciteit voor tijdelijke caching van grote (geo-)bestanden.
- Alle medewerkers (200) hebben via een virtual desktop toegang tot de applicaties: Windows of browsergebaseerd.
- Werkendam heeft geen systeembeheerders meer, wel functionele applicatiebeheerders.
- Een ‘Share file’-oplossing zorgt voor een afgeschermd alternatief voor clouddiensten als Dropbox. Ook te gebruiken via iPad of smartphone.
