Signalen is het proces- en taaksysteem, van, door en voor gemeenten voor het effectiever en klantvriendelijker afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Signalen is op initiatief van de gemeente Amsterdam ontwikkeld en wordt inmiddels door acht andere gemeenten gebruikt. Samen bedienen zij ruim 2 miljoen inwoners en handelen zij jaarlijks meer dan 600.000 meldingen af.
Signalen is open source is ontwikkeld. | Beeld: www.signalen.org
Ruim 1.500 ambtenaren en externe uitvoerders werken 24×7 met Signalen. De Signalen community groeit en de verwachting is dat steeds meer gemeenten de komende jaren hun meldingen over de openbare ruimte via dit open source softwaresysteem gaan afhandelen.
Den Bosch is niet de enige gemeente die in 2021 de overstap naar Signalen maakte.
Vanuit haar ambities als datastad ging de gemeente Den Bosch per 1 maart 2021 live met Signalen. Bram Verbruggen zei destijds: “Signalen is duurzaam, toekomstbestendig en generiek opgezet volgens de principes van Common Ground, maar biedt tegelijkertijd ook ruimte voor maatwerk. Signalen sluit aan bij de wensen van onze bewoners en het gebruik van de kunstmatige intelligentie zorgt bovendien in ’s-Hertogenbosch voor een efficiëntieslag in het ontvangen en routeren van meldingen.” De gemeente Den Bosch is niet de enige gemeente die dit jaar de overstap naar Signalen maakte.
Mond-op-mond reclame
Signalen wordt inmiddels door acht gemeenten gebruikt. In de komende periode komen daar nog 6 nieuwe gemeenten bij en dat aantal zal in de komende jaren verder groeien. Jacco Brouwer, programmamanager Signalen vertelt: ”We zien dat mond-op-mond reclame tussen gemeenten heel goed werkt. We groeien met Signalen organisch en Signalen voorziet in een belangrijke behoefte van gemeenten. Het systeem biedt gemeenten de mogelijkheid om hun processen opnieuw en naar eigen inzicht in te richten. Signalen is flexibel. De community werkt altijd vanuit de gedachte; ‘wat heeft een gemeente nodig om meldingen over de openbare ruimte zo goed en efficiënt mogelijk af te handelen.’
Dat Signalen open source is ontwikkeld, is voor gemeenten niet de belangrijkste reden om over te stappen. Jacco: ”Als je kijkt naar de motieven van gemeenten om voor een bepaald software systeem te kiezen dan wordt er vaak gekeken naar: wat doet het, wat kost het, hoe veilig is het en wie kan ik bellen als het systeem het niet doet. Het grote voordeel van Signalen is, dat we flexibel en wendbaar kunnen inspringen op behoeften van de community. Het is mooi om te zien dat de deelnemende gemeenten dat ook zo ervaren en dat verklaart het fenomeen dat de Signalen community via mond-tot-mond reclame en organisch groeit.’
“Het kort cyclisch implementeren van aanpassingen op Signalen wordt door gemeenten als zeer prettig ervaren.”
Implementatiestrategie
Gemeenten die interesse hebben om Signalen te gaan gebruiken, kunnen contact opnemen met de samenwerking. Met behulp van een online demo wordt uitgelegd hoe de samenwerking eruit ziet, hoe het product werkt en wat je als gemeente moet doen om Signalen te kunnen gaan gebruiken. Jacco vertelt: ”Voor de implementatie van Signalen rekenen we van het uitspreken van de interesse tot aan de livegang ongeveer zes maanden. Binnen onze best practice implementatiestrategie starten gemeenten met het neerzetten van een productiewaardige demo-omgeving waarmee ze binnen de eigen organisatie kunnen gaan experimenteren. Een hele laagdrempelige manier om enerzijds te ervaren wat Signalen kan betekenen voor jouw gemeenten en anderzijds krijg je iets in handen waarmee je draagvlak binnen de organisatie kunt ophalen. Het afbreukrisico en de kosten van zo’n demo omgeving zijn erg laag. Doordat je met Signalen kunt proefzwemmen, versnel je de implementatie. Stap voor stap neem je de organisatie mee en bereid je ze voor op een businessverandering.
Meerwaarde van open source werken
De meerwaarde die vanuit Signalen wordt nagestreefd is het optimaliseren van publieke dienstverlening rondom meldingen. Open source draagt hieraan bij doordat gemeenten inzage hebben in het systeem en direct invloed kunnen uitoefenen op de koers van het product. De community kan zelf de prioritering van de wensenlijst aanpassen waardoor verbeteringen snel worden doorgevoerd. Zelf kunnen sturen op de missie, dat wordt als een enorm pluspunt ervaren. Jacco vertelt: “Als community vinden we het belangrijk om wendbaar te zijn en dat we snel kunnen reageren op ideeën of veranderingen. Het kort cyclisch implementeren van aanpassingen op Signalen wordt door gemeenten als zeer prettig ervaren. We werken in sprints van twee weken. De cultuur binnen de community is heel open en veilig. We werken online met best wel grote groepen mensen en we merken dat iedereen zich vrij voelt om te zeggen wat hij of zij wil. We hebben binnen de samenwerking een cultuur gecreëerd waarbinnen mensen op hun eigen manier allemaal een actieve bijdragen leveren. Mensen krijgen energie van de manier waarop we onze missie willen bereiken en dat is echt een meerwaarde van dergelijke samenwerkingen. Iets waar ik trots op ben.”
“Samen met VNG Realisatie verkennen we hoe we de regie op de samenwerking duurzaam kunnen borgen.”
Ambities
De Signalen samenwerking verwacht met de huidige groei, dat Signalen in 2023/2024 het overgrote deel van de landelijke meldingen zal verwerken. Een belangrijke randvoorwaarde daarbij is het verder professionaliseren van de Signalen samenwerking. Jacco legt uit: “Samen met VNG Realisatie zijn we aan het verkennen hoe we de regie op de samenwerking duurzaam kunnen borgen. Op deze manier krijgt de informele samenwerking van gemeenten een formele juridische vertegenwoordiger en een administratief vehikel. Dat is belangrijk want op deze manier kunnen we de samenwerking met de markt eenvoudiger organiseren en kunnen we namens de samenwerking in- en uitgaven doen.
Omdat we als gemeenten Signalen open source beschikbaar stellen, dragen we het eigenaarschap en voeren we functioneel regie op de missie en de koers van Signalen. Samenwerking met de markt is daarbij een must! Alleen samen kunnen we de ambities en opschaling naar meer gemeenten realiseren en zorgen voor borging van de continuïteit en veiligheid. Zo vormen we samen nieuw elan op de samenwerking tussen markt & overheid waarbij het leidmotief van winstmaximalisatie met publiek geld wordt omgebogen naar een missie gedreven model (‘profit for purpose’) waarbij uitgaven van publiek geld aan software moet leiden tot publieke software.”
Meer informatie over signalen vind je op www.signalen.org/
