De digitale gemeente: ‘Sleutel ligt in verbinding beleid en uitvoering’

Beeld: Mireille Prange/Rob van Esch

Beide gesprekspartners hebben al zeker 20 jaar ervaring met de relatie overheid en technologie. Palmen werkt al die jaren al voor BCT, dat software maakt voor de lokale en regionale overheden en de semipublieke sector. Bruines’ huidige werk rondom Smart Cities kan gezien worden in het verlengde van De Glazen Stad, een project uit 2001 dat de toegang wilde vergroten van burgers en bedrijven tot gemeentelijke informatie. “Ik ben eigenlijk nog steeds met dezelfde dingen bezig”, constateert ze enigszins verrast.

Dat is een mooi aanknopingspunt voor Palmen, die wil weten waarom digitalisering bij de overheid zo traag verloopt. Of misschien is ‘verliep’ beter, want het coronavirus heeft laten zien dat digitalisering veel sneller kan. Palmen vraagt Bruines in hoeverre de gemeente Den Haag voorbereid was op het massaal verplicht thuiswerken van medewerkers. De wethouder antwoordt dat het voor iedereen lastig is geweest, maar dat ook in Den Haag de technische mensen hard aan het werk zijn gegaan om op afstand werken mogelijk te maken. “Wij waren bezig met de omschakeling naar Microsoft Teams toen de lockdown werd afgekondigd. Die transitie is natuurlijk versneld doorgezet.”

Palmen: “Van de ondervraagden zei 62 procent dat hun organisatie in maart 2020 niet voorbereid was op volledig digitaal werken. In december was 50 procent dat wél. Zou u zeggen dat het nieuwe coronavirus een gamechanger is gebleken?” Bruines geeft de voorkeur aan het woord katalysator. “De pandemie heeft geleid tot versnelling op veel gebieden. Het heeft ook medewerkers gedwongen om digitaal vaardiger te worden en dat vind ik positief.” Op de vraag of de versnelling blijvend is, antwoordt Bruines beknopt: “Ik hoop het.”

Privacy op orde

Uit het onderzoek bleek ook dat de ondervraagde gemeenten vinden dat ze achterlopen op het gebied van digitalisering, informatiebeveiliging en privacy. Palmen wil van Bruines weten hoe zij daarover denkt en wat volgens haar de oorzaken zijn. “Bedrijven hebben het in zekere zin makkelijker”, meent Bruines. “Gemeenten werken met zo veel verschillende systemen, dat maakt digitalisering complex. En omdat zij een publieke verantwoordelijkheid hebben, moet alles kloppen. Daar komt ook nog eens bij dat overheidsorganisaties complex zijn, met veel afdelingen en departementen. Maar we hebben al grote slagen gemaakt. Wat betreft privacy is de Autoriteit Persoonsgegevens heel alert en dat dwingt gemeenten haast te maken om dat op orde te krijgen. Ik vind dat we heel goed op koers zijn.”

Toch had er meer kunnen gebeuren in twintig jaar, zegt Palmen. “Al die tijd kon het allemaal niet en nu kan het opeens wel. De verplichting heeft de ogen geopend voor de mogelijkheden.” Hij citeert vervolgens uit het onderzoek dat 20 procent van de ondervraagden toegaf dat tijdens de coronacrisis de privacy van de burgers (minstens een keer) in het geding was gekomen. “Ik heb begrip voor de omstandigheden, maar ik schrok van het percentage en dat men het openlijk toegaf. Hoe is dat in Den Haag vorig jaar gegaan?”

Bruines heeft geen signalen gekregen dat er iets is fout gegaan in haar gemeente, maar geeft toe dat waar meerdere partijen digitaal samenwerken, er altijd een risico is. “Een integrale aanpak kan belemmerd worden omdat het lastig is om gegevens te delen. Omdat het niet kan of niet mag. Dat kom je vooral in het sociale domein wel tegen. Ook op andere gebieden zien we frictie tussen snel willen handelen en gemeenten die zich aan de regels moeten houden.”

Wat vindt Bruines dan van de uitslag dat bijna 3 jaar na invoering, 16 procent van de ondervraagden zei dat hun gemeente niet AVG-compliant werkt? Palmen onderkent daarbij de ingewikkeldheid van al die verschillende regels en regelingen. Bruines vindt desalniettemin de AVG hele relevante wetgeving. “We zien een enorme ontwikkeling naar datagestuurd werken, besturen en beleid maken. Daar hebben we uitermate zorgvuldig mee om te gaan. Binnen Smart Cities is sprake van dataverzameling van niet-persoonsgebonden gegevens, zoals luchtkwaliteit en verkeerstromen. Maar ook van gegevens die wel zouden kunnen terugleiden naar een persoon, zoals het controleren van betaald parkeren door het scannen van kentekens. Wij krijgen vragen over het koppelen van bestanden en dan komen we al snel op een glibberig vlak. We moeten spelregels hebben hoe in de dagelijkse praktijk om te gaan met digitale informatie.” Bruines weet dat de VNG hiervoor de principes voor de digitale samenleving heeft opgesteld. “De basis is dat we transparant zijn in wat we doen: welke data verzamelen we als gemeente en hoe zijn onze algoritmes opgebouwd. Hoe meer mogelijk is, hoe meer transparantie nodig is.”

Handreiking of handrem?

Palmen vraagt zich af of de VNG geen handvatten moet geven aan gemeenten die worstelen met hun informatiebeleid, omdat de nodige kennis ontbreekt in hun organisatie. Bruines legt uit dat wetgeving voor iedereen geldt, maar dat gemeenten vrij zijn in de manier waarop ze die uitvoeren, met welke partijen en met welke ICT-systemen. “De gemeenteraad is onze baas, maar bepaalt niet welke systemen we moeten kopen. Wel kunnen ze beleid maken, zoals de voorkeur voor open source aangeven. En de VNG biedt handvatten via Common Ground.” Dat leidt tot een dilemma bij Palmen. “Aan de ene kant is het super dat de VNG vanuit een centrale rol handvatten biedt. Maar de kennis zit bij de leveranciers en er zijn net zoveel leveranciers als gemeenten. De lokale overheid staat bekend om haar versnipperde ICT-landschap. Hoe kan de VNG dan een handreiking geven die gemeenten kunnen volgen? Werkt dat niet als een handrem?”
Bruines kan zich voorstellen dat handreikingen bijvoorbeeld aangeven hoe gemeenten de dingen die zij moeten doen, kunnen organiseren. “De partijen die je betrekt bij het uitvoeren daarvan, daar heeft een gemeente eigen keuze in. Maar sommige dingen moet je als gemeenten niet meer zelf willen. We zien steeds meer dat gemeenten kant en klare systemen kopen en abonnementen op standaard applicaties. Den Haag bouwt grote systemen ook niet zelf, wij kunnen die kennis allemaal niet in huis halen. Dat betekent wel dat we in de inkooprol heel precies moeten weten wat we nodig hebben. Kleinere gemeenten doen steeds meer samen: beheer, ontwikkeling en inkoop. De VNG kan handreikingen doen over hoe in te kopen.”

Frictie tussen snel willen handelen en gemeenten die zich aan de regels moeten houden.

Minister van Digitale Zaken

Tot slot wil Palmen weten of Bruines denkt dat gemeenten over 10 jaar digitaal vaardiger zullen zijn dan nu. En of een minister van Digitale Zaken daarbij gaat helpen. “Ik weet niet of een minister van Digitale Zaken alles oplost”, mijmert Bruines. “Het risico bestaat ook dat wanneer we één persoon hebben die over dat onderwerp gaat, de rest achterover gaat leunen omdat het hun pakkie-an niet meer is. Ik herinner me dat we ooit riepen dat cultuur en financiën samengevoegd moesten worden om de geldproblemen in die sector op te lossen. Dat werkte ook niet.” De sleutel zit in beleid en uitvoering, vindt zowel Bruines als Palmen.
“We moeten die dichterbij elkaar brengen”, zegt Bruines. “Uitvoering ziet de dagelijkse praktijk van beleid, maar die ervaringen worden nu niet echt terugvertaald naar beleid. Dat zou wel moeten. Daar komt gelukkig wel meer aandacht voor.” Gevraagd naar een uitsmijter, heeft Bruines er wel een klaar liggen: “De politieke aandacht voor digitale zaken is niet groot. Ik wil iedereen die dit leest vragen om digitalisering hoger op de bestuursagenda te zetten. Het raakt namelijk aan alle beleidsterreinen waar men zich wél druk om maakt.”

Het Digitale OverheidsOnderzoek: Gemeente 2030, uitgevoerd door marktonderzoeksbureau Markteffect, kunt u downloaden via deze link

Dimitri Palmen van softwaremaker BCT (rechts) en Saskia Bruines, wethouder Den Haag (links).