Overheid: wat als er minder geld is?

Toen de overheid tijdens de coronapandemie miljarden uitgaf om de maatschappij draaiende te houden was het nog te overzien. Maar toen er voor het stikstofbeleid, het prijsplafond, de woningnood, het vluchtelingenbeleid en andere, dure, projecten steeds meer geld nodig was moest het er wel van komen; de gemeentelijke- en andere overheidsbudgetten komen onder druk te staan. Gaat daarmee eindelijk de rol van Informatie Technologie veranderen?

Laten we beginnen door te stellen dat de rol van Informatie Technologie wel MOET veranderen. Als we blijven doen wat we deden, blijven we krijgen wat we kregen; dure, budget overschrijdende en vertraagde IT-projecten die minder doen dat er beloofd werd en waarvan de functionaliteit vaak niet aansluit op nieuwe ontwikkelingen. IT-initiatieven moeten dus goedkoper, slimmer en zullen kostenbesparende elementen moeten bevatten. Tot zover de inkoppers.

Pijnpunten

De eerste vraag die we ons moeten stellen is; waar ontstaan de grootste pijnpunten en budgetoverschrijdingen? Grofweg kunnen we daar drie componenten in onderscheiden:

• Nieuwe applicaties/initiatieven; De 80-20% regel (80% van de behoeften wordt ingevuld door 20% van de functionaliteit) wordt bijna alleen maar gespiegeld toegepast; 80% van het budget wordt besteed om de laatste 20% functionaliteit te realiseren. Aanbestedingen van de overheid blinken regelmatig uit in onoverkoombare eisen op het gebied van functionaliteit, referenties en ondersteuning. Van leveranciers wordt verwacht dat ze binnen enkele weken uiterst complexe documenten opleveren die ingaan op vaak onrealistisch hoge eisen.
• Legacy applicaties; nieuwe applicaties en nieuwe initiatieven genereren nieuwe data, maar maken vaak gebruik van bestaande gegevens. Vaak zijn die gegevens onderdeel van oudere (legacy) applicaties en is het duur, onveilig en tijdrovend om gegevens uit te wisselen.
• Mensen; ooit had bijna iedere gemeente één of meerdere goedwillende medewerkers met IT-affiniteit. Wat deze mensen voor elkaar kregen grenst aan het ongelooflijke; met hun enorme kennis van de processen en hun technische kennis richtten ze servers en netwerken in, bouwden en implementeerden applicaties, verzorgden aansluitingen met landelijke voorzieningen en nog veel meer. Helaas gaan velen van hen binnenkort met pensioen en het is zo goed als onmogelijk om hen te vervangen.

Naast deze drie gebieden zijn er natuurlijk nog wel een aantal anderen te noemen: Nieuwe wetgeving en de daarbij horende constante stroom van aanpassingen in procedures, leveranciers van applicaties die niet of nauwelijks samenwerken, beveiligings- en personeelsproblemen, systemen die niet op elkaar aansluiten etc. Met toekomstige bezuinigingen moet dat wel tot grote problemen leiden.

Besparingen op personele kosten? Dat doen we hier niet!

Een belangrijk onderdeel van een ROI in het bedrijfsleven is altijd de besparing op personele kosten. Als iets met minder mensen kan, dan wordt het al snel goedkoper. Bij de overheid is dit lang een no-go-area geweest. Er werd simpelweg niet bezuinigd op personeel. Nog steeds is het een struikelblok als er, vanwege een IT-initiatief, taken wegvallen. Ook al betekent het dat werknemers, met hun schat aan kennis van gemeentelijke processen, op andere plaatsen veel meer waarde kunnen toevoegen. Denk maar eens aan de gemeentelijke IT’ers die alle processen van binnen en buiten kennen en nu, dankzij het feit dat er taken zijn afgestoten naar de cloud, veel meer een regierol kunnen vervullen. Een rol waarbij ze nieuwe processen veel sneller en efficiënter kunnen implementeren en jonge medewerkers wegwijs kunnen maken in de complexe wereld van de overheid.

Helaas bestaat er geen haarlemmerolie waarmee we de IT-processen bij de overheid goedkoper, efficiënter en betrouwbaarder kunnen maken. Maar door principiële beslissingen te nemen over een paar elementaire kwesties kan er veel gewonnen worden:

1. Alle data die nodig is om gemeentelijke processen te ondersteunen moet eenvoudig en veilig beschikbaar zijn voor iedereen die het nodig heeft (en die de juiste rechten heeft). HaalCentraal is een goed initiatief maar dit geldt ook voor lokale gegevens; van legacy tot cloud, van het systeem waar kapvergunningen bijgehouden worden tot SAP. Eenvoudige toegang tot data bespaard ongelooflijk veel tijd en geld. Definieer een integratie-strategie en implementeer die. U zult zien dat heel veel zaken ineens eenvoudiger gaan.
2. De ideale applicatie bestaat niet. Maatwerk is bij iedere migratie een blok aan het been en een bron van vertragingen en budgetoverschrijdingen. “Dat doen we hier anders” moet altijd vertaald worden door “wij besteden daar liever 2 x zo veel tijd en geld aan”. Accepteer dat de 80-20% regel voor iedereen geldt. Doe geen concessies op het gebied van beveiliging, maar wel op heel veel andere…
3. Besteed specialismes uit aan specialisten. U zult nooit voldoende IT-medewerkers in huis hebben om alle specifieke IT-behoeftes af te dekken. Dat kost te veel geld en tijd. Specialismes als SIEM monitoring, Database-Management, Digitale Integraties en Werkplekbeheer kunnen beter door derden uitgevoerd worden zodat uw medewerkers meer tijd hebben om mee te denken over uw specifieke processen en wat er beter/sneller kan.
4. Go Cloud. Meer en meer gegevens zullen worden uitgewisseld via cloud-diensten en steeds meer diensten kunnen worden afgenomen via de cloud. Dat lijkt soms duurder, maar u hoeft niet langer te betalen voor opleidingen, upgrades, personeel, het aanvragen van certificaten en alle andere rompslomp. U slaapt beter en uw systemen zijn betrouwbaarder.
5. Start met denken in termen van baten en lasten. Te lang is er niet “afgerekend” bij de overheid en dat is niet goed. We kunnen niet oneindig de lokale belastingen blijven verhogen om vervolgens te moeten toegeven dat er tientallen miljoenen zijn verspild aan mislukte IT-projecten.

Is het dan overal zó slecht?

Natuurlijk niet. Er zijn voldoende pareltjes te ontdekken binnen de overheid. Initiatieven waar iedereen een voorbeeld aan kan nemen. De gemeente Den Haag waar alle gemeentelijke processen in kaart gebracht zijn en die dit graag willen delen met de rest van Nederland. De Gemeente Tilburg waar de integratie strategie een belangrijke, bijna leidende, rol speelt bij alles wat IT doet. Kleinere gemeenten als Rijswijk waar al vroeg voor een cloud-strategie is gekozen en waar de regiefunctie echt vruchten afwerpt en de gemeente Katwijk waar ze hebben bedacht dat gemeentelijk data ook voor anderen een belangrijke bron van informatie is en deze nu gecontroleerd aan kunnen bieden.

Wanneer beginnen?

De vraag is niet zozeer “wanneer beginnen?” maar meer “waar zullen we mee beginnen?”. Hoe eerder je start, hoe eerder je de vruchten zal plukken. Kijk kritisch naar je aanbestedingen en voorkom een vendor lock-in. De 80-20% regel is bijna altijd en overal van toepassing, hou daar rekening mee! Beslis bij ieder initiatief of je het zelf wilt doen of dat uitbesteden beter is. Start vandaag nog met het nadenken over een integratie strategie want zonder zo’n strategie zal bijna ieder project uitlopen terwijl de kosten de pan uit rijzen. Als laatste tip: Kijk naar andere, succesvolle gemeenten en kopieer wat daar goed werkt. Beter slim afgekeken dan slecht verzonnen.