Thuiswerken moet het 'nieuwe normaal' worden, ook voor de overheid. Maar om dat versneld voor elkaar te krijgen, moet er nog wel het nodige gebeuren. Een speciaal daarvoor opgericht ICT-crisisteam zou daarbij geen overbodige luxe zijn. "De uitdaging is om de digitale versnelling die nu nodig is, niet het kind van de rekening te laten worden op het moment er straks bezuinigd moet worden", aldus Lourens Visser, CIO Rijk.
Met de klok mee: Diederik van Leeuwen, Larissa Zegveld, Lourens Visser en Nausikaä Efstratiades.
Lourens Visser deed zijn uitspraak in het eerste iBestuur Thuisdebat, waar ook Nausikaä Efstratiades (hoofd Informatiebeveiligingsdienst voor Gemeenten – IBD) en Diederik van Leeuwen (programmadirecteur Innovatie Management bij Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk) aan deelnamen. Het debat stond onder leiding van Larissa Zegveld (algemeen directeur van Wigo4it). Alle vier gaven aan de voordelen van thuiswerken te zien (“het werkt efficiënter, je hebt geen reistijd en geen files en het heeft positieve effecten op het milieu”), maar vooral toch ook de sociale component te missen. “Voor de cohesie van het team is het elkaar zien en in elkaars nabijheid zijn toch wel heel erg van belang. Ik hoop met z’n allen dat we straks weer fluitend naar het werk kunnen gaan”, aldus Efstratiades. Ook de kijkers/luisteraars aan het debat gaven in grote meerdereheid aan content te zijn met het thuiswerken (75 procent). Voor een kwart van hen heeft het thuiswerken geen meerwaarde.
Overheid geschikt voor thuiswerk?
Minder groot was het verschil bij de vraag of de overheid eigenlijk wel thuiswerken kan. ‘Functioneert de overheid wel als alle (of het gros van de) ambtenaren vanuit huis werken?’. Een krappe meerderheid (51 procent) vond van wel, 48 procent vindt dat ambtenaren beter niet vanuit huis kunnen werken. Wat betreft Lourens Visser is het ook niet altijd mogelijk om als overheid vanuit huis te werken. “Ik denk dat op dit moment zeventig tot tachtig procent van de Rijksambtenaren thuis werkt, maar er blijven sectoren waar dat niet kan.” Als voorbeeld noemde Visser Rijkswaterstaat. “Er moeten mensen fysiek aanwezig zijn, bijvoorbeeld bij de sluizen en de waterkeringen.” Thuiswerken zit er ook niet in voor ambtenaren die afhankelijk zijn van applicaties die vanuit huis niet benaderbaar zijn. “Je kunt heel veel doen vanuit huis, maar lang niet alles. In die gevallen moet je in shifts werken, zodat het primaire proces wel door blijft draaien.”
Gevraagd of de overheid geschikt is om vanuit huis te werken, was Diederik van Leeuwen niet te beroerd om een kritische noot te plaatsen. Hij vond dat de overheid met name slecht voorbereid is geweest. “Niemand had kunnen voorzien dat we zo massaal zouden thuiswerken, maar er is al wel jarenlang gesproken over meer facilitaire dienstverlening rondom thuiswerken. Je zag nu, met name in de eerste weken, dat iedereen als een idioot om zich heen ging kijken en ook hele onveilige omgevingen ging gebruiken. Ik heb mensen in Google Docs zien werken, terwijl die mensen normaal alleen in besloten omgevingen hun werk plaatsen.” Als gekeken wordt naar de coronacrisis en het thuiswerken ziet Van Leeuwen twee aparte trajecten. “We hebben een crisis en we hebben thuiswerken. Door de crisis gaan er dingen sneller, worden beslissingen sneller genomen en komen middelen sneller vrij, maar het thuiswerken an sich is nog steeds niet optimaal ingericht. Ook na vier weken niet.”
