In verband met het auteursrecht halen veel archiefinstellingen digitale collecties offline. Uit angst voor forse claims. Zijn er dan geen oplossingen? Zeker, open licenties bijvoorbeeld.
Intellectueel eigendom en auteursrecht klinken saai, maar ze raken aan een belangrijke discussie over de toegankelijkheid van ons cultureel erfgoed. Wat heeft dit dan met overheden te maken? Overheden en andere publieke instellingen creëren, bestellen, beheren en archiveren cultureel erfgoed – zoals foto’s, kunst en video’s – met publiek geld. Als deze instellingen hun collecties niet goed beheren, dan is er kans dat we dit erfgoed pas over 150 jaar te zien kunnen krijgen.
Een recent voorbeeld is dat veel instellingen een deel van hun digitale collecties offline gehaald hebben gehaald uit angst voor claims. Hoe zit dat en wat kunnen we eraan doen?
Het intellectueel eigendom beschermt de creaties van auteurs, artiesten, kunstenaars en makers. Het zorgt ervoor dat zij geld kunnen verdienen met de creaties waar zij tijd, geld en creativiteit in hebben geïnvesteerd. Het auteursrecht op een werk blijft echter zeventig jaar na het overlijden van de auteur van een werk bestaan. Wanneer er geen persoon op het werk aangegeven staat, of alleen de naam van een organisatie, geldt de termijn van 1 januari opvolgend zeventig jaar na eerste openbaarmaking. Dit betekent dat een werken van in 1948 overleden auteurs of werken die toen door een uitgever zijn gepubliceerd, nu pas in het publiek domein terechtgekomen zijn en hergebruikt mogen worden.
Vanaf 1912 was de beschermingstermijn vijftig jaar, maar sinds 1995 is de termijn zeventig jaar geworden. Sommige instellingen houden voor de zekerheid zelfs 150 jaar aan, omdat er naast de originele auteur nog andere rechthebbenden kunnen zijn. Die zijn 150 jaar na het overlijden van de maker of eerste publicatie waarschijnlijk wel overleden.
In het digitale tijdperk met alle vluchtige en toegenomen vormen van communicatie, zoals een smartphone met camera in ieders broekzak, is zeventig jaar erg lang. Overheden en publieke instellingen moeten zich hiervan bewust zijn en rekening houden met afspraken over het intellectueel eigendom bij het verwerven en beheren van hun digitale collecties.
De meeste overheden eisen dat de makers die zij inhuren hun auteursrecht overdragen aan die overheid. Met andere woorden: de overheden bezitten de audiovisuele werken, zoals foto’s van een werkbezoek van de gemeenteraad, in opdracht gemaakte foto’s, kunst of designs voor promotiemateriaal of video’s die gebruikt worden om nieuw beleid toe te lichten. De reden dat deze eis in de inkoopvoorwaarden staat komt voort uit het feit dat overheden en publieke instellingen worden bekostigd met publiek geld. De werken, die in opdracht of door hen gemaakt zijn, moeten publiek beschikbaar gemaakt kunnen worden, ongehinderd door auteursrecht. Wanneer het auteursrecht nog bij een maker ligt, dan is het niet gegarandeerd dat een werk publiek beschikbaar gemaakt kan worden. Makers kunnen uiteraard hun prijs aanpassen als zij inkomstenderving verwachten door overdracht van het intellectueel eigendom.
Verborgen collecties
Het probleem hierbij is dat veel publieke instellingen, in het verleden en ook nu nog, geen goede of onduidelijke afspraken hebben gemaakt met makers. Van veel stukken is daarom onbekend of ze online mogen worden gepubliceerd of hergebruikt mogen worden. Dit is bij recente werken nog niet zo moeilijk te achterhalen, maar voor oude collecties is het vaak onbegonnen werk om na te gaan welke stukken wel of niet vrijgeven mogen worden en met wie er eventueel afspraken gemaakt kunnen worden over het eigendom en publicatie.
Waar leidt dit toe? Een paar mogelijke scenario’s doen zich voor. Overheden en publieke instellingen hebben soms enorme collecties historische beelden die zij niet beschikbaar kunnen stellen omdat onmogelijk nagegaan kan worden of er ergens auteursrechten op berusten. Dit is vooral voor archiefinstellingen die veel beelden hebben, soms verkregen uit schenkingen, problematisch. Zij beheren en digitaliseren met publiek geld ons erfgoed, maar kunnen onmogelijk voor ieder werk met zekerheid nagaan of er nog auteursrechten op berusten.
Er is wel een wet over verweesde werken, maar deze verplicht instellingen om per collectie-item een aan wettelijke eisen gebonden onderzoek te doen naar auteursrechthebbenden. Dit is in de praktijk onuitvoerbaar voor grote en diverse collecties. Er zijn archieven geweest die deze collecties toch online hebben gezet. Dit leidde tot boetes doordat organisaties die rechten beheren van werken, claims indienen. Archiefinstellingen hebben hier ruime ervaring mee. Deze boetes kunnen oplopen tot in de duizenden euro’s en dan rijst de vraag of oude foto’s uit de jaren ’50 tegenwoordig sowieso nog wel deze bedragen zouden kunnen opbrengen. Een niet onbelangrijk detail is dat veel archiefinstellingen hun digitale collecties alleen in een lage resolutie publiek online beschikbaar hebben gemaakt. Een andere vraag die aandacht verdient is ook hoe een individueel financieel belang opweegt tegen het algemeen maatschappelijk belang.
Zonder de inzet van archiefinstellingen die deze werken met publiek geld digitaliseren en publiceren zouden deze werken waarschijnlijk nooit meer het daglicht gezien hebben. Archiefinstellingen kopen nu bij Pictoright de rechten af van collecties, maar uit een recente rechtszaak met Erfgoed Leiden bleek dat een deel van de rechten ook bij andere organisaties ligt. Dus dat betekent dat je met meerdere bedrijven afkoopregelingen voor grote collecties moet bedingen. Of we moeten wachten totdat de auteursrechthebbende zeventig jaar dood is.
Erfgoed van de toekomst
Je kan je natuurlijk afvragen of een auteursrecht, dat zeventig jaar na de dood van de auteur pas verloopt, nog van deze tijd is. Maar het auteursrecht is Europees geregeld en veranderingen op dit vlak gaan helaas langzaam en productiebedrijven, zoals Disney, hebben geen belang bij het terugbrengen van deze termijn. Wat kun je dan wel doen als overheid of publieke instelling? Want de foto’s en video’s van vandaag zijn het erfgoed van de toekomst.
Allereerst is het van belang om goede afspraken te maken met opdrachtnemers, mede-overheden of ontvangers van subsidies over de manier waarop het werk publiek beschikbaar gesteld kan worden. Ook bij schenkingen moeten goede afspraken gemaakt worden over het intellectueel eigendom en moet indien mogelijk duidelijk zijn wie de auteurs zijn van het geschonken materiaal. Het overdragen van het intellectueel eigendom is een oplossing daarvoor. Een andere oplossing is dat de maker verantwoordelijk gesteld wordt om het werk actief publiek beschikbaar te maken, bijvoorbeeld door het beschikbaar te stellen onder een Creative Commons Public Domain Dedication license. Veel populaire content platforms, zoals Flickr voor fotografie en Vimeo voor video’s, maken dit mogelijk. Deze oplossing was op Rijksniveau mogelijk tot de herziening van de inkoopvoorwaarden in 2014 (zie uitzondering 23.6 van de Arvodi van 2011).
Zorg daarnaast ook dat de inkoopvoorwaarden, waar bepalingen instaan over overdracht, bekend zijn binnen de hele organisatie. Daarnaast dient de overdracht van het intellectueel eigendom uiteraard ook besproken, vastgelegd en gehandhaafd worden. Regelmatig gaat het mis bij de opdrachtverstrekking en wordt een maker onvoldoende gewezen op de geldende inkoopvoorwaarden óf zijn ambtenaren zich onvoldoende bewust van de manier waarop deel- en eindproducten door makers aangeleverd moeten worden.
Bij het bewaren van deze werken dient duidelijk aangegeven te worden dat het werk in het publieke domein is en wie er verantwoordelijk is voor het publiek beschikbaar stellen van het werk, zodat dat in de toekomst ook nog bekend is. De werken kunnen uiteraard ook direct onder een herbruikbare Creative Commons licentie online gepubliceerd worden. Bij voorkeur gebeurt dit op de website van de overheid zelf én op de content platforms waar dit soort werken al veel gedeeld wordt. Dit komt niet alleen de buitenwereld ten goede, maar ook intern kunnen de werken hergebruikt worden voor nieuwe toepassingen en doeleinden.
Het nu goed regelen van de administratie van publiek domein materiaal voorkomt dat we in de toekomst zitten met collecties waarvan niet duidelijk is of ze gepubliceerd mogen worden of waarvoor eerst veel tijd en kosten geïnvesteerd moeten worden om ze beschikbaar te stellen.
Het toegankelijkheid houden van het erfgoed van de toekomst is een taak van ons allemaal!
Tom Kunzler is programmamanager bij de Open State Foundation.
Deze bijdrage is geschreven in samenwerking met Sebastiaan ter Burg. Hij ondersteunt veranderingsprocessen visueel door gebruik te maken van video en fotografie. Sebastiaan stelt veel van zijn werk vrij herbruikbaar beschikbaar (flickr / vimeo) onder een Creative Commons-licentie “om zo de boodschap en impact van zijn opdrachtgevers te versterken.”
