Bestuurders, raadsleden, het college en inwoners kunnen alle raadsinformatie vinden in een openbaar raadssysteem. Maar om deze informatie voor iedereen toegankelijk te maken is niet alleen een digitaal toegankelijke applicatie nodig, maar zijn ook toegankelijke raadsstukken onmisbaar. Dit is de een belangrijke garantie om te zorgen dat in de Gemeenteraad anno 2022 plek is voor iedereen.
Deel van Beslisboom documentstandaarden | Beeld: Forum Standaardisatie
Rapporten, memo’s, beleidsnota’s, moties, agenda’s, notulen worden bij voorkeur opgesteld in Word en gepubliceerd in het format PDF. Van dit format PDF is bekend dat het niet eenvoudig digitaal toegankelijk te maken is. En PDF-documenten zijn sowieso minder goed doorzoekbaar, waardoor informatie min of meer wordt verstopt. Dit maakt digitale toegankelijkheid binnen een gemeente er niet eenvoudiger op! Vandaar dat het belangrijk is om te kijken naar alternatieven voor PDF.
Wie gaat werken aan de digitale toegankelijkheid van de gemeente en aan de slag gaat met de PDF’s heeft drie ‘brokken werk’.
- Allereerst is het nodig om verouderde, niet-toegankelijke pdf’s op te ruimen en/of te archiveren (dit in overleg met de proceseigenaren of griffie) zoals uitgelegd op Digitoegankelijk.nl.
- Ten tweede, is het belangrijk om methodes aan te bieden om informatie die inderdaad in PDF ‘moet’ in digitaal toegankelijke PDF te publiceren. Om te bepalen welke informatie in PDF ‘moet’, helpt het om te werken met deze Beslisboom. En ‘moet’ het in PDF? Dan is sinds kort deze PDF-checker beschikbaar om na te gaan of het document digitaal toegankelijk is en wat je misschien nog moet repareren. (Let op: om dit goed te doen hebben medewerkers niet voldoende aan Word, maar zijn er (dure) licenties nodig van opmaakprogramma’s.)
- Tot slot is het nodig om alternatieven aan te bieden voor publicatie in PDF.
Forum over digitale toegankelijkheid
De VNG heeft een actief forum over digitale toegankelijkheid waar gemeentelijke ambtenaren (projectleiders, communicatie- en beleidsadviseurs, juristen etc) elkaar helpen en van informatie voorzien. Ook worden er plannen van aanpak en ideeën uitgewisseld. We zagen de afgelopen tijd bijvoorbeeld besluitenlijsten die met wat aanpassing als webpagina in een CMS worden gepubliceerd. Of gemeenten die gebruik gaan maken van digitaal toegankelijke Word-sjablonen (opgemaakt door een externe partij). Een andere gemeente gaf aan hoe ze interne instructies als filmpjes en als webpagina op het intranet publiceerden in plaats van PDF. Ook werd de Wet elektronische publicaties (de WEP) genoemd. Deze verplicht gemeenten om besluiten en bekendmakingen te publiceren via DROP op officielebekendmakingen.nl. De documenten die je uploadt naar dat platform, worden omgezet naar PDF. Overigens publiceert dit platform de publicaties ook in html en dat is natuurlijk een mooi alternatief.
Alternatieven
Helaas constateert men op dit forum – waar veel kennis van digitale toegankelijkheid aanwezig is – dat het voor sommige documenten heel moeilijk is een alternatief te bieden. Met name bij raadsinformatie. Vrijwel alle raadsinformatie komt nu in PDF, soms is het zelfs een scan met een stempel en handtekening erop. Het is niet eenvoudig om te zorgen dat die PDF’s digitaal toegankelijk zijn. Ook een beleidsnotitie in Word kan problemen geven. Want deze informatiesystemen werken met een PDF-converter. De converter zorgt ervoor dat het Word-document dat je uploadt wordt omgezet in PDF. Maar dat is zelden een digitaal toegankelijke PDF. Zelfs als jij wel een digitaal toegankelijke PDF uploadt.
