De Kunst van het klein beginnen

Een mooie uitspraak: ‘Ieder groot succesvol project is begonnen als een klein succesvol project’. Tegelijk, de Kunst van het klein beginnen komt neer op de Kunst om vervelende keuzes te kunnen maken. Een kundige IT’er zou ook de vaardigheid moeten hebben om bestuurders te helpen die vervelende keuzes te kunnen maken.

Onlangs luisterde ik naar een aflevering van de podcast De Technoloog van BNR met de titel ‘Waarom grote IT-projecten (van de overheid) vaak mislukken’. Aanleiding voor het onderwerp vormde een onderzoek van AG Connect en Binnenlands Bestuur naar de uitvoering van grote IT-projecten bij de overheid. In de conclusie veel aandacht voor kostenoverschrijdingen en uitloop van planningen. In het uurtje podcast veel herkenbare mogelijke oorzaken hiervoor.

Halverwege deze podcast volgde een mooie quote: ‘Ieder groot succesvol project is begonnen als een klein succesvol project’. Met vervolgens de stelling dat hier nauwelijks uitzonderingen op zijn te benoemen. Het is de kunst van het klein beginnen. En volgens mij hebben ze helemaal gelijk. Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat het in de uitvoering van IT-projecten echt een kunst is om dat voor elkaar te krijgen. Het blijkt nog niet zo makkelijk en het gebeurt naar mijn mening nog te weinig.

In softwareontwikkeling, zeker bij startups, wordt gesproken over minimal viable product (MVP) ofwel minimaal levensvatbaar product. Op Wikipedia is dit omschreven als een product met genoeg functionaliteit om voldoende waarde te hebben om vroeg aansluitende klanten aan te trekken en om terugkoppeling te krijgen voor de verdere productontwikkeling. Veelal in combinatie met een Agile werkwijze moet deze manier van werken risico’s reduceren die zouden kunnen ontstaan door het te ver ontwikkelen van een product op basis van incorrecte aannames. Precies het soort problemen dat aan bod kwam in de podcast. Naast de kunst om een minimale eerste stap te definiëren is het dus ook de kunst het zo te doen dat dit al voldoende waarde heeft voor gebruikers.

De overheid wil (en moet) er voor iedereen zijn, het effect is dat er voor niemand een voorziening komt.

Ondertussen ken ik vele voorbeelden uit mijn praktijk waar dat niet, dan wel met wisselend succes of met vallen en opstaan is gelukt. In 2018 is bijvoorbeeld gestart met het realiseren van een digitale machtigingsvoorziening voor het ondersteunen van allerlei vormen van vertegenwoordigers in het afnemen van digitale dienstverlening bij de overheid. Het lukte niet om die in één keer vorm te geven. Een werkende voorziening kwam pas van de grond toen eerst oplossingen voor afgebakende situaties los van elkaar werden gerealiseerd. Dus een aanpassing aan DigiD Machtigen om digitaal vrijwillig machtigen makkelijker te maken, maar ook een aparte oplossing voor ouders die het dossier van hun kind online kunnen inzien bij het ziekenhuis of de oplossing voor bewindvoerders die de belastingaangifte online kunnen doen namens hun cliënt. Pas nu worden vervolgstappen gezet om deze oplossingen samen te voegen tot één voorziening (of stelsel van voorzieningen) waar alle overheden straks gebruik van kunnen maken. Dat gaf en geeft ook de tijd om de kwaliteit van achterliggende registers verder op orde te krijgen met behulp van het kleinschalig gebruik of ervaring op te doen met de benodigde ondersteuning in het gebruik zonder dat de daarvoor benodigde organisaties direct door de hoeven zakken.

Afbakening

Dit is slechts een voorbeeld. Het speelt ook in allerlei trajecten voor het verbeteren van gegevensuitwisseling tussen organisaties. Dat het toch niet lukt om daarin te komen tot een goede afbakening heeft volgens mij meestal te maken met feit dat:

• de overheid er voor iedereen wil (en moet) zijn, niemand uitgezonderd. En iedereen moet hetzelfde behandeld worden. Het effect is vervolgens dat er voor niemand een voorziening komt, omdat je nu eenmaal niet in één keer alle doelgroepen kan bedienen op dezelfde manier. We zijn tenslotte allemaal anders. Overigens is dit veelal ook het uitvloeisel van het politieke traject dat bij deze ontwikkelingen speelt. De politiek bekommert zich om allerlei verschillende doelgroepen vanuit de eigen achterban en stelt dan extra eisen aan de IT.
• er heel veel partijen bij dergelijke trajecten betrokken zijn en allemaal aan tafel (mogen) zitten om mee te praten. Daarbij dienen zij meestal verschillende eigen belangen. Niet gek, want daarvoor zijn ze aan tafel gevraagd. Maar bij elkaar opgeteld vormen deze belangen dan toch weer niet zo’n minimaal eerste product. Als de verantwoordelijke voor het traject iedereen tevreden wil houden, dan is ook in dit geval de kans groot dat niemand uiteindelijk tevreden wordt gesteld.
• betrokken professionals vanuit hun enthousiasme en betrokkenheid proberen om zoveel mogelijk problemen op te lossen, de nieuwste technieken toe te passen of vooral vanuit hun professie het complete eindplaatje willen schetsen. Aan anderen om vervolgens te moeten bepalen hoe van de huidige praktijk naar dat eindplaatje te komen. De keuzes die daar onlosmakelijk mee verbonden zijn, zijn dan nog niet gemaakt.

Vervelende keuzes

Waar de kunst van het klein beginnen op neerkomt is de kunst om vervelende keuzes te (kunnen) maken. Aan het eind van de podcast komen een aantal aanbevelingen voorbij. Zo moet de overheid weer kundige IT’ers in dienst hebben die een goede opdrachtgever kunnen zijn voor IT-projecten. Volgens mij moeten die geselecteerd worden op hun vaardigheid (te helpen om) vervelende keuzes te kunnen maken. Mensen die kunnen zeggen: ‘iedereen gehoord hebbende lijkt dit voor nu de beste kleinste oplossing van toegevoegde waarde richting de gewenste eindsituatie’.

Indra Henneman is onder andere Projectleider Afspraken, Programma KIK-V bij Zorginstituut Nederland en adviseur Edu-V