Besluitvorming op afhankelijkheden in het IT- projectenportfolio
Complexiteit en onzekerheden zijn zo ongeveer de enige zekerheiden in IT-projecten. Complexiteit, vanwege de vele onafhankelijke elementen en betrokken personen waardoor overzicht krijgen lastig is. Onzekerheid, vanwege de voortdurende en vele wijzigingen in IT-projecten. Als daar nog bijkomt dat het IT-management deze projectafhankelijkheden niet kent, wordt het nog moeilijker om de juiste beslissingen te nemen.
In de literatuur is weinig te vinden over modellen waarmee je projectafhankelijkheden kunt identificeren om falen te voorkomen. Terwijl dit ook voor agile-omgevingen zeer relevant is, bijvoorbeeld voor alignment tussen strategie en agile teams. Daarom heb ik in het kader van mijn MBA Business en IT aan Nyenrode Business Universiteit onderzoek gedaan naar een governance framework dat betere besluitvorming faciliteert door identificatie van de afhankelijkheden. Organisaties kunnen met dit model tijd en geld besparen. Het ontwikkelde framework is tot stand gekomen door literatuurstudie over de verschillende stromingen in IT-governance, portfoliomanagement en dependency mapping. Om de relevante afhankelijkheden in IT-projecten te identificeren heb ik interviews gehouden met verschillende IT-professionals.
Het resultaat van het onderzoek en de interviews is een nieuw generiek governance framework. Dit governance framework bestaat uit drie elementen: 1. Portfolio Proces, 2. Portfolio Jaarplanning bestaand uit why, what en how, en 3. Decision Room of Obeya Room.
Het eerste element bestaat uit negen processtappen en cumuleert tot een overzicht van alle projecten met de fase waarin ze zich bevinden. Hiermee kan de eerste identificatie van afhankelijkheden tussen projecten op hoog niveau zichtbaar gemaakt worden. De stappen zijn generiek en kunnen organisatiespecifiek aangepast worden. Het gaat om het resultaat van inzicht en visuele identificatie, wat resulteert in een portfolio-overzicht.
Portfolio Jaarplanning
Portfolio Jaarplanning voor identificatie van afhankelijkheden
Het tweede element is de Portfolio Jaarplanning op tactisch niveau tussen de why, what en how. Dit is nodig om afhankelijkheden te identificeren tussen resourcing, planning, mijlpalen, projecten, technische afhankelijkheden, organisatorische speerpunten en strategie. Een standaard portfolio bestaat normaal gesproken uit projecten; de Portfolio Jaarplanning laat eerst de strategische onderwerpen zien (waarom doe je dingen – why), dan de organisatorische onderwerpen (hoe ga je dingen doen – what) en vervolgens hoe je dit gaat realiseren (how).
Obeya of Decision Room
Het laatste element in het governance framework is de plek waar het allemaal samenkomt: de Obeya of Decision Room. Hier hangt alle informatie uit de drie elementen, met alle geïdentificeerde afhankelijkheden daadwerkelijk visueel aan de muren. Op deze manier worden de complexiteit en afhankelijkheden letterlijk zichtbaar voor het management, kunnen deze besproken worden met alle stakeholders, en kan datagedreven besluitvorming plaatsvinden. Onderzoek toont namelijk aan dat portfoliobesluiten in de praktijk veelal tijdens meetings worden genomen met behulp van grafische informatie. Ook uit de interviews kwam naar voren dat dit een sleutelvoorwaarde is voor succes: de complexiteit van hetgeen waarover je besluit letterlijk in beeld brengen.
Toepasbaarheid
Dit governance framework biedt een praktische oplossing om grip te krijgen op projectafhankelijkheden bij IT-projecten. Bij het Openbaar Ministerie heb ik het al deels geïmplementeerd, waarbij voor de business de resultaten van de aanpak snel zichtbaar werden. Het governance framework is een vernieuwende aanpak die verder gaat dan wat er op dit gebied tot nu toe beschreven is in de literatuur. De sleutel daarin is de combinatie van de drie elementen: Portfolio Governance proces, planning en communicatie. Het governance framework zal uiteraard niet in elke situatie één-op-één toepasbaar zijn; dat blijft deels afhankelijk van de verschillende contexten en culturen. Wel kan het governance framework dan als referentiemodel gebruikt worden voor de IT-organisatie. Want voor elk IT-project geldt: IT-governance processen moeten bewust ontworpen, geïmplementeerd en gecommuniceerd worden.
Thomas Damen (TDamen05@gmail.com) is portfoliomanager bij het Openbaar Ministerie