Als we werkelijk willen dat er in de Gemeenteraad anno 2022 plek is voor iedereen, dan zijn digitaal toegankelijke raadsstukken onmisbaar.
Daarom drie vragen voor iedereen die hierbij betrokken is: griffies, raadsleden, communicatieadviseurs, maar ook leveranciers en ontwikkelaars van raadsinformatiesystemen:
- Hoe werkt de pdf-converter van ‘jouw’ Raadsinformatiesysteem?
- Zijn alternatieven voor PDF beschikbaar als het om Raadsinformatie gaat: ODF, EPUB 3.0,of nog andere?
- Of is er een heel andere methode beschikbaar? Waar ga je voor in jouw gemeente?
Marlies Klooster is Projectleider Aanjaagteam Digitale Toegankelijkheid VNG
Beste Marlies,
Dank voor je bijdrage. Het vraagstuk pdf werkt best verwarrend voor gemeenten.
Gemeenten beijveren zich voor digitale duurzame toegankelijkheid en hanteren voor de bestandformaten vaak de handreiking van het Nationaal Archief uit 2016. Er bestaat geen handreiking van VNG Realisatie.
Mijn vraag is waarom VNG realisatie voor gemeenten geen handreiking samenstelt en dan vooral ook het aspect digitale duurzame toegankelijkheid benoemt, niet onbelangrijk in verband met de Wet open overheid.
Zie ook:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beslisboom
en forumstandaardisatie.nl/sites/bfs/files/beslisboom
Bij het Forum Standaardisatie wordt uitdrukkelijk PFd/UA en Pdf/2a genoemd. Is die publicatie niet bekend bij VNG Realisatie?
Een interessant artikel, en goed dat het aanjaagteam van VNG probeert om de gemeenten te helpen!
PDF bestanden zijn niet noodzakelijk slecht. Met de juiste sjablonen, kennis en software ondersteuning kan je best digitaal toegankelijke PDF bestanden maken. Het probleem is dat de meesten van ons het met alleen Word moeten doen. De export functie van Word levert vaak geen digitaal toegankelijke PDF bestand op. Je kan PDF bestanden die uit Word komen wel (na)bewerken zodat ze digitaal toegankelijk worden, maar zoals Marlies aangeeft heb je daar de nodige kennis en tooling voor nodig. En die hebben de meesten van ons niet.
Als je organisatie een PDF converter gebruikt, dan biedt dat wel kansen. Je organisatie kan zo’n PDF converter zodanig (door)ontwikkelen dat er digitaal toegankelijke PDFs uit komen, bij voorkeur in het PDF/UA format. Voorwaarde is dan wel dat je organisatie ook digitaal toegankelijke Word sjablonen ontwikkelt, en je duidelijke werkinstructies geeft hoe je een digitaal toegankelijk Word brondocument maakt. Ondersteuning vanuit je organisatie is hier dus van vitaal belang.
Misschien nog interessant om te weten dat de Open State Foundation een interactieve versie van de beslisboom heeft gemaakt die in het artikel wordt genoemd. Je vindt deze op openpubliceren.nl..
Op de community site voor digitaal toegankelijk publiceren vind je ook meer informatie over waarom je terughoudend moet zijn met PDF bestanden op de website, en welk documentformat het beste is voor welk type informatie. Kijk hiervoor eens op digitaaltoegankelijk.pleio.nl/..
Hi Yvonne, het is wel handig om tussen digitale en duurzame toegankelijkheid voor de beantwoording van deze vraag uit elkaar te houden. Ze hebben beiden een apart doel, en dat hier alternatieven worden benoemd is natuurlijk niet om de duurzame toegankelijkheid tegen te gaan. HTML is te archiveren als onderdeel van een website, en ODP is ook een voorkeursformaat voor archivering in de handreiking van het NA. EPUB staat niet in de versie van 2016 van het NA, maar het wordt wel geschikt geacht voor sommige archieven zoals het Noord-Hollands Archief..