Een eigen chat-applicatie voor de overheid? Onzin!
Het is onnodig om een eigen chat-applicatie voor ambtenaren te ontwikkelen. Ja, je kunt inderdaad beter een Franse app hebben dan een Chinese of Amerikaans. Maar in een tijdperk van snelle technologische veranderingen en diverse communicatiebehoeften, biedt een multi-app aanpak aanzienlijk meer voordelen dan het centraliseren op een enkele applicatie, stelt Enterprise Architect Vincent Hoek.
De motie van het Lid Palmen, voorgesteld op 15 februari 2024, richt zich op het verbeteren van de digitale veiligheid en archivering binnen de Nederlandse overheid door het gebruik van speciale chatapplicaties in plaats van algemeen populaire platforms zoals WhatsApp, Telegram en Signal. De motie pleit ervoor om naar Frans voorbeeld een verkenning te starten naar de ontwikkelingsmogelijkheden van een speciaal ontworpen chatapplicatie of het overnemen van een bestaande applicatie zoals Olvid of Tchap, die exclusief door ministers en ambtenaren voor zakelijk chatcontact zouden moeten worden gebruikt.
Haar benadering trekt parallellen met eerdere visies en onderzoeken binnen de Nederlandse overheid, zoals het digitale identiteitshuis en de personal digital assistant (PDA)-modellen die de nadruk leggen op veiligheid, interoperabiliteit en privacy. Het idee achter deze motie zou daarbij aansluiten, zeker omdat het expliciet de bescherming van gegevens en communicatie van overheidsfunctionarissen doelmatiger zou kunnen maken.
Het idee is dat een eigen chatapplicatie ook kan bijdragen aan de digitale soevereiniteit, een onderwerp dat hoog op de Europese en nationale agenda staat vanwege de te grote afhankelijkheid van buitenlandse technologie voor cruciale systemen. Deze motie kan dus gezien worden als een stap in de richting van grotere autarkie en controle over digitale middelen binnen de overheid.
Op zich niet slecht, ware het niet dat eventuele implementatie van een dergelijke technologie ook in overeenstemming moet zijn met bestaande juridische en ethische normen, zoals beschreven in bestaande modellen voor digitale identiteit en werkingsinstructies. Hierdoor zou een brug geslagen moeten worden naar efficiëntere, veilige en beter beheerde digitale communicatie binnen de overheid, met de potentie voor bredere adoptie in nationale beleidsvorming en digitale infrastructuur. Een multidisciplinair vraagstuk, voor een vergrijzende overheid vol verouderde technologie.
Tijd voor een herijking
Het voorstel om belastinggeld te besteden aan de ontwikkeling of aanschaf van een specifieke chatapplicatie lijkt nou niet de meest optimale keuze. Er is al eerder op iBestuur.nl met inhoudelijke argumenten op gereageerd. Het kernprobleem blijft namelijk de beheersing van de gegevens, ongeacht de herkomst van de app, of deze nu Frans, Chinees of Amerikaans is.
Veel professionele organisaties, zoals banken die onderworpen zijn aan strikte communicatieregels, kiezen al jaren voor gewoon commercieel verkrijgbare platforms die multi-app en multi-channel strategieën ondersteunen. Deze systemen vertrouwen op tagging analytics in combinatie met Mobile Device Management (MDM). Hiermee kunnen organisaties de apparaten beheren en monitoren, zonder dat dit betekent dat er actief wordt meegelezen door individuen.Bovendien is er onlangs al een succesvol experiment uitgevoerd binnen overheidsinstellingen met een live demonstratie, wat vraagtekens zet bij de noodzaak om nog verder onderzoek te doen naar een nieuwe app.
Multi-app aanpak
In een tijdperk van snelle technologische veranderingen en diverse communicatiebehoeften, biedt een multi-app aanpak aanzienlijk meer voordelen dan het centraliseren op een enkele applicatie die mogelijk geen weerklank vindt in het dagelijks gebruik. Het gebruik van een mix van apps zorgt voor flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Door deze apps achter een firewall te plaatsen en te beheren via MDM, kunnen gebruikers kiezen wat voor hen het beste werkt, terwijl er binnen de vastgestelde transparantiegrenzen wordt gewerkt. Deze strategie maakt het mogelijk om te profiteren van de unieke voordelen van meerdere platforms, terwijl tevens meerdere lagen van beveiliging en redundantie worden geboden. Een enkele communicatietool mist vaak de uitgebreide functies die binnen verschillende bedrijfscontexten nodig zijn. Door meerdere apps te inzetten, kunnen organisaties kiezen welke toepassingen het beste aansluiten bij hun teams en werkwijzen, wat leidt tot hogere tevredenheid en efficiëntie. Met de constante beschikbaarheid van nieuwe technologieën biedt een multi-app strategie de flexibiliteit om snel aan te passen of uit te breiden, wat een concurrentievoordeel kan opleveren.
Naast een multi-app benadering vormt de integratie van multi-channel messaging een krachtige methode om zowel interne als externe communicatie te stroomlijnen. De organisatie moet medewerkers de tools bieden die hen in staat stellen effectief te communiceren via diverse kanalen, zoals e-mail, instant messaging en sociale media, binnen het communicatiebeleid van de organisatie. Dit faciliteert interne communicatie en optimaliseert externe interacties met klanten en partners, wat leidt tot sterkere relaties en verbeterde klanttevredenheid. Hoewel communicatiebeheer in een multi-channel omgeving complex kan zijn, vooral met strikte nalevings- en privacy-eisen, maken tagging analytics dit proces beheersbaar. Hiermee kunnen berichten in real-time worden gecategoriseerd en gemonitord volgens vastgestelde richtlijnen. Dit verbetert niet alleen de vindbaarheid en compliance, maar biedt ook diepgaande inzichten in communicatiepatronen en identificatie van mogelijke risico’s. Integratie met Mobile Device Management versterkt de controle over apparaten die toegang hebben tot communicatieplatforms en zorgt ervoor dat deze voldoen aan beveiligingsnormen en nalevingsregels. Hierdoor is centraal beleidsbeheer mogelijk en kunnen wijzigingen eenvoudig worden toegepast.
Kortom, het inzetten van AI en tagging analytics bevordert op een veel pragmagtischer en gebruiksvriendelijker manier proactief risicobeheer, door anomalieën op te sporen en problemen vroegtijdig aan te pakken. Dit zet medewerkers in de positie om te experimenteren zonder dat de integriteit van de compliance en beveiliging in gevaar komt. Het lijkt daarom veel verstandiger om onze zure belastingmiddelen te richten op de verbetering van datamanagement en taggingmechanismen bij het gebruik van mobiele media, dan de aanschaf van een nieuwe applicatie in een tijd dat het niet om de chatapp gaat maar om de data.
Technisch is er geen enkele reden waarom je WeChat, #Slack, MSTeams, Whatsapp, Signal, Telegram, SMS, iMessage, WeCom, Discord, TeamSpeak of whatever niet moeiteloos dwars door elkaar zou kunnen gebruiken… als je de data maar encrypted en onder transparante businessrules, zo lang mogelijk onzichtbaar voor mensen zonder specifiek mandaat, dat alleen oplegbaar is in specifieke, vooraf omschreven situaties kunt managen achter je firewall en onder Mobile Device Management.
Lees ook:
