Voormalig directeur inkoopbeleid Rijksoverheid Siep Eilander geeft drie criteria voor goed opdrachtgeverschap bij ICT-projecten: interesse in de materie, bemoeienis met de inkoop en het organiseren van tegenspraak. “Het begint met nadenken.”
In zijn rol als Chief Procurement Officer Rijksoverheid zag Siep Eilander ‘de hele economie voorbij komen’. De voormalig directeur inkoopbeleid is formeel met pensioen, maar is nog druk als interim consultant bij onder andere Binnenlandse Zaken en de Nationale Politie. In zijn lange loopbaan heeft hij het inkoopvak drastisch zien veranderen. Het is gestructureerder geworden en veel meer ondergebracht in expertisecentra en bij specialisten. Hij blijft procurement fascinerend vinden. “Inkoop is een brug tussen de overheid en de echte wereld”, zegt hij. “In de ambtelijke wereld mag je heel lang met elkaar van mening verschillen en daarover praten. Bij inkoop komen die abstracte wereld en de concrete wereld daarbuiten bij elkaar.”
De iBestuur prijs voor goed opdrachtgeverschap
Op 11 oktober wordt tijdens een bijeenkomst bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de iBestuur prijs voor goed opdrachtgeverschap uitgereikt aan de winnaars in vier categorieën. Meer informatie over de categorieën en de criteria vindt u in een kader onderaan dit artikel.
iBestuur introduceert in 2017 een prijs voor goed opdrachtgeverschap. Zonder goed professioneel opdrachtgeverschap lukt het niet complexe ICT-projecten tot een goed einde te brengen. Grote projecten zijn complex en er is veel publiek geld mee gemoeid. Daarbij heeft men in de publieke sector te maken met politieke zijwind en ketens met ingewikkelde besluitvorming. Dat vereist grote stuurmanskunst van de opdrachtgever.
Wij willen met de prijs het belang van goed opdrachtgeverschap op een positieve manier benadrukken. Door goede opdrachtgevers in het zonnetje te zetten. En uit te leggen wat zij goed doen. Door een set criteria op te stellen (zie kader onder dit artikel) beogen we ook de kwaliteit van goed opdrachtgeverschap een stap verder te brengen. iBestuur werkt hierin samen met een adviesraad van (oud-)bestuurders, PBLQ en Nederland ICT.
De lastige kant van ICT
Hij vindt ICT niet in het bijzonder het zorgenkind voor inkopers: “Politieauto’s zijn ook niet eenvoudig.” Maar de belangen zijn groot, de processen worden steeds complexer en ICT is een relatief jonge wetenschap. “Stenen stapelen doen we al veel langer. Mensen te eten geven ook. ICT is dan vrij nieuw en daarbij verandert ze heel snel.” Eilander meent dat het voor een goede inkoper niet uitmaakt wat hij inkoopt, alhoewel ICT specifieke lastige kanten heeft. “Je moet extra oppassen voor vendor lock-in. Die is uitermate vervelend, want dan valt er weinig meer te onderhandelen en overstappen wordt lastig. ICT raakt ook aan de privacy van mensen, terwijl internationaal georganiseerde digitale misdaad toeneemt. En altijd moeten de eisen vanuit de politiek worden meegenomen, met al zijn uitzonderingen.” In zo’n complexe materie, wat is dan goed opdrachtgeverschap?
Eerst nadenken
“In de eerste plaats moet een opdrachtgever zich echt voor de materie interesseren”, zegt Eilander. “In de tweede plaats moet hij zich ook met de inkoop bemoeien. Inkoop is te belangrijk om alleen door inkopers te laten doen.” Wat hij daarmee bedoelt is dat er te vaak een scheiding is tussen de partij die de behoefte heeft en de partij die de inkoop regelt, terwijl ze samen zouden moeten werken. “De opdrachtgever formuleert duidelijk de behoefte en de inkoper is de dienstverlener die de relatie organiseert met de buitenwereld.” De opdrachtgever speelt een cruciale rol in de belangrijkste fase van het inkoopproces, namelijk dat van nadenken. Dat klinkt wellicht als een open deur, maar is het niet. “Het proces van inkopen is allereerst nadenken, dan pas inkopen en tot slot gebruiken. Inkoop is ook niet de fase waar het meeste geld te verdienen is, dat is bij de fases van nadenken en gebruiken. Natuurlijk kun je prijsvechter willen zijn en dan iedere leverancier het vel over de neus trekken. Maar dat leidt te vaak tot gigantische kosten verderop.”
Siep Eilander: “De ambtelijk opdrachtgever moet niet willen samenwerken met een partij die willoos alles overneemt. Niet alles kan met ICT. En niet alles wat wel kan, is ook nodig.” (Beeld: ABD)
Ter illustratie geeft hij een voorbeeld uit de wegenbouw. “Stel dat tussen de plaatsen A en B het verkeer steeds drukker wordt. De opdrachtgever stelt daarom vast dat er een tweede tunnel moet worden aangelegd om het verkeer in banen te leiden. Maar dat is niet nadenken, dat is het herhalen van een eerdere oplossing. Nadenken is vragen: waarom hebben we een vervoersprobleem? En wat zijn de manieren waarop dit aangepakt kan worden?” En zo komen we bij het derde criterium van goed opdrachtgeverschap, het organiseren van tegenspraak, bijvoorbeeld in de vorm van een contractcommissie of tenderboard. “Een goede opdrachtgever vraagt om tegenspraak. Hij hoort graag alternatieven, of wat hij wil wel haalbaar is of noodzakelijk en of er bestaande oplossingen zijn die ingezet kunnen worden.”
Noodzakelijke tegenspraak
Bij de recherche zag Eilander dat tegendenken dagelijkse praktijk is. “Het is een gewoonte waar veel van te leren valt. Een opdrachtnemer moet ook nee kunnen verkopen. De ambtelijk opdrachtgever moet niet willen samenwerken met een partij die willoos alles overneemt. Niet alles kan met ICT. En niet alles wat wel kan, is ook nodig.” Partnerschap en samenwerking zijn echt nodig voor succes, dat geldt voor kleine en grote projecten. Dan helpt het als je een langdurige relatie hebt. “Maar volgens veel mensen zijn de contracten die wij aangaan met ICT-leveranciers geen relatie, omdat zij volgens de aanbestedingsregels vier jaar duren en dan lijken het meer op huwelijkscontracten met de scheiding erin gebakken. Die vier jaar, daar zit natuurlijk wel wat in, maar we moeten niet vergeten dat het door de tijd heen vaak dezelfde bedrijven zijn die aan de overheid leveren. Zo bezien is dat toch een vorm van partnerschap.”
Principes
Over de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zegt Eilander dat de overheid enerzijds steeds beter in staat is haar behoeften te formuleren en beter luistert naar de markt en de expertise die daar aanwezig is. “Stel je een kwadrant voor. De combinatie goede opdrachtgever en goede opdrachtnemer is natuurlijk prima. De combinatie slechte opdrachtgever en slechte opdrachtnemer wordt niks. Een goede opdrachtgever en een slechte opdrachtnemer wordt ook niks. Maar een slechte opdrachtgever en een goede opdrachtnemer, die combinatie is interessant en kan nog heel wat worden. Goed opdrachtgeverschap is dus heel belangrijk, maar zo bezien is er ook bij de opdrachtnemer altijd een grote verantwoordelijkheid.”
Mocht het ten slotte scheeflopen, zegt Eilander, durf dan te stoppen. “Daarom is het belangrijk grote kwesties in overzichtelijke brokken te hakken. Die zijn makkelijker te stoppen dan zo’n groot project.”
Scorelijst goede opdrachtgevers
Ruud Mollema is principal adviseur bij PBLQ en betrokken bij het formuleren van de 21 principes van goed opdrachtgeverschap. Dit zijn 21 criteria waarmee ICT-opdrachtnemers vanuit hun praktijkervaring een score van 1 tot 4 punten toekennen aan een aantal van hun opdrachtgevers.
De categorieën zijn:
• Samenwerking, communicatie en organisatie;
• Opdrachtverstrekking, inkoopproces, planmatig werken en acceptatiecriteria;
• Capaciteit, deskundigheid en kwaliteit;
• Kwaliteitsmanagement, risicobeheersing en audits.
Een principe is bijvoorbeeld ‘Opdrachtgever stelt duidelijke acceptatiecriteria aan producten die de opdrachtnemer oplevert’. Onduidelijke of afwezige acceptatiecriteria krijgen een 1, (bijna) perfecte duidelijkheid scoort een 4.
Mollema: “PBLQ heeft met branchevereniging Nederland ICT gekozen voor een vierpuntsschaal, omdat men bij een vijfpuntsschaal vaak een 3 kiest. Nu zien we heel duidelijk wie niets heeft geregeld (score 1) en bij wie alles top is (score 4). Die score hopeloos (score 1) kunnen we vooralsnog negeren, waar het top is (score 4) zijn de best practices te vinden. Interessant zijn scores 2 en 3. Dan wordt duidelijk waar het grootste verbeterpotentieel zit en wie nog één duwtje in de goede richting nodig heeft.” De verandering van een 2 naar een 3 zit vooral op het inhoudelijke vlak, progressie van 3 naar 4 is met name procedureel en communicatief.
De principes zijn onder andere geformuleerd op basis van de inkoopconcepten van Rijkswaterstaat en hoe zij omgaat met leveranciers. “Dat is de grootste aanbesteder van Nederland. Daar weten ze waar ze het over hebben.”Op 11 oktober 2017 worden de prijzen uitgereikt aan de vier beste ICT-opdrachtgevers binnen de Nederlandse overheid. Welke organisaties dat zijn, blijft geheim tot de bijeenkomst! Met Nederland ICT en de overheid wordt vervolgens onderzocht hoe de resultaten zijn te verwerken tot hulpmiddelen waarmee opdrachtgevers en -nemers hun opdrachtgeverschap kunnen verbeteren.
