Een BSN ‘klaar terwijl u wacht’

Nieuw samenspel overheid en markt

Op weg naar een toegankelijke en slagvaardige overheid zijn gemeenten en leveranciers het op hoofdlijnen met elkaar eens: de gemeentelijke IT moet eenvoudiger, sneller en beter. Daardoor verandert ook de relatie tussen gemeenten en leveranciers. Aan de hand van een aantal voorbeelden wordt getoond dat die veranderende relatie prima werkzaam is.

In Groningen strijken ieder jaar in september meer dan 3500 buitenlandse studenten neer die zich hebben ingeschreven voor de universiteit of hogeschool. Aan de gemeente de taak om al deze studenten zo gauw mogelijk van een Burgerservicenummer (BSN) te voorzien. “Het begin van het collegejaar is altijd een hectische periode en dat is nog zacht uitgedrukt”, vertelt Tim Schuurman, hoofd Burgerzaken van de gemeente Groningen. “In die weken hebben we veel extra mankracht nodig om alles in goede banen te leiden. We werken met flexwerkers die een spoedopleiding krijgen om hun taken goed te kunnen uitvoeren: paspoorten controleren, kopieën maken, identificatie, papieren invullen, controle van de invoer, toesturen van BSN per post en archivering. Het gaat grotendeels nog handmatig. Dat is niet alleen arbeidsintensief, het is ook foutgevoelig. Bovendien moeten studenten twee tot vier weken op hun BSN wachten. In de tussentijd kunnen zij zich niet inschrijven voor een woning, en ook geen bankrekeningnummer of studiebeurs aanvragen. In Nederland heb je nu eenmaal overal een BSN voor nodig.” Dat moet anders kunnen, dacht Schuurman. Hij ging, samen met collega’s, op zoek naar een manier om het BSN-registratieproces te versnellen.

“We werden echt gedwongen om iets te gaan bedenken. Door de internationalisering van het onderwijs neemt het aantal buitenlandse studenten ieder jaar met 10 à 20 procent toe. Ons systeem wordt dus op termijn onhoudbaar. In mijn zoektocht om ons registratiesysteemproces te verbeteren stuitte ik op het feit dat in het Eemshavengebied arbeidsmigranten die kort in Nederland verblijven in tien minuten kunnen worden ingeschreven en met een werkvergunning in de hand weer naar buiten lopen. Het COA heeft een BRP-straat voor het aanmelden van vergunninghouders. Die systemen liggen aan de basis voor ons idee: een BSN-scanstraat, waar studenten in no time een BSN hebben. Klaar terwijl u wacht.”

Knop

Er gingen heel wat brainstormsessie met IT-leverancier PinkRoccade Publiekszaken en ORIBI id-solutions aan vooraf. Inmiddels ligt er een concreet plan op tafel. Hoe gaat de BSN– scanstraat eruit zien? Schuurman omschrijft het als volgt: “Een kleine groep mensen – zeg, een kwart van de flexpoule waar we nu mee werken – controleert met een speciale elektronische documentreader het identiteitsdocument van de student. Denk bij die documentreaders aan de scanapparaten op vliegvelden bij zo’n zelf-incheck zuil. Vervolgens zorgt een geavanceerde camera voor een gezichtsvergelijking. Als de identiteit klopt, start de geautomatiseerde gegevensverwerking in iBurger­zaken. Dat wil zeggen dat de gegevens uit het identiteitsbewijs door het apparaat worden ingelezen en in het systeem gezet. We hoeven dus niet meer zelf alle gegevens in te voeren en te controleren; zeker met alle diakrieten in buitenlandse namen erg prettig. Alles wordt automatisch overgenomen. Als alles klopt drukt de medewerker op de knop en, voilà, de officiële brief met het BSN van de student rolt uit de printer.”

“De software voor de BSN-scanstraat bestaat al”, vervolgt Schuurman. “De vraag is nu hoe we ervoor kunnen zorgen dat dit 100 procent veilig gebeurt. Het BSN is de basis voor het hele landelijke administratiesysteem. Daar mag natuurlijk niets misgaan. De veiligheid verdient extra aandacht omdat we de scanstraat op locatie willen plaatsen, dus op de hogeschool en universiteit. De komende maanden gaan we samen kijken hoe we dit kunnen waarborgen.”

Vertrouwen

De BSN-scanstraat wordt door gemeente Groningen, Pink­Roccade Publiekszaken en ORIBI id-solutions gezamenlijk ontwikkeld. Schuurman noemt het ‘een mooi voorbeeld van co-creatie’. “Het idee om dit te gaan doen is echt gegroeid vanuit een interne behoefte. Wij hebben Pink gevraagd; help ons met het oplossen van dit probleem. Door onze eerdere samenwerking rondom iBurgerzaken weten we inmiddels dat zo’n vraag, of zo’n idee, ook echt omgezet kan worden in een concrete technische oplossing.”

Schuurman doelt op het feit dat zijn gemeente kwartiermaker is voor iBurgerzaken. Dat wil zeggen dat de gemeente praktische kennis rond burgerzakenprocessen levert. En dat PinkRoccade deze kennis inzet bij het opleveren van een nieuwe ICT-oplossing. Die aan de hand van, onder andere, hun feedback wordt aangepast.

“We zijn dus al erg gewend om constructief samen te werken aan innovatieve oplossingen. Wij geven aan wat we nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen, PinkRoccade gaat daar vervolgens mee aan de slag. Dat is een organisch proces. Door samen aan iets te werken, door veel te brainstormen, komen we tot betere producten. Tijdens een congres van Pink­Roccade hebben we ons idee ook gedeeld met andere gemeenten en om input voor verbeteringen gevraagd. Als opdrachtgever en leverancier vertrouwen we elkaar, dan durf je dus ook te vragen: kan het nog een tandje beter? Zo haal je het beste in elkaar naar boven.”

Groningen is initiator van de scanstraat, maar tegelijkertijd ook ‘proefkonijn’. “We gaan de komende maanden hard werken om de BSN-scanstraat te optimaliseren, vooral op het gebied van veiligheid. Mocht de scanstraat een succes worden, dan kan dit natuurlijk ook uitgerold worden in andere studentensteden.” Dat laatste is zeker iets om in overweging te nemen. PinkRoccade heeft uitgerekend dat de BSN-scanstraat 1500 werkuren kan besparen.

Deze bijdrage is te vinden in iBestuur magazine 31