Faciliteiten
Diederik van Leeuwen stipte het al aan: als gekeken wordt naar de verschillende ICT-faciliteiten, dan is er nog veel werk aan de winkel. In hoeverre zouden standaarden daarbij een rol kunnen spelen? Moeten ambtenaren bijvoorbeeld open voorzieningen die niet veilig zijn, thuis niet gebruiken voor hun werk? Wat betreft Nausikaä Efstratiades is dat zeker een aandachtspunt. “Mensen werken normaal gesproken met jouw ICT-middelen, op jouw netwerk, binnen jouw bedrijfspand en dat is nu allemaal anders geworden. Het aandachtspunt zit bij de functies van de mensen waarbij het helemaal niet de bedoeling was dat die ooit thuis zouden werken. Waarbij er informatie wordt gedeeld binnen bijvoorbeeld Teams, terwijl je dat in de ‘normale’ omstandigheid op kantoor doet.” Wat betreft Efstratiades ligt er in deze tijd dan ook een zware verantwoordelijkheid bij de werkgever. “De werkgever moet de werknemer in staat stellen om de spullen veilig te gebruiken, want anders ontstaat er een wildgroei aan het gebruik van allerlei mogelijk onveilige zaken”, aldus Efstratiades.
Visser vindt het meer een zaak van én én. “Ook de werknemer heeft uiteraard een verantwoordelijkheid. Wij zagen dat veel mensen de voorzieningen wel hadden om thuis te werken, maar eigenlijk daar nooit gebruik van hebben gemaakt. Mensen kiezen vaak voor het gemak en denken dat ze toepassingen die ze voor privé gebruiken, ook geschikt zijn voor het zakelijk gebruik. De medewerker moet beseffen dat vertrouwelijke gegeven niet zomaar gedeeld kunnen worden met dezelfde toepassingen die je ook met je familie of vrienden gebruikt.” Ook Diederik van Leeuwen ziet dat de medewerker graag kiest voor gemak. “We kunnen niet van alle gebruikers verwachten dat zij weten waar data naartoe gaan en hoe die data gekoppeld worden, maar dat maakt ons totale netwerk wel kwetsbaar. Daar zit mijn grootste zorg. Als werkgevers en managers moeten we zorgen voor het gemak, maar ook voor het slot op de deur. Dat kost tijd om te realiseren, maar die tijd is er nu niet.”
Het ‘nieuwe normaal’
Wordt thuiswerken het ‘nieuwe normaal’, wordt het de standaard, ook voor overheden? Gaan we straks, als de coronacrisis achter de rug is, vaker thuiswerken? Bijvoorbeeld twee of drie dagen per week? Of zoals Larissa Zegveld het zei: “Heeft de crisis lang genoeg geduurd om goed aan het patroon thuiswerken te wennen?”. Efstratiades denkt dat organisaties zeker gaan nadenken hoe zij na de coronacrisis meer kunnen thuiswerken. “Het is een beslissing die op hoger niveau genomen moet worden. Het betreft echt een cultuurverandering. Ik denk dat thuiswerken met name goed werkt als iedereen het doet, of dat je met z’n allen op kantoor zit. Alles of niets. Mijn ervaring is dat mensen die inbellen bij mensen die op kantoor zitten, er altijd een beetje voor spek-en-bonen bij zitten.” Lourens Visser vindt dat thuiswerken normaal moet worden, inclusief het inbellen. “Ik wens met de voorzieningen die we nu hebben, dat bijvoorbeeld twee dagen per week vanuit huis werken het nieuwe normaal wordt en dat het overal binnen de overheid geaccepteerd wordt. Maar dan moet het ook aan de technische kant allemaal goed geregeld zijn.”
Volgens Diederik van Leeuwen vragen grote transities leiderschap in de top. “Wat dat betreft is het goed dat onze top nu ook vanuit huis werkt en ook merkt tegen welke beperkingen zij aanlopen. Je ziet nu ook het urgentiegevoel toenemen. Dat betekent ook dat we het écht moeten faciliteren en dat we het écht serieus moeten nemen. Op dit moment zie ik dat er allerlei consortia en crisisteams ontstaan, bijvoorbeeld rondom de inkoop van mondkapjes. Maar zo’n crisisteam is er niet rondom de ICT-voorzieningen, terwijl we allemaal weten dat ICT cruciaal is en centraal staat in de bedrijfsvoering en in de primaire processen van overheden.” Visser onderschrijft de woorden van Van Leeuwen, en waarschuwt verder dat de digitale versnelling die nu gaande is, straks niet het kind van de rekening mag worden op het moment er bezuinigd moet worden omdat de economie inklapt.
