ICT komt binnen gemeenten langzaam op de bestuurlijke agenda. Sommige bestuurders zien het belang van hun betrokkenheid bij ICT, anderen hebben nog wat overtuiging nodig. De nieuwe Monitor Digitale Dienstverlening kan daarbij helpen. "Die kan een wake-up call zijn", zegt burgemeester Arjen Gerritsen.
Arjen Gerritsen is burgemeester van De Bilt en lid van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid. Hij is geïnteresseerd in de ICT-voorzieningen van zijn gemeente en dat is niet vanzelfsprekend voor een burgemeester. Maar, zoals hij zelf zegt, “als bestuurder ben je geen specialist, maar je hebt wel de bestuurlijke verantwoordelijkheid om verder te kijken dan je horizon.” Op het Nieuwsjaarscongres van VNG/KING afgelopen januari toonde hij een overzicht van het IT-landschap van zijn gemeente, een voorloper van wat nu de Monitor Digitale Dienstverlening is. In een aantal pagina’s en volgens een systeem van stoplichten krijgt een gemeente inzicht in welke toepassingen men heeft en waar verbeteringen mogelijk zijn. Gerritsen besprak het overzicht in het portefeuillehoudersoverleg van zijn gemeente: “Men was verrast dat ik het had, maar ook blij verrast dat dit soort instrumenten voorhanden is om een loep op je eigen organisatie te leggen. Het laat zien wat je hebt, of je misschien teveel van iets hebt of te weinig en het laat je nadenken over wat je nodig hebt. Het versterkt je bewustzijn en geeft je een instrument in handen om als gemeente je opdrachtgeverschap naar leveranciers goed in te vullen.”
Vergelijken
Het overzicht dat Gerritsen liet zien op het congres is inmiddels verder ontwikkeld tot de Monitor Digitale Dienstverlening. Deze wordt gelanceerd tijdens het congres Overheid 360°, op 20 en 21 april in de Jaarbeurs in Utrecht. De monitor bestaat uit drie delen: de digitale dienstverlening, waaronder volwassenheid van de dienstverlening van de gemeente (uit het landelijke onderzoek van het ministerie van BZK en EZ), informatievoorziening, waaronder o.a. een overzicht van de geïmplementeerde standaarden binnen een gemeente (door de gemeente zelf aangeleverd in de Softwarecatalogus) en een overzicht van het gebruik van de landelijke voorzieningen. Jeroen de Ruig, projectleider bij VNG/KING: “In de Softwarecatalogus kun je het overzicht van alle gemeentelijke ICT vinden, maar een vergelijking is niet mogelijk. Met deze monitor kan dat wel. Hij geeft een beeld waar een gemeente staat, vergelijkt deze met het landelijk gemiddelde en geeft in de samenvatting tips en trucs.” Hij geeft als voorbeeld de digitale volwassenheid. De mate van digitalisering wordt aangegeven in percentages per aan te vragen product of dienst bij een gemeente: alleen informatie op de website (0 procent), het formulier printen en opsturen naar de gemeente (33 procent), downloaden en digitaal opsturen (66 procent) en inloggen met DigiD en een vooringevuld formulier voor deze webdienst (100 procent). De Ruig: “Als je als gemeente bijvoorbeeld 0 procent scoort op een product, maar heel veel andere gemeenten scoren 100 procent, dan is het wellicht interessant om je af te vragen waarom bij jouw gemeente dit product of dienst niet digitaal aan te vragen is achter bijvoorbeeld DigiD en met voorinvulling.”
De monitor is op te vragen door een mail te sturen naar Jeroen de Ruig. Hij wordt op verzoek aan gemeenten geleverd. KING, VNG en de VIAG maken momenteel afspraken over regiosessies waarin diverse gemeenten uitleg krijgen over de Monitor en in workshopvorm komen tot een actieplan.
Bewuste keuzes
De gemeente Hoorn beproeft momenteel het nieuwe instrument. Patrick Castenmiller, informatiemanager bij de gemeente: “De Monitor bundelt informatie die op verschillende plekken beschikbaar is en duidt deze. De waarde ligt voor mij in het overzicht dat je op deze manier in samenhang krijgt, met daarbij een advies.” Binnenkort bespreekt hij de monitor met de mensen die zich binnen de gemeente bezighouden met dienstverlening. “Goede dienstverlening is een onderdeel van onze gemeentelijke visie en valt onder ons thema ‘de democratische stad’. We gaan deze monitor nu eerst gebruiken als basis voor ons gesprek over dienstverlening, omdat het laat zien waar we staan en wat we wellicht nog meer of anders kunnen doen.” Hij benadrukt dat de monitor inzicht biedt, geen oordeel: “Het laat zien wat je hebt, dus het gaat om bewustwording. En om het maken van bewuste keuzes. Soms leidt zo’n bewuste keuze tot een rood stoplicht in de monitor, maar als je goed kunt uitleggen waarom je deze keuze maakte dan is dat prima. Zo gebruiken wij het 14+netnummer niet. Dat is een keuze van het college, ingegeven door het feit dat meerdere gemeenten in onze regio hetzelfde netnummer hebben.”
Wake-up call
De monitor biedt inzicht waar de gemeente mee aan de slag kan. Castenmiller: “Dan geef je er waarde aan.” Het is de basis voor een gesprek tussen ICT en bestuur en tussen gemeente en leverancier. Als bijvoorbeeld duidelijk wordt dat twee pakketten die de gemeente al bezit een koppeling bevatten voor de uitwisseling van gegevens, dan kan de gemeente overleggen met de leverancier om deze koppelingen te activeren. “Dat is wat deze monitor in gang wil zetten”, zegt De Ruig. Gerritsen ziet de potentie voor het bestuur: “De monitor kan een wake-up call zijn. Het maakt je er als bestuurder bewust van dat de ICT-voorzieningen de ruggengraat zijn van de dienstverlening. ICT gaat om onze dienstverlening en ten diepste om hoe wij ons als overheid legitimeren naar burgers. Daarom hoort het op de bestuurlijke agenda.”
Jeroen de Ruig en Patrick Castenmiller verzorgen een sessie over de monitor op het congres Overheid 360°, op 20 en 21 april in Media Plaza te Utrecht. Thema van dit jaarlijkse congres over informatiemanagement in de overheid is ‘Informatiesamenleving 2020 – de kracht van informatie’. Aanmelden (gratis) kan hier.
