E-mailarchivering op de agenda bij alle kerndepartementen
Alle 12 kerndepartementen werken efficiënt samen om alles wat nodig is voor e-mailarchivering voor eind 2023 geïmplementeerd te hebben. Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo en AVG) is het noodzakelijk gebleken dat e-mailbestanden – net als alle andere content – onderdeel van het archiefbeleid moeten gaan uitmaken.
Alle kerndepartementen werken daarom efficiënt samen aan e-mailarchivering, onder andere met behulp van een projectplanningstool. Deze tool bevat ook een loketfunctie waar betrokken deelnemers hun vragen kunnen stellen over de implementatie van e-mailarchivering. Het werken op één centrale plek helpt deze medewerkers bij vragen die zij hebben over de concrete uitvoering van de planning. Collega’s zijn hiermee ook direct op de hoogte dankzij andermans vragen. Daarnaast maakt de tool voor hen ook inzichtelijk wat precies bij welke partij is belegd en waar men tegenaan loopt.
Grote animo voor dit onderwerp
Eerder bleek al dat voor e-mailarchivering veel aandacht is, getuige de grote animo voor de bijeenkomst ‘E-mailarchivering voor uitvoeringsorganisaties’ afgelopen mei, waar maar liefst 20 uitvoeringsorganisaties, ZBO’s en HoCoSta’s van de partij waren.
Lees meer over de voortgang van het project e-mailarchivering.
Wat me in dit artikel verbaast, zijn de woorden ‘ . . . is noodzakelijk gebleken . . . ’. Correspondentie viel toch al onder de archiefwet, dat het elektronisch gaat, maakt dan toch niet uit?
Of zie ik dat verkeerd?
Nee, Hans dat zie je goed.
De archiefplicht heeft (mede) als doel het verschaffen van inzicht in het overheidshandelen.
Gevolg van het inschakelen van nieuwe technologie is dat dan niet alleen de informatie zelf, maar ook de verantwoording over het proces (inzet van die technologie) tot het archief moeten gaan behoren.
De wijzigingen in organisatie en (proces)inrichting zijn zelden te herleiden uit (enkel) de wel gearchiveerde documenten terwijl juist die structuren in het archief gebruikt moeten worden om de relaties tussen informatieobjecten te duiden.