Departementen kiezen nog vaak voor eigen ICT-voorzieningen
Rijksbreed zoveel mogelijk ICT-voorzieningen delen levert schaalvoordelen, kostenbesparingen, duurzaamheidswinst en een hoger kwaliteits- en veiligheidsniveau op. Maar het blijft een moeizaam proces om dit te realiseren vertelde voormalig CIO Rijk, Lourens Visser, aan iBestuur.
Lourens Visser was portefeuillehouder van het thema ‘generieke voorzieningen’ in de I-strategie Rijk. We interviewden hem vlak voor hij afscheid nam als CIO Rijk. Waarom is het zo lastig om departementen op één lijn te krijgen? Dat lijkt vooral te maken te hebben met de eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid van de ministeries. “Ik kan niemand dwingen een applicatie te gebruiken,” zegt Visser. Hij werkte vooral via ‘de as van verleiding’, zoals hij het zelf uitdrukte.
Eigen systemen
Departementen wachten de (door)ontwikkeling van gedeelde ICT vaak niet af, maar kiezen voor eigen oplossingen. Een bekend voorbeeld is de implementatie van de digitale vergaderapplicatie Webex die in korte tijd werd uitgerold tijdens de coronacrisis. Twee ministeries kozen in eerste instantie voor MS Teams. Hij begreep dat wel. “MS Teams is natuurlijk mooi geïntegreerd met de Microsoft-omgeving waar ministeries mee werken. En je betaalt hiervoor in de bestaande licentie, dus waarom zou je het niet gebruiken? Webex is echter de enige vergader-applicatie waarvan de veiligheid op departementaal niveau is gecertificeerd, ook als je de app tussen departementen en organisaties daarbuiten gebruikt.”
Ook hebben alle twaalf departementen nog een eigen documentmanagementsysteem. Maar ook hier geldt de weg van verleiding om ‘generieke meters’ te kunnen maken. In de lopende pilot ‘Overheidswerkplek van de toekomst’ wordt onder meer naar een nieuwe inrichting van het documentmanagementproces gekeken. Vijf ministeries hebben aangegeven hieraan mee te willen doen. “Mogelijk mondt dat uit in een gedeeld documentmanagementsysteem, omdat departementen er dan het voordeel van inzien, omdat zo’n systeem zich bewezen heeft. Feit blijft dat je pas naar een nieuw systeem over kunt, als het contract met de oude leverancier komt te vervallen. Anders krijg je weer met allerlei boeteclausules te maken. Een van de ministeries heeft overigens recent een nieuw eigen DMS gekocht”, vertelde Visser. “De praktijk blijft weerbarstig, maar departementen kunnen ook gefaseerd instappen. Dat is prima. Het blijft om dat soort natuurlijke momenten draaien om ICT-voorzieningen meer generiek te maken.”
Efficiency
Het verdelen van de kosten voor de gedeelde ICT over de verschillende ministeries is ook nog eens een jaarlijks terugkomend intensief ritueel. “In plaats van een meerjarenplan zijn we bij het Rijk elk jaar bezig met twaalf ministeries en heel veel overleggen om het geld voor het jaar erop weer op te halen.” Wel is een ‘portfolio board’ met CIO’s van grote ministeries en dienstverlener SSC-ICT opgericht, om toch nog enigszins vooruit te kunnen kijken naar mogelijke toekomstige voorzieningen en het upgraden of uitfaseren van bestaande toepassingen. “Zo werkt het immers met ICT”, zegt Visser.
Duurzaamheid
Door vast te houden aan eigen ICT-voorzieningen (terwijl die prima zijn te delen) dragen de ministeries en uitvoeringsorganisaties bij aan een nodeloos energieverbruik. “Het delen van ICT levert schaalvoordelen op en betekent dat je voorzieningen langer in de lucht kunt houden”, zegt Visser, “en dat verhoogt de duurzaamheid van systemen en apparatuur.
Een van de speerpunten in de I-strategie is wel het plan om de ICT-hardware van het Rijk ‘circulair’ in te richten. In het CIO-beraad is een aantal thema’s bovenaan de agenda gezet, waaronder energiezuinige hardware. Doel is eerst de milieu-impact van alle apparatuur inzichtelijk te hebben, en dat is niet eenvoudig. “Het is tijdrovend werk. Het gaat immers over de hele keten van inkoop tot het uitfaseren van ICT. Sommige organisaties hebben hier al een goede vinger achter, maar het beeld is nog niet compleet.”
Delen makkelijker maken
Een rijksbrede digitale ICT-infra met duurzame en toegankelijke generieke voorzieningen is voor de hele overheid interessant, stelt Visser. Zo kent hij een aantal voorbeelden van gemeenten, die graag gebruik van een datacenter van het Rijk zouden willen maken, “maar dat kan dan niet, omdat het autonome bestuurslagen zijn. Alleen al vanuit de bedrijfsvoeringskant zou je het makkelijker moeten maken infrastructuur te delen, zodat ook gemeenten er een plek kunnen krijgen. Nu zijn ze gedwongen de markt op te zoeken of hier zelf in te investeren. Hier valt nog veel op te winnen. Helaas zijn er wettelijke obstakels. Waarom is het zo moeilijk om gewoon wat ICT-kabels door de muren van het Huis van Thorbecke heen te trekken? We hebben tot nu toe vooral uitgezocht dat het juridisch niet kan. Maar moet je daar nou echt de wet voor veranderen? Als burger zeg ik: dat moet je gewoon mogelijk maken.”
Lourens Visser was vier jaar CIO Rijk bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hij begin in januari 2024 aan een nieuwe klus bij het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), het IT-bedrijf van het ministerie van Defensie. Hij is daar aangetrokken als interim Programmadirecteur Grensverleggende IT (GrIT).
Dit artikel is een verkorte versie van het interview in iBestuur Magazine #49 van januari 2024
Lees ook:
Is deze bewering nog steeds correct: “Webex is echter de enige vergader-applicatie waarvan de veiligheid op departementaal niveau is gecertificeerd, ook als je de app tussen departementen en organisaties daarbuiten gebruikt.”?
Ik dacht begrepen te hebben dat SLM Rijk vergaande afspraken heeft gemaakt met Microsoft.