Common Ground: nieuw naast oud, hoe verbind je die twee?

Beeld: Shutterstock

Steeds vaker lijkt het dat de voortgang van Common Ground op een drempel stuit. Een aantal pioniers heeft de eerste stappen gezet en is nu langzaam aan het uitbreiden, terwijl de ‘slimme volgers’ in afwachting zijn om de grote transitie in gang te zetten. En juist daartussen zit momenteel de uitdaging. Helaas is het (nog) niet mogelijk om even ‘Common Ground aan te besteden’. En natuurlijk ‘moet de winkel open blijven’ en ‘mag de dienstverlening nergens onder lijden’. En dan, met die afwegingen, vallen de meeste gemeente toch weer terug in het oude en vertrouwde.

Dit betekent dus dat Common Ground een plaats moet krijgen in aanbestedingstrajecten waarbij een ouder systeem vervangen moet worden, en de wil er is de Common Ground principes te implementeren. Maar hoe ziet dit er in praktische zin uit? Wij delen in dit artikel de concrete stappen en onze realistische observaties. We geloven namelijk dat de huidige markt veel innovatiekracht te bieden heeft, mits dit op de juiste manier aangeboord wordt bij het aanbestedingstraject, terwijl er nieuwe spelers zijn met een sterkere focus op Common Ground, maar met beperktere kennis en ervaring van de overheidsmarkt.

Common Ground moet een plaats moet krijgen in aanbestedingstrajecten.

Een situatieschets: wij zien op dit moment twee typen organisaties. Er zijn organisaties met een draaiend (zaak)systeem, zonder directe aanleiding om aan te besteden. Een stabiele ‘oude’ situatie dus. Deze groep kan momenteel op eigen tempo doorontwikkelen en voorsorteren op Common Ground. Hierbij zit de uitdaging wel in het creëren van een urgentie die wellicht niet vanzelfsprekend gevoeld wordt in een stabiele situatie, zeker niet voor de meeste eindgebruikers. Daarnaast zijn er veel organisaties met de boodschap: ‘gisteren hadden wij een nieuw zaaksysteem moeten aanschaffen’. Kortom, paniek in de tent door een aflopend contract of een systeem dat niet meer doorontwikkeld wordt, en dat zijn er op dit moment behoorlijk veel door overnames en het te lang behouden van oude systemen. Dit is ogenschijnlijk een vervelende situatie, waarbij het oude systeem omvalt zonder dat er een nieuwe (conform Common Ground) direct beschikbaar is. De uitdaging is om juist ook deze situatie te zien als mooie kans, waarbij de oude situatie nogmaals aanbesteed moet worden, maar wel met een bewuste koppeling naar de nieuwe situatie van Common Ground.

Maar hoe pak je dat aan, zo’n aanbesteding? De afgelopen tijd hebben wij een poging gedaan om Common Ground een plaats te geven in ons aanbestedingsproces. Wij namen de visie van de gemeente omtrent Common Ground op als wens en vroegen de leveranciers toe te lichten hoe hun Common Ground-beleid hierbij aansloot. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat deze methode nauwelijks onderscheidend vermogen leverde. Het bleef bij strategische visieteksten met weinig tot geen concrete plannen. Ook hebben wij bij aanbestedingen regelmatig ZGW–API’s uitgevraagd bij het onderdeel ‘Koppelingen’ in het Programma van Eisen en Wensen. Hierbij merkten wij echter dat dit enkel nut heeft als er aan de andere kant ook sprake is van deze API’s, dus de inzet hiervan bleef in de praktijk grotendeels uit. Er is nu wel een ‘brug’ gebouwd om dit te vertalen, de OpenZaakBrug, maar daarmee ben je toch weer een reden aan het creëren om de oude situatie bij het oude te laten en juist niet te innoveren. De VNG heeft een Programma van Eisen opgezet voor Common Ground. Hoewel dit een goed initiatief is, zien wij de impact van deze leidraad nog nauwelijks terug in de ontwikkelingen op de markt. De eisen zijn veelal generiek en multi-interpretabel en in sommige gevallen simpelweg niet realistisch, waardoor de toegevoegde waarde beperkt is.

De transitie naar Common Ground écht inzetten vraagt lef, centen en doorzettingsvermogen.

Het is dus hoog tijd voor een nieuwe aanpak. Ons voorstel is om tijdens de aanbesteding niet alleen een koppeling uit te vragen die het principe ‘nieuw naast oud’ direct ondersteund, maar ook daadwerkelijk een stuk nieuw mee te nemen in de aanbesteding. Een voorbeeld is een koppeling tussen het traditionele zaaksysteem en het net ontwikkelde OpenZaak, een set van registraties die Zaakgericht Werken volgens de Common Ground-principes faciliteert.

Door OpenZaak mee te nemen in de aanbesteding als een gekoppelde, maar op zichzelf staande component, wordt nieuw letterlijk naast oud opgenomen in de aanbesteding. De ‘winkel’ kan openblijven omdat de dienstverlening middels het traditionele zaaksysteem door kan gaan. Daarnaast kan er op eigen tempo doorgegaan worden met het gebruik van OpenZaak, bijvoorbeeld in pilots binnen een speciaal opgericht Common Ground-programma. Ook kan de gemeente zo snel op nieuwe ontwikkelingen inspelen, bijvoorbeeld als er meer koppelingen met OpenZaak beschikbaar komen.

Een aandachtspunt hierbij is de contractduur: wij raden een kortere duur aan dan men van de traditionele softwarecontracten gewend is en eventueel zelfs een onderscheid te maken tussen het zaaksysteem en OpenZaak. Ook zal het goed mogelijk zijn dat een leverancier tijdens de beoordelingsfase en zelfs tijdens de Proof of Concept nog niet alle gewenste functionaliteiten ontwikkeld heeft. Ga dus gezamenlijk op zoek naar een heldere ontwikkelplicht met een duidelijke roadmap, zwart op wit vastgelegd. Tot slot: vergis je niet in de kosten van een dergelijke component en de integratie. Deze zullen hoger liggen dan gemeenten gewend zijn van eerdere aanbestedingen, maar ja, een verandering in gang zetten vergt nou eenmaal een investering en wat is dan een beter moment dan dit doen onder druk van een aanbesteding.
Kortom, de transitie naar Common Ground écht inzetten vraagt lef, centen en doorzettingsvermogen. Gemeenten die enkel op zoek zijn naar een zo voordelig mogelijk zaaksysteem, zullen bedrogen uitkomen. Echte innovatie doet soms pijn en kan kwaliteit, tijd én geld kosten.

Sven Blom en Klaske Schep zijn adviseurs bij KBenP Digitale Overheid
Systemen in beeld