Decentrale overheden (gemeenten, provincies, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen) hebben eigen verslaggevingsregels. Deze wijken af van het bedrijfsleven, het onderwijs of bijvoorbeeld de zorg. De verschillen leiden bij betrokken financials tot vragen wanneer ze begrotingen en jaarstukken opstellen. Commissie BBV bundelt de kennis en ontwikkelt een eenduidige, praktische uitleg. Het samenwerkingsplatform Pleio ondersteunt bij de samenwerking óver grenzen van de afzonderlijke organisaties heen.
Eén gemeenschappelijk wijze van verslaglegging kan voor de decentrale overheden veel betekenen. Niet alleen wordt het opstellen van de begroting en verantwoording zo makkelijker. Ook neemt de informatiewaarde voor bestuurders van de decentrale overheden (gemeenteraadsleden, leden provinciale staten een anderen) toe; stukken op basis waarvan zij vervolgens besluiten kunnen nemen. En waardoor de mogelijkheid voor onderlinge uitwisseling en vergelijking toeneemt. Ook bevordert de commissie hiermee de deskundigheid van medewerkers en bestuurders. En stimuleert dit het begrip en de interactie tussen bestuurders en medewerkers door het hanteren van dezelfde begrippen en methoden.
De Commissie BBV – voluit ‘Besluit Begroting en Verantwoording’ – draagt in Nederland de zorg voor eenduidige en tegelijkertijd praktische toepassingen van de regels binnen de decentrale overheden en hun uitspraken zijn leidend. De commissie organiseert kennis en ervaringen, beantwoordt vragen die onder de financials leven over de toepassing en ontwikkelt mede op basis hiervan notities. De twintig leden van de commissie zijn werkzaam binnen alle relevante onderdelen binnen de overheid en de voorzitter van de commissie is door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) benoemd.
Voorbeelden
Twee voorbeelden van vraagstukken die aandacht van de commissie hebben of zullen krijgen.
Verstrekken subsidies door provincies
Bij provincies kunnen subsidies worden aangevraagd door bijvoorbeeld gemeenten, maar ook andere partijen. Deze subsidies zijn gericht op provinciaal beleid en hebben veelal een specifiek doel. Denk aan de stimulering van werkgelegenheid in een regio, een nieuwe functie voor kerkgebouwen of de inzet voor culturele evenementen. De Commissie BBV draagt bij aan het op eenduidige wijze van verwerken en verantwoorden van deze subsidies binnen de kaders van het BBV. Relevant vanwege de administratieve complexiteit die hierbij kan komen kijken, omdat het subsidieproces andere kenmerken heeft dan een inkooptraject. De notitie zorgt voor een door de provincies te hanteren eenduidige en aanvaardbare gedragslijn die administratieve lasten tegengaat en binnen het BBV past.
‘Rechtmatigheid’ bij gemeenten
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid van verslaglegging. De controle op ‘rechtmatigheid’ gaat veranderen. Waar tot en met 2020 de accountant een oordeel geeft over de rechtmatigheid zal vanaf 2021 het college zelf verantwoording over rechtmatigheid gaan afleggen aan de raad. De commissie heeft een modeltekst hiervoor op de website geplaatst. Een wetsvoorstel voor deze wijziging is in voorbereiding. Eerste inschatting is dat de wijziging gemeentes ruim zal raken. De financials moeten zich in 2020 hierop voorbereiden en de nieuwe werkwijze vanaf begin 2021 gaan toepassen. De Commissie BBV zal een rol gaan spelen in de vertaling van deze wijziging en de eenduidige toepassing hiervan in de bestaande Kadernota rechtmatigheid in de loop van dit jaar.
Inzet Pleio
Kennis bundelen, delen en ontwikkelen van eenduidige richtlijnen betekent samenwerking óver grenzen van de afzonderlijke organisaties heen. In 2019 koos de commissie ervoor Pleio als samenwerkingsplatform in te zetten bij deze taak. De commissie bundelt op de eigen Pleio-site meest actuele wet- en regelgeving, notities en het is een plek voor het stellen van vragen. De informatie op de site is voor iedereen toegankelijk.
Financials van decentrale overheden kunnen zich registreren als gebruiker van de website. Ze kunnen er vragen stellen en hun kennis delen bij vragen van vakgenoten. Jaarlijks worden er vele tientallen vragen gesteld en de commissie geeft antwoorden op generiek toepasbare vragen. Vanwege de diversiteit van de vragen en de brede samenstelling van de commissie wordt gebruik gemaakt van een workflowsysteem. Tijd- en plaats onafhankelijk kunnen de leden van de commissie zo fasegewijs toewerken naar definitieve antwoorden.
Samen met Team Pleio wordt gekeken naar technische mogelijkheden om in de toekomst feedback op opeenvolgende conceptversies van nieuwe notities efficiënt te organiseren. Ook is er aandacht voor de privacy en veiligheid. Deze zijn geborgd. Fijn is als elke geregistreerde gebruiker meteen en nog duidelijker hierop wordt gewezen, wat positief bijdraagt aan de dynamiek op de site.
Lidmaatschap
Ben je als financial werkzaam binnen de decentrale overheid en wil je meer weten over de ontwikkeling van verslagleggingsregels? Bezoek dan de website van Commisse BBV, meld je aan en word geregistreerde gebruiker.
Koen Geijzers is bestuursadviseur en communicatieadviseur bij de Stichting Pleio
Pleio is een online samenwerkingsplatform dat is ontwikkeld voor en met de overheid en biedt open source software voor communicatie en interactie binnen én tussen overheidsorganisaties.